Cách xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78

Việc xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC có nhiều điểm khác biệt cần chú ý so với các quy định trước đây. Kế toán cần lưu ý một số vấn đề về nguyên tắc xuất hóa đơn, các tiêu thức bắt buộc/không bắt buộc trên hóa đơn điện tử, xử lý hóa đơn,…

>> Tham khảo: Mẫu biên bản hủy hóa đơn.

1. Các văn bản pháp luật quy định về xuất hóa đơn điện tử

Một số nội dung, nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử được quy định tại các văn bản pháp luật sau đây:

• Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/06/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về việc quy định về hóa đơn, chứng từ.
• Thông tư số 88/2020/TT-BTC ngày 30/10/2020 của Bộ tài chính, sửa đổi, bổ sung Điều 26 Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về Hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Nguyên tắc xuất hóa đơn 

Căn cứ theo Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc lập hóa đơn cần tuân thủ nguyên tắc:

• Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ,…).
• Ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10, Nghị định này.
• Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Mặt khác, những nguyên tắc cần phải tuân thủ khi xuất hóa đơn GTGT gồm:

• Phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trên nội dung hóa đơn.

• Chỉ xuất hóa đơn điện tử với danh mục ngành hàng đã đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và Đầu tư, đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
• Thể hiện trên hóa đơn đúng mức thuế suất theo quy định của Bộ Tài chính.
• Trường hợp người mua không lấy hóa đơn: Kế toán phải ghi rõ “Người mua không lấy hóa đơn”.
• Phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các nội dung trong hóa đơn điện tử: danh mục hàng hóa, dịch vụ theo đúng chứng từ như hợp đồng kinh tế, biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu,…

>> Tham khảo: Hướng dẫn thủ tục xuất khẩu hàng hóa.

Đối với việc ủy nhiệm lập hóa đơn, tại Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính phủ cũng quy định như sau:

• Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác) được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử trong quá trình bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. 
• Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm.
• Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
• Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ.

3. Các tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Lưu ý các tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn.

Khi xuất hóa đơn, kế toán cũng cần nắm được các tiêu thức bắt buộc/không bắt buộc trên hóa đơn điện tử.

Căn cứ tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP  quy định về nội dung hóa đơn. Theo đó, nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 quy định như sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
• Tên liên hóa đơn
• Số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
• Thời điểm lập hóa đơn
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
• Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

Trên đây là hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78. Kế toán cần lưu ý các nguyên tắc, tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn để thực hiện xuất hóa đơn hợp lệ, hợp pháp theo quy định của Chính phủ và Bộ tài chính.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/