Từ ngày 01/7/2026, khung pháp lý về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử tại Việt Nam đã được thay thế toàn diện bằng Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính. Hai văn bản này hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, thay thế hoàn toàn Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các quy định liên quan trước đó. Dưới đây là tổng hợp các điểm mới quan trọng nhất mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần nắm vững.
1. Phạm vi áp dụng và đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử
Nghị định 254 phân loại rõ ràng các nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Áp dụng phổ biến cho hầu hết tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Hóa đơn điện tử không có mã: Được mở rộng thêm cho một số lĩnh vực đặc thù như ngân hàng, chứng khoán, kinh doanh tài sản mã hóa và dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế: Bắt buộc đối với một số ngành nghề theo quy định và đối với hộ/cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, bất động sản…).
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng vẫn được đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Các trường hợp không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Điều 7 Nghị định 254 lần đầu tiên hệ thống hóa rõ ràng 8 trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Hộ/cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc diện lập bảng kê thu mua theo quy định thuế thu nhập doanh nghiệp (trừ khi đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử).
- Thu nhập từ cho thuê bất động sản hoặc cung cấp nội dung số (trò chơi điện tử, phim số, nhạc số…) cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
- Làm đại lý xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp mà bên chủ đã khấu trừ thuế.
- Một số giao dịch tài chính, tái bảo hiểm, góp vốn bằng tài sản, điều chuyển tài sản nội bộ, cho mượn máy móc thiết bị không thu tiền…
- Các trường hợp khác theo quy định về thuế GTGT.
Quy định này giúp giảm gánh nặng hành chính cho nhóm đối tượng nhỏ lẻ và đặc thù.
3. Thời điểm lập hóa đơn điện tử
Điều 9 Nghị định 254 quy định rõ ràng và chi tiết hơn theo từng loại giao dịch:
- Bán hàng hóa: Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Cung cấp dịch vụ: Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (kể cả dịch vụ cho nước ngoài).
- Xây dựng, lắp đặt: Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành.
- Bán lẻ xăng dầu: Lập ngay khi kết thúc mỗi lần bán.
- Dịch vụ có tính chất liên tục (điện, nước, viễn thông, truyền hình…): Chậm nhất ngày 07 tháng sau hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
- Tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng theo Bộ luật Dân sự: Không phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận cọc.
Đây là một trong những thay đổi thực tiễn quan trọng, giúp thống nhất cách áp dụng và giảm tranh chấp về thời điểm xuất hóa đơn.
4. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Điều 10 và Phụ lục Nghị định 254 bổ sung, làm rõ nhiều chỉ tiêu bắt buộc:
- Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế. Đối với hộ kinh doanh nhiều địa điểm hoặc doanh nghiệp xăng dầu phải ghi rõ mã và địa chỉ từng điểm kinh doanh.
- Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân. Nếu người mua không cung cấp thông tin thì ghi “Bán cho người tiêu dùng”.
- Tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt; quy định riêng đối với ô tô, xe máy, dịch vụ vận tải.
- Thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số, mã của cơ quan thuế (nếu có).
- Chữ ký số của người bán là bắt buộc; chữ ký số người mua không bắt buộc trừ khi có thỏa thuận.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử phải tuân thủ định dạng XML chuẩn.
5. Đăng ký, thay đổi thông tin và quản lý sử dụng
Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC:
- Đăng ký và thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử thực hiện theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, chủ yếu qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc Hệ thống thông tin quản lý thuế.
- Khi thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật có thể phải xác thực sinh trắc học.
- Cơ quan thuế có quyền tạm ngừng hoặc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp rủi ro cao, không khớp thông tin đăng ký thuế với dữ liệu dân cư, hoặc vi phạm quy định.
6. Xử lý hóa đơn sai sót và các cơ chế mới
- Sai sót về tên, địa chỉ người mua (nhưng mã số thuế và các nội dung khác đúng): Chỉ cần thông báo, không bắt buộc lập lại hóa đơn.
- Sai về mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa…: Được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Bổ sung cơ chế khen thưởng người tiêu dùng tố giác hành vi không lập, không giao hóa đơn điện tử (tối đa 10% số tiền phạt, không quá 10 triệu đồng/vụ việc).
- Doanh nghiệp bán hàng trên sàn thương mại điện tử được quyền yêu cầu chủ sàn cung cấp thông tin người mua để lập hóa đơn.
7. Các quy định chuyển tiếp quan trọng
- Hóa đơn giấy đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng ngay từ 01/7/2026, phải tiêu hủy.
- Biên lai giấy tự in/đặt in được sử dụng đến hết 31/12/2026.
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh tại địa bàn khó khăn được miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử trong 12 tháng đầu.
Kết luận
Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC đánh dấu bước hoàn thiện quan trọng của hệ thống hóa đơn điện tử tại Việt Nam theo hướng minh bạch, số hóa toàn diện và tăng cường quản lý rủi ro. Các quy định mới vừa mở rộng đối tượng áp dụng, vừa tạo cơ chế linh hoạt cho các giao dịch đặc thù, đồng thời siết chặt trách nhiệm của người bán và khuyến khích sự giám sát từ phía người tiêu dùng.
Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần rà soát ngay đối tượng áp dụng, cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử, hoàn thiện đăng ký thông tin và đào tạo nhân sự để tuân thủ đầy đủ từ ngày 01/7/2026. Việc nắm vững và áp dụng đúng các quy định mới không chỉ giúp tránh rủi ro pháp lý mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản trị và uy tín của đơn vị trong môi trường kinh doanh số.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi