Việc xảy ra sai sót trong quá trình lập hóa đơn vẫn thường xuyên diễn ra. Khi viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử, kế toán cần xử lý như thế nào để đảm bảo quy định? Mời quý khách tham khảo bài viết để biết thêm chi tiết.
1. Nguyên nhân viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử
Viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử là một trong những sai sót thường gặp nhất, có thể gây ra những rủi ro về pháp lý và thuế cho doanh nghiệp. Các nguyên nhân chính dẫn đến sai sót này có thể kể đến như sau:
- Do sơ suất của người lập hóa đơn: Đây là nguyên nhân phổ biến nhất. Người lập hóa đơn có thể do thiếu tập trung, cẩn thận khi nhập thông tin hàng hóa trên hóa đơn, dẫn đến sai sót về tên hàng hóa, mã hàng hóa, đơn vị tính, giá bán,…
- Do lỗi phần mềm: Phần mềm hóa đơn điện tử có thể gặp lỗi kỹ thuật, dẫn đến sai sót trong quá trình lập hóa đơn.
- Do thay đổi tên hàng hóa sau khi lập hóa đơn: Trong một số trường hợp, tên hàng hóa có thể thay đổi sau khi hóa đơn điện tử đã được lập.
>> Tham khảo: Thay đổi logo trên hóa đơn điện tử như thế nào?
2. Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa
Những cách xử lý dưới đây được dựa theo quy định của Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý việc viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử.
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa.
2.1. Viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử chưa gửi cho người mua:
Cách xử lý theo Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
- Người bán thông báo cho cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA (ban hành theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) để hủy hóa đơn điện tử có mã sai sót.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã mới thay thế hóa đơn đã lập, sau đó gửi cho người mua.
- Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót trên hệ thống của mình.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Biên lai điện tử.
2.2. Viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua:
Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã có mã cơ quan thuế hoặc không có mã, nếu phát hiện sai sót, áp dụng quy định Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Cách 1:
- Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
- Nếu có thỏa thuận giữa người bán và người mua, lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.
- Hóa đơn điều chỉnh phải có chú thích “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Cách 2:
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Nếu có thỏa thuận, lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế.
- Hóa đơn mới phải có chú thích “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Người bán ký số trên hóa đơn mới và gửi cho người mua (đối với hóa đơn không có mã cơ quan Thuế).
- Gửi cơ quan Thuế để cấp mã mới cho hóa đơn điện tử mới (đối với hóa đơn có mã cơ quan Thuế).
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Kết luận
Trên đây là các bước giúp kế toán xử lý trường hợp viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất. Hy vọng thông tin do E-invoice cung cấp đã giải đáp được thắc mắc của quý khách về tình trạng này.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi