Phân biệt hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng và lưu trữ, kế toán cần lưu ý phân biệt giữa hóa đơn điện tử gốc với các dạng bản thể hiện hóa đơn điện tử. Hai dạng của hóa đơn này có vai trò như thế nào, loại nào có giá trị pháp lý cao hơn? Mời quý khách theo dõi bài viết để biết thêm chi tiết

1. Hóa đơn điện tử gốc là gì?

1.1. Khái niệm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là chứng từ xác nhận giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tồn tại theo dạng thông điệp dữ liệu. Hóa đơn điện tử được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử có nhiều loại, như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, vé điện tử, phiếu thu điện tử, v.v

1.2. Khái niệm hóa đơn điện tử gốc

Hóa đơn điện tử gốc là hóa đơn được lập ra khi phát sinh các giao dịch mua bán và được lưu trữ dưới định dạng XML để mã hóa thông tin, chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống thông tin.

Tệp tin XML (Extensible Markup Language) là viết tắt của Extensible Markup Language hay còn được gọi là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng. XML đơn giản chỉ là các file văn bản thuần túy dùng thẻ tùy chỉnh để mô tả cấu trúc và các tính năng khác của tài liệu.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Bản thể hiện hóa đơn điện tử

Theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, bản thể hiện hóa đơn điện tử là bản sao của hóa đơn điện tử gốc, có thể ở dạng file PDF, HTML hoặc bản in giấy, có khả năng cung cấp thông tin trực tiếp cho người xem.

Bản thể hiện HĐĐT có định dạng PDF, HTML, in giấy.

Bản thể hiện hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán. Bản thể hiện hóa đơn điện tử dưới dạng giấy phải có dòng chữ “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” để phân biệt với hóa đơn giấy.

3. Phân biệt Hóa đơn điện tử gốc với bản thể hiện hóa đơn điện tử

Dưới đây là những yếu tố giúp người dùng có thể phân biệt giữa hóa đơn điện tử gốc và các bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

Yếu tố phân biệt	Hóa đơn điện tử gốc	Bản thể hiện HĐĐT
1. Định dạng	tệp tin XML	tệp tin PDF, HTML, bản in giấy
2. Nội dung	Thể hiện đầy đủ nội dung hóa đơn	Thể hiện đầy đủ nội dung hóa đơn
3. Phần mềm sử dụng	Cần phần mềm chuyên dùng để mở	Không cần phần mềm chuyên dụng để mở
4. Vai trò	Hóa đơn điện tử gốc thể hiện đầy đủ thông tin, và	Dùng để lưu trữ, ghi sổ, theo dõi
5. Giá trị sử dụng	Có giá trị pháp lý, được sử dụng khi cơ quan Thuế thanh tra và lưu trữ	Không có giá trị pháp lý và giao dịch. Chỉ có giá trị khi đi kèm với hóa đơn điện tử gốc. Trừ trường hợp HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Bảng so sánh HĐĐT gốc và bản thể hiện HĐĐT.

Như vậy, chúng ta có thể thấy hóa đơn điện tử gốc là chứng từ hóa đơn có giá trị pháp lý, còn bản thể hiện hóa đơn điện tử chỉ đơn thuần là tài liệu có chứa nội dung hóa đơn để thuận tiện cho việc đọc, kiểm tra hóa đơn.

>> Tham khảo: Thay đổi logo trên hóa đơn điện tử như thế nào?

4. Bản thể hiện hóa đơn điện tử đóng dấu có giá trị pháp lý không?

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp sẽ được đối tác yêu cầu cung cấp bản in hóa đơn điện tử giấy, đóng dấu và gửi đi như hóa đơn giấy. Trong trường hợp này, hóa đơn được in ra và đóng dấu có giá trị pháp lý hay không?

Thực chất, như đã phân tích ở trên, định dạng duy nhất có giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử là định dạng XML. Do đó, việc chuyển đổi hóa đơn ra bản giấy không có giá trị kê khai, tính thuế, kể cả hóa đơn đó được đóng dấu đỏ và có đầy đủ chữ ký của hai bên.

Trên đây là bài viết hướng dẫn phân biệt hóa đơn điện tử gốc với bản thể hiện hóa đơn điện tử được tổng hợp bởi E-invoice. Hy vọng những thông tin được cung cấp sẽ hữu ích với quý khách.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/