Dù hóa đơn điện tử được phát hành thông qua các phần mềm hỗ trợ nhưng việc xảy ra các vấn đề sai sót là khó tránh khỏi dẫn đến phải hủy hóa đơn điện tử. Lý do hủy hóa đơn điện tử là gì và những trường hợp nào cần hủy hóa đơn, thủ tục như thế nào?
>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử.
1. Các trường hợp phải hủy hóa đơn điện tử, lý do hủy hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Khoản 1, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điểm b, Khoản 1, Điều 17, Thông tư 78/2021/TT-BTC, các trường hợp cần hủy hóa đơn điện tử gồm:
- Trường hợp 1: Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.
- Trường hợp 2: Người bán lập hóa đơn trong quá trình thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ theo Khoản 2, Điều 9, Nghị định 123/2020 sau đó phát sinh việc hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.
Như vậy, nếu thuộc 02 trường hợp trên thì người bán phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành. Thời hạn hủy chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử sai sót
Cách hủy hóa đơn điện tử.
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử viết sai sẽ được thực hiện khác nhau tùy theo từng trường hợp:
– Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót, người bán thực hiện:
- Sử dụng mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. Sau đó Cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới, thực hiện ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
– Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán:
- Thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập trên phần mềm kế toán mà doanh nghiệp sử dụng.
- Sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.
>> Tham khảo: Thuế GTGT dự án đầu tư.
3. Hủy nhầm hóa đơn có bị phạt không?
Hủy hóa đơn điện tử không đúng quy trình có thể bị phạt.
Các quy định về xử phạt khi hủy, tiêu hủy hóa đơn được hướng dẫn tại Khoản 3, Điều 27, Nghị định 125/2020/NĐ-CP:
“Xử phạt hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn
…
- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- a) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;
- b) Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
- c) Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;
- d) Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;
đ) Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;
- e) Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.
- Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.”
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử không có chữ ký số có hợp lệ không?
Như vậy, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng nếu hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn không tuân theo thủ tục, trình tự của pháp luật hoặc hành vi không thực hiện tiêu hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót.
Trên đây là các trường hợp, lý do hủy hóa đơn điện tử. Theo quy định, có 2 trường hợp cần hủy hóa đơn điện tử và khi thực hiện thủ tục hủy hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý các thủ tục, biểu mẫu áp dụng và tránh tiêu hủy không đúng quy định dẫn đến bị phạt.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi