Biên lai điện tử là một khái niệm không còn xa lạ với nhiều cá nhân và doanh nghiệp. Vậy loại biên lai này được áp dụng như thế nào? Những lợi ích của biên lai điện tử với doanh nghiệp và xã hội là gì? Mời quý khách cùng tham khảo bài viết để biết thêm thông tin.
1. Tìm hiểu về biên lai điện tử
1.1. Khái niệm biên lai
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 2 của Thông tư số 303/2016/TT-BTC, biên lai được định nghĩa như sau:
“Biên lai là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.”
Khoản 2, Điều 2 của Thông tư số 303/2016/TT-BTC phân loại biên lai thành 2 loại chính:
– Biên lai in sẵn mệnh giá: Là loại biên lai có mức tiền phí, lệ phí đã được in sẵn trên mỗi tờ. Loại biên lai này được sử dụng để thu các loại phí, lệ phí có mức thu cố định cho từng lần (bao gồm cả các hình thức tem, vé).
– Biên lai không in sẵn mệnh giá: Là loại biên lai mà số tiền thu được do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu tiền phí, lệ phí.
Biên lai không in sẵn mệnh giá được áp dụng trong các trường hợp sau:
– Các loại phí, lệ phí được quy định bởi pháp luật với mức thu dưới dạng tỷ lệ phần trăm (%).
– Các loại phí, lệ phí có nhiều chỉ tiêu thu tuỳ thuộc vào yêu cầu của tổ chức, cá nhân nộp tiền phí, lệ phí.
– Các loại phí, lệ phí mang tính đặc thù trong giao dịch quốc tế.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
1.2. Biên lai điện tử
Theo quy định tại Điểm c, Khoản 3, Điều 2 của Thông tư số 303/2016/TT-BTC, biên lai điện tử được định nghĩa như sau:
“Biên lai điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”
Hiện nay, việc sử dụng biên lai điện tử trở nên phổ biến, đặc biệt khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ chính thức có hiệu lực và bắt buộc các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/11/2020. Biên lai điện tử giúp việc tra cứu, hạch toán kế toán, và làm sổ sách kê khai thuế trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
2. Lợi ích của biên lai điện tử
Biên lai điện tử đem lại nhiều lợi ích nổi bật so với biên lai giấy và đang trở thành xu hướng chung được áp dụng cho mọi doanh nghiệp, tổ chức.
2.1. Tiết kiệm thời gian và công sức
Biên lai điện tử mang lại lợi ích rõ rệt về việc tiết kiệm thời gian và công sức so với việc sử dụng biên lai giấy truyền thống.
– Quy trình nhanh chóng và đơn giản: Với biên lai điện tử, quá trình tạo lập và ghi nhận giao dịch diễn ra chỉ trong vài thao tác đơn giản trên hệ thống. Người dùng chỉ cần điền các thông tin cần thiết, chọn đối tượng nhận, và gửi đi. Điều này loại bỏ hoàn toàn bước in, ký, và lưu trữ các biên lai giấy truyền thống.
– Tích hợp hệ thống tự động: Biên lai điện tử thường được tích hợp với các hệ thống quản lý tài chính và phần mềm kế toán. Điều này giúp đồng bộ dữ liệu tự động, giảm bớt các công đoạn phức tạp trong quá trình ghi nhận giao dịch.
– Gửi và nhận tức thì: Với tính năng truyền tin tức thì, biên lai điện tử cho phép người dùng gửi và nhận giao dịch ngay lập tức, giúp tăng cường tính linh hoạt và khả năng phản hồi nhanh chóng.
– Tự động hóa công việc lặp đi lặp lạ: Các công việc nhàm chán và thường xuyên như tạo biên lai, ghi chú các giao dịch, và cập nhật dữ liệu được thực hiện tự động thông qua hệ thống biên lai điện tử.
Với những lợi ích này, việc sử dụng biên lai điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và công sức mà còn tăng cường hiệu quả làm việc và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác. Tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu về các lợi ích về môi trường và tiết kiệm giấy tờ của biên lai điện tử.
>> Tham khảo: Tìm hiểu về giá FOB và cách tính thuế xuất nhập khẩu theo giá FOB.
2.2. Tiết kiệm giấy tờ và bảo vệ môi trường
Sử dụng biên lai điện tử tiết kiệm tài nguyên.
Sử dụng biên lai điện tử mang lại nhiều lợi ích không chỉ về tiết kiệm giấy tờ mà còn về bảo vệ môi trường. Dưới đây là một số điểm cụ thể:
– Giảm sử dụng giấy và mực in: Sử dụng biên lai điện tử loại bỏ hoàn toàn nhu cầu sử dụng giấy và mực in. Điều này giúp giảm lượng rác thải và tiết kiệm nguồn tài nguyên quý báu.
– Tiết kiệm không gian lưu trữ: So với việc lưu trữ hàng trăm, thậm chí hàng nghìn biên lai giấy, việc lưu trữ biên lai điện tử trở nên dễ dàng hơn nhiều. Một không gian lưu trữ nhỏ trên máy tính hoặc trong hệ thống điện tử là đủ để quản lý hàng loạt giao dịch.
– Không cần in lại: Trong trường hợp cần xem lại hoặc sửa đổi thông tin từ biên lai, người dùng không cần phải in lại biên lai mới. Việc cập nhật thông tin diễn ra nhanh chóng và dễ dàng.
– Bảo vệ môi trường: Bằng cách giảm thiểu việc sử dụng giấy, việc áp dụng biên lai điện tử góp phần bảo vệ môi trường, giảm lượng cần thiết phá hủy cây cỏ.
– Thuận tiện trong quá trình kiểm tra và tra cứu**: Một điều lợi ích nổi bật của việc sử dụng biên lai điện tử là khả năng dễ dàng tra cứu và kiểm tra thông tin. Người dùng có thể nhanh chóng tìm kiếm thông tin cần thiết mà không cần phải tìm kiếm trong các tệp giấy dày đặc.
Như vậy, việc sử dụng biên lai điện tử không chỉ tiết kiệm giấy tờ mà còn mang lại lợi ích lớn cho bảo vệ môi trường. Đây là một trong những lý do mà nhiều tổ chức và cá nhân đang lựa chọn chuyển đổi sang sử dụng biên lai điện tử. Tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu về tính bảo mật và tính minh bạch của biên lai điện tử.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2.3. Tính bảo mật và minh bạch
Biên lai điện tử cung cấp một mức độ bảo mật cao hơn so với các biên lai giấy truyền thống, đồng thời cũng tăng cường tính minh bạch trong quy trình giao dịch. Dưới đây là một số điểm quan trọng cần lưu ý:
– Mã hóa và chữ ký điện tử: Thông tin trên biên lai điện tử thường được mã hóa, đảm bảo rằng chỉ có người có quyền truy cập mới có thể đọc được nội dung. Hơn nữa, mỗi giao dịch thường đi kèm với chữ ký điện tử, đảm bảo tính xác thực và không thể bị sửa đổi.
– Bảo vệ dữ liệu cá nhân: Các hệ thống biên lai điện tử thường tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Điều này đảm bảo rằng thông tin cá nhân của người dùng sẽ không bị tiết lộ hoặc sử dụng sai mục đích.
– Theo dõi và ghi lại chi tiết: Hệ thống biên lai điện tử thường có khả năng ghi lại chi tiết về mỗi giao dịch, bao gồm ngày giờ, người thực hiện, và nội dung chi tiết. Điều này giúp tăng tính minh bạch và kiểm soát trong quá trình giao dịch.
– Chống giả mạo: Các biên lai điện tử thường được thiết kế với các phần tử an ninh như hình ảnh nền, mã vạch, hoặc mã QR để ngăn chặn việc giả mạo hoặc sao chép.
– Quy định pháp lý và tuân thủ: Các hệ thống biên lai điện tử thường tuân thủ các quy định pháp lý về bảo mật dữ liệu và tiến hành các biện pháp kiểm định định kỳ để đảm bảo tính bảo mật.
Biên lai điện tử không chỉ mang lại sự tiện lợi mà còn tăng cường tính bảo mật và minh bạch trong quá trình giao dịch tài chính. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp và cá nhân muốn duy trì một môi trường kinh doanh an toàn và đáng tin cậy.
>> Tham khảo: Chính sách thuế thu nhập cá nhân dành cho người nước ngoài.
2.4. Khả năng tra cứu và quản lý dễ dàng
Quản lý và tra cứu biên lai điện tử dễ dàng.
Một trong những lợi ích lớn của việc sử dụng biên lai điện tử là khả năng tra cứu và quản lý thông tin giao dịch một cách dễ dàng và hiệu quả. Dưới đây là các điểm cụ thể cần được tập trung:
– Hệ thống tìm kiếm linh hoạt: Hầu hết các hệ thống biên lai điện tử cung cấp các công cụ tìm kiếm mạnh mẽ, cho phép người dùng nhanh chóng tìm kiếm giao dịch theo nhiều tiêu chí khác nhau như ngày tháng, mức tiền, đối tượng giao dịch, v.v.
– Lọc thông tin theo nhu cầu: Người dùng có thể dễ dàng lọc và sắp xếp thông tin theo yêu cầu của mình. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giúp người dùng tìm kiếm thông tin cần thiết một cách nhanh chóng.
– Bảo quản dữ liệu lâu dài: Các hệ thống biên lai điện tử thường hỗ trợ việc lưu trữ dữ liệu trong thời gian dài. Người dùng có thể dễ dàng truy cập vào các giao dịch cũ, giúp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp lý.
– Báo cáo và thống kê: Các hệ thống biên lai điện tử cung cấp khả năng tạo ra các báo cáo và thống kê về các hoạt động giao dịch. Điều này rất hữu ích cho việc quản lý tài chính và đưa ra các quyết định chiến lược.
– Tích hợp với các hệ thống khác: Biên lai điện tử thường có khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý tài chính, phần mềm kế toán và các ứng dụng khác. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc đồng bộ dữ liệu và quản lý toàn diện.
Nhờ vào những tính năng này, biên lai điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn mang lại sự linh hoạt và hiệu quả trong việc quản lý thông tin giao dịch.
Kết luận
Như vậy, bài viết do E-invoice tổng hợp đã chỉ ra những lợi ích nổi bật của biên lai điện tử so với biên lai giấy truyền thống.
Nếu quý khách có nhu cầu sử dụng biên lai, hóa đơn điện tử xin vui lòng liên hệ để được tư vấn về dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi