Với những ưu điểm vượt trội riêng có, biên lai điện tử ngày càng được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp và được đánh giá là giải pháp thông minh, hữu ích trong khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý biên lai. Để hiểu biên lai điện tử là gì và những yêu cầu về nội dung khi thiết kế biên lai, hoadondientu.edu.vn xin gửi đến độc giả bài viết sau đây.
1. Biên lai điện tử là gì?
Theo quy định của Khoản 3, Điều 2, Thông tư 303/2016/TT-BTC thì biên lai điện tử được hiểu là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Theo đó, biên lai điện tử là một trong những hình thức của biên lai, giúp cho hoạt động thu phí, lệ phí được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi hơn nhờ áp dụng phương thức điện tử.
2. Ưu điểm vượt trội của biên lai điện tử
Hiện nay, việc sử dụng biên lai giấy truyền thống thường sẽ gây ra nhiều sự tốn kém về cả thời gian lẫn chi phí trong việc lưu trữ, in ấn, lãng phí tài nguyên tổ chức.
Không chỉ vậy, các thao tác truy xuất, tìm kiếm biên lai giấy cũng sẽ gây mất thời gian, khó khăn cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai nộp thuế, bảo vệ môi trường,…
Biên lai điện tử vượt trội hẳn so với biên lai giấy.
Do đó, so với biên lai giấy, sử dụng biên lai điện tử mang tớ cho người dùng nhiều lợi ích vượt trội hơn nhiều.
– Tiết kiệm đến 50% -80% thời gian lập, xuất, quản lý biên lai và chi phí dành cho hoạt động này.
– Khả năng lưu trữ lớn, không bị mất mát, dễ dàng sao lưu, tìm kiếm thông tin biên lai.
– Nghiệp vụ quản lý, phát hành biên lai trở nên nhanh chóng, linh động.
– Dễ dàng chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy hợp pháp khi doanh nghiệp muốn.
3. Yêu cầu nội dung
Cũng giống như biên lai giấy, biên lai điện tử muốn đảm bảo có giá trị pháp lý thì cũng cần phải tuân theo những quy định, yêu cầu nội dung bắt buộc của pháp luật.
Cụ thể, tại Điều 3, Thông tư 303/2016/TT-BTC, ban hành ngày 15/11/2016, Bộ Tài chính đã quy định rất chi tiết các nội dung bắt buộc trên biên lai bao gồm:
- Tên loại biên lai
- Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai
Theo đó, ký hiệu mẫu biên lai được hiểu là các thông tin thể hiện tên loại biên lai, số liên biên lai và số thứ tự mẫu trong một loại biên lai (thường thì một loại biên lai có thể có nhiều mẫu biên lai).
Ký hiệu biên lai lại khác, đây là dấu hiệu phân biệt biên lai bằng hệ thống các chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối là biểu hiện ký hiệu của năm lập biên lai. Ví dụ biên lai được lập năm 2019 thì 02 số cuối sẽ là 19.
- Số thứ tự của biên lai
Đây là dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu biên lai, gồm 7 chữ số. Với mỗi ký hiệu biên lai thì số thứ tự sẽ được bắt đầu từ số 0000001.
- Tên, mã số thuế của tổ chức thu phí, lệ phí.
- Tên loại phí, lệ phí và số tiền phí, lệ phí phải nộp.
- Ngày, tháng và năm lập biên lai.
- Họ tên và chữ ký của người thu tiền.
- Biên lai được thể hiện là tiếng Việt.
Trường hợp cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì phần ghi thêm bằng tiếng nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn “( )” hoặc phải đặt ngay dưới dòng nội dung ghi bằng tiếng Việt, có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Ảnh minh họa.
Chữ số ghi trên biên lai là các chữ số tự nhiên 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.
Đồng tiền ghi trên biên lai là đồng Việt Nam. Trường hợp loại phí, lệ phí được pháp luật quy định có mức thu bằng ngoại tệ thì được thu bằng ngoại tệ hoặc thu bằng đồng Việt Nam trên cơ sở quy đổi từ ngoại tệ ra đồng Việt Nam.
Đối với tổ chức thu phí, lệ phí sử dụng biên lai điện tử trong trường hợp cần điều chỉnh một số tiêu thức nội dung trên biên lai điện tử cho phù hợp với thực tế, tổ chức thu phí, lệ phí có văn bản trao đổi với Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) xem xét và có hướng dẫn trước khi thực hiện.
Như vậy, bài viết trên đã giúp bạn giải đáp biên lai điện tử là gì và các yêu cầu nội dung với biên lai điện tử để đảm bảo tính hợp pháp.
Mọi thắc mắc liên quan đến biên lai điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:
- Miền Bắc: 1900 4767
- Miền Nam/Trung: 1900 4768
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi