Hóa đơn điện tử là chứng từ có giá trị quan trọng trong hoạt động tính Thuế đối với doanh nghiệp, tổ chức. Do đó, pháp luật quy định hóa đơn điện tử phải được bảo đảm toàn vẹn và lưu trữ đủ thời gian phục vụ mục đích tra cứu, điều tra. Vậy lưu trữ hóa đơn điện tử bao lâu thì doanh nghiệp được hủy?
1. Quy định về thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử
Hóa đơn là loại chứng từ quan trọng, do đó các doanh nghiệp cần tuân thủ lưu trữ đúng quy định.
Theo quy định tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC, thời hạn lưu trữ tối thiểu áp dụng cho hóa đơn, chứng từ kế toán là 10 năm.
Căn cứ theo Điều 12, 13, 14, Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định có 2 thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử:
– Hóa đơn điện tử lưu trữ tối thiểu 10 năm bao gồm:
- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính
- Bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán tổng hợp
- Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán
- Biên bản tiêu hủy tài liệu và một số tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi lên sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Các trường hợp tài liệu kế toán khác mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm
– Hóa đơn điện tử lưu trữ vĩnh viễn bao gồm:
- Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng với nền kinh tế an ninh, quốc phòng
- Người đại diện theo Pháp luật của đơn vị kế toán quyết định tài liệu đó có tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài hay không để quy định về hình thức lưu trữ bản gốc hay hình thức khác.
- Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn trên 10 năm cho đến khi tài liệu bị hủy hoại tự nhiên.
>> Tham khảo: Cổng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử.
2. Yêu cầu lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, để đảm bảo tính hợp pháp của việc lưu trữ hóa đơn điện tử nói chung và thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng, các hóa đơn điện tử phải tuân thủ các điều kiện sau:
- Hóa đơn điện tử phải được bảo đảm tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị sửa đổi hay thay đổi trong suốt thời gian lưu trữ.
- Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật kế toán.
- Hóa đơn điện tử phải có khả năng được in ra giấy và có thể tra cứu khi được yêu cầu.
Chỉ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định trên thì việc lưu trữ hóa đơn điện tử mới được coi là hợp pháp.
Lưu ý: Mặc dù hóa đơn điện tử đã áp dụng công nghệ hiện đại, tuy nhiên, trong quá trình lưu trữ, vẫn có nguy cơ mất dữ liệu hóa đơn do xóa hoặc bị tấn công bởi virus. Do đó, các tổ chức và doanh nghiệp nên cân nhắc chọn những nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft, được Cơ quan Thuế lựa chọn.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Mất hóa đơn điện tử bị xử phạt như thế nào?
Xử phạt DN làm mất hóa đơn điện tử.
Theo Điều 26 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đơn vị gây mất hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt theo các mức độ khác nhau như sau:
(1) Phạt cảnh cáo:
– Gây mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập trong quá trình sử dụng (trừ trường hợp liên giao cho khách hàng) đã kê khai và nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
– Gây mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.
>> Tham khảo: Lãi chậm nộp thuế TNDN tính như thế nào?
(2) Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng:
– Gây mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập trong quá trình sử dụng (trừ trường hợp liên giao cho khách hàng), người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
(3) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng:
– Gây mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ trường hợp liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ. Không có tình tiết giảm nhẹ.
(4) Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng:
– Gây mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã kê khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ (trừ trường hợp đã nêu trên).
Như vậy, bài viết đã trả lời thắc mắc cho quý khách về câu hỏi “hóa đơn điện tử lưu trữ bao lâu?”. Đối với hóa đơn điện tử, thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm và một số loại hóa đơn đặc biệt sẽ phải lưu trữ vĩnh viễn. Hy vọng thông tin do E-invoice cung cấp sẽ hữu ích đối với quý khách.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi