Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều trường hợp kế toán cần phải tải hóa đơn điện tử để phục vụ cho một số công việc khác thì thực hiện như thế nào? Dưới đây là hướng dẫn tải hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn.
1. Lưu ý khi tải hóa đơn điện tử
Theo Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC, định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu và chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ cho truyền nhận, lưu trữ, hiển thị hóa đơn điện tử. Cụ thể, định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (eXtensible Markup Language), được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin.
Thông thường, khi thực hiện tải hóa đơn điện tử, file tải về sẽ lưu ở 2 định dạng: PDF và XML. Trong đó, file XML chứa đầy đủ dữ liệu hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. Ngược lại, file PDF chỉ thể hiện nội dung kinh tế và nghiệp vụ, tương đương với một tờ hóa đơn thông thường, không có giá trị pháp lý.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Hướng dẫn tải hóa đơn điện tử E-invoice nhanh chóng, đơn giản
Đối với các doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, để tải hóa đơn điện tử, Kế toán thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập website của E-invoice theo đường link:
Website tra cứu hóa đơn điện tử E-invoice.
Bước 2: Tra cứu hóa đơn
Để tải hóa đơn, bạn cần tìm kiếm hóa đơn trên hệ thống, sử dụng chức năng “TRA CỨU” trên thanh Menu:
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Chức năng tra cứu trên hệ thống E-invoice.
Bước 3: Điền thông tin tra cứu
Các thông tin cần nhập để tra cứu hóa đơn như sau:
- Mã nhận hóa đơn của hóa đơn điện tử cần tra cứu.
- Mã kiểm tra.
Sau khi nhập xong, bạn ấn “TRA CỨU HÓA ĐƠN” và chờ kết quả.
>> Tham khảo: Cập nhật tính năng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice.
Bước 4: Tải hóa đơn điện tử
Sau khi tra cứu, hóa đơn điện tử sẽ hiển thị, tại đây, bạn cần kiểm tra các thông tin trên hóa đơn xem đã chính xác chưa.
Kế tiếp, bạn ấn “Tải hóa đơn” ở 2 định dạng “Dạng PDF” hoặc “Dạng XML”.
Tải hóa đơn điện tử E-invoice.
3. Cách đọc hóa đơn điện tử file XML
Vì định dạng hóa đơn điện tử là XML – định dạng chủ yếu để truyền dữ liệu nên không thể đọc bằng cách thông thường. Trường hợp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn có thể đọc trực tiếp trên hệ thống của E-invoice:
Bước 1: Truy cập http://hddt.einvoice.vn/.
Dễ dàng đọc file dữ liệu hóa đơn E-invoice trên hệ thống.
Bước 2: Nhấn “Chọn File” để tải file hóa đơn điện tử cần đọc.
Bước 3: Nhập mã kiểm tra và thực hiện kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử.
Nếu hóa đơn hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị như sau:
Dữ liệu file hóa đơn điện tử E-invoice sau khi tải.
Tuy nhiên, để ký số, bạn cần chuẩn bị các điều kiện cần thiết bao gồm: Chữ ký số và máy tính của bạn phải đảm bảo đã cài đặt chương trình để ký số.
Như vậy, nếu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của THAISONSOFT, các thao tác tải file XML của hóa đơn điện tử, đọc dữ liệu hóa đơn đều được thực hiện đơn giản, thuận tiện.
Nhằm cung cấp cho Kế toán công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc, E-invoice tích hợp nhiều tính năng ưu việt. Ngoài ra, trong quá trình sử dụng, mọi thắc mắc hoặc vấn đề phát sinh đều được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ 24/7 hướng dẫn tận tình, chuyên nghiệp.
Trên đây là cách tải hóa đơn điện tử file XML đơn giản, nhanh chóng. Doanh nghiệp có thể tham khảo để thực hiện nhằm phục vụ cho các công việc liên quan. Mọi thắc mắc, doanh nghiệp vui lòng liên hệ
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi