Xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 là nội dung mà doanh nghiệp cần biết trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là 2 văn bản pháp luật chính quy định những nội dung quan trọng về hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần nắm vững các loại hóa đơn, nguyên tắc và cách lập các tiêu thức trên hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử cần thực hiện thủ tục gì?
1. Những lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Điều 8, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lưu ý về các loại hóa đơn điện tử sử dụng:
Hóa đơn GTGT điện tử: Là hóa đơn sử dụng cho doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp khấu trừ, áp dụng cho các hoạt động:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nội địa.
- Hoạt động vận tải quốc tế.
- Xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài.
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
Hóa đơn bán hàng điện tử: Là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân:
- Tổ chức, cá nhân khai và tính thuế theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động như trên.
- Tổ chức, cá nhân trong khu vực phi thuế quan.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123
Lưu ý các nội dung khi xuất hóa đơn điện tử.
Căn cứ theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các lập các tiêu thức trên hóa đơn điện tử như sau:
2.1. Cách viết tên, địa chỉ, mã số thuế người mua
Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng theo quy định.
Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua.
>> Tham khảo: Tổng hợp quy định cần lưu ý về thuế GTGT dịch vụ.
2.2. Cách viết tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Đơn vị tính: Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa.
Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên.
Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên. Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.
2.3. Cách viết thuế suất thuế GTGT, thành tiền, tổng tiền thanh toán
Thuế suất thuế giá trị gia tăng: Thuế suất thuế giá trị gia tăng thể hiện trên hóa đơn là thuế suất thuế giá trị gia tăng tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì thể hiện theo nguyên tệ.
Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả rập và bằng chữ tiếng Việt, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì tổng số tiền thanh toán thể hiện bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2.4. Quy định về thời điểm lập hóa đơn, ký số hóa đơn
Thời điểm lập hóa đơn điện tử thực hiện theo Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và phải được thể hiện ở định dạng ngày/tháng/năm dương lịch.
Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử, thể hiện theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế được xác định là thời điểm lập hóa đơn.
Như vậy, ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn điện tử có thể khác nhau nhưng khi xác định thời điểm khai thuế sẽ tính theo ngày lập hóa đơn điện tử.
3. Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử
Một số nguyên tắc quan trọng khi xuất hóa đơn điện tử.
Theo Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi lập, xuất hóa đơn điện tử, kế toán cần lưu ý một số nguyên tắc sau:
- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn cho người mua và ghi đầy đủ nội dung hóa đơn theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử phải được lập theo đúng định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế và ghi đầy đủ nội dung theo quy định.
- Trường hợp doanh nghiệp có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử thì hóa đơn điện tử được lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn theo thời điểm người bán ký số, ký hiệu điện tử trên hóa đơn.
Trên đây là một số hướng dẫn về xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123. Doanh nghiệp cần lưu ý về các loại hóa đơn đang sử dụng, nguyên tắc lập hóa đơn và cách ghi các tiêu thức trên hóa đơn.
>> Tham khảo: Giải đáp mọi thắc mắc về FOC trong xuất nhập khẩu.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi