Trong quá trình sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử do nhiều lý do. Vậy thủ tục để thực hiện thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử là gì? Mời quý khách cùng E-invoice tìm hiểu qua bài viết này.
>> Tham khảo: Sử dụng mã nhận hóa đơn để tra cứu như thế nào?
1. Nhà cung cấp hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được lập, lưu trữ, quản lý và sử dụng dưới dạng dữ liệu điện tử thay cho hóa đơn giấy truyền thống. Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần sử dụng một hệ thống phần mềm giúp quản lý và thực hiện các nghiệp vụ.
Những phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển và vận hành bởi đơn vị cung cấp. Khi sử dụng hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần ký hợp đồng dịch vụ với nhà cung cấp.
Nhà cung cấp hóa đơn điện tử là đơn vị đạt đủ điều kiện và được Tổng cục Thuế cấp phép cung cấp dịch vụ lập, ký, truyền, lưu trữ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Tại sao cần thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử?
Sau một thời gian sử dụng, doanh nghiệp có thể cần thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử vì một số lý do sau:
(1) Thay đổi nhu cầu sử dụng hóa đơn:
- Doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động, cần sử dụng thêm nhiều tính năng mà phần mềm hóa đơn điện tử hiện tại không cung cấp.
- Phần mềm hóa đơn điện tử hiện tại không tích hợp dữ liệu với hệ thống các phần mềm khác trong doanh nghiệp
(2) Chất lượng dịch vụ chưa đáp ứng kì vọng:
- Phần mềm HĐĐT của nhà cung cấp thường xuyên gặp sự cố, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Đội ngũ hỗ trợ khách hỗ trợ không kịp thời hoặc thái độ hỗ trợ chưa tốt.
(3) Thay đổi để tìm nhà cung cấp có giá thành dịch vụ cạnh tranh hơn.
>> Tham khảo: Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử cá nhân?
3. Thủ tục thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử
Các bước thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
Khi hết thời hạn hợp đồng dịch vụ hóa đơn điện tử với nhà cung cấp cũ, doanh nghiệp có thể thay đổi nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử mới theo các bước sau:
Bước 1: Hủy thông báo hóa đơn điện tử đã phát hành của nhà cung cấp cũ theo mẫu ban hành Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Bước 2: Tìm kiếm và đăng ký sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử mới.
Bạn nên thực hiện so sánh giữa nhiều nhà cung cấp để tìm được giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Sau đó, bạn liên hệ nhà cung cấp và nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử. Nhà cung cấp hóa đơn điện tử mới sẽ hỗ trợ thiết lập hệ thống phần mềm mới cho doanh nghiệp.
Hồ sơ đăng ký dịch vụ bao gồm:
- Thông tin doanh nghiệp.
- Mã số thuế.
- Giấy phép kinh doanh.
Bước 3: Doanh nghiệp nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử mới.
Hồ sơ thông báo bao gồm:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử thực hiện theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2022/TT-BTC.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử mới
Tiêu chí chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử thay thế.
Khi lựa chọn thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần hiểu rõ về nhu cầu sử dụng của mình để tìm kiếm đơn vị cung cấp phù hợp.
Một số tiêu chí cơ bản về những đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử chất lượng sẽ bao gồm:
- Đơn vị có giấy phép cung cấp dịch vụ HĐĐT do Tổng cục Thuế cấp.
- Có hạ tầng công nghệ hiện đại, đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu.
- Cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp.
- Doanh nghiệp lâu năm, có uy tín và kinh nghiệm trên thị trường.
- Cung cấp các tính năng và dịch vụ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Quý khách có thể tham khảo phần mềm Hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp. Đây là một trong những đơn vị đầu tiên được cấp phép cung cấp dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử trên thị trường. Với nhiều năm kinh nghiệm cùng uy tín đã được khẳng định bởi hơn 100.000 khách hàng doanh nghiệp tin dùng.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi