Trong quá trình kinh doanh, việc làm mất hóa đơn không hề hiếm. Tuy nhiên, giải pháp nào để gần như loại bỏ triệt để tình trạng này cũng như cách thức xử lý khi bị mất hóa đơn ra sao. Hãy cũng hoadondientu.edu.vn tìm hiểu thông qua bài viết “Xử lý thế nào khi bị mất hóa đơn” ngay sau đây.
1. Các hình thức phạt khi bị mất hóa đơn
Nếu để mất hóa đơn, các doanh nghiệp sẽ phải chịu các hình phạt tùy theo loại hóa đơn mà doanh nghiệp đó đã để mất. Cụ thể:
1.1. Hóa đơn đầu ra
Khi xảy ra vi phạm cháy, hỏng, mất hóa đơn đầu ra thì sẽ bị xử phạt từ 4-8 triệu đồng. Điều này đã được quy định trong Khoản 4 Điều 3 Nghị định 49/2016/NĐ-CP của Chính phủ.
Cụ thể, mức phạt này sẽ áp dụng với trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn đã lập nhưng khách hàng chưa nhận, hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ (ngoại trừ hóa đơn mất, hỏng do thiên tai bất ngờ).
Đối với trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, người bán và người mua đã lập biên bản ghi nhận sự việc và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt hoặc có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn, trừ liên giao cho khách hàng, vẫn trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.
Lưu ý rằng, trường hợp người bán tìm lại được hóa đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán sẽ không bị phạt tiền.
1.2. Hóa đơn đầu vào liên 2
Cũng theo Nghị định 49/2016/NĐ-CP, Chính phủ quy định trường hợp cháy, hỏng, mất hóa đơn đầu vào liên 2 thì sẽ bị xử phạt từ 4-8 triệu đồng.
Cụ thể, tại Khoản 6, Điều 3, Nghị định 49/2016/NĐ-CP, Chính Phủ quy định phạt tiền từ 4-8 triệu đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách.
Xử phạt này sẽ ngoại trừ trường hóa đơn đầu vào liên 2 bị mất, cháy, hỏng do thiên tai bất ngờ, bất khả kháng.
Đối với trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, người bán và người mua cần lập biên bản ghi nhận sự việc, nếu có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt còn nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
Trường hợp người mua tìm lại được hóa đơn đầu vào liên 2 đã mất khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.
Xử phạt mất, cháy, hỏng hoá đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba. Thông thường, bên thuê bên thứ 3 sẽ là bên phải chịu trách nhiệm và nhận xử phạt khi có vấn đề mất hóa đơn hay cháy hỏng hóa đơn liên 2 xảy ra. Mức xử phạt cũng giống như khi xảy ra cháy, hỏng, mất hóa đơn liên 2, từ 4-8 triệu đồng.
2. Cách thức xử lý khi bị mất hóa đơn
Tương tự như với việc doanh nghiệp sẽ bị phạt nếu làm mất hóa đơn, tùy thuộc vào từng loại mà sẽ có những hình thức xử lý khác nhau mà doanh nghiệp có thể áp dụng.
2.1. Xử lý khi mất hóa đơn đầu vào liên 2
Đối với những trường hợp phát hiện mất hóa đơn đầu vào liên 2 thì bạn cần xử lý như sau:
- Bên bán và bên mua cần lập biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn hay cháy hỏng hóa đơn đầu vào liên 2.
- Trong biên bản cần ghi rõ thông tin liên 1 của người bán: Thời điểm nộp thuế, ký và ghi rõ họ tên người đại diện pháp luật, có đóng dấu trên bản sao hóa đơn để mang giao cho người mua.
- Người mua có quyền sử dụng hóa đơn bản sao có chữ ký xác nhận và đóng dấu của người bán kèm theo biên bản để làm các chứng từ kế toán và kê khai thuế.
Xử lý trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba. Bên thứ 3 được hiểu là bên vận chuyển hàng hóa và hóa đơn. Khi xảy ra trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn thì cần xác định bên thứ 3 là do người bán hay người mua thuê để xác định trách nhiệm và chịu xử phạt.
2.2. Xử lý khi mất hóa đơn đầu ra
Đối với trường hợp phát hiện mất hóa đơn đầu ra thì bạn cần xử lý như sau:
- Tổ chức, doanh nghiệp cần lập báo cáo và thông báo theo Mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn số BC21/AC, trong Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính, gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Báo cáo và thông báo phải được gửi chậm nhất không quá 05 ngày, kể từ ngày xảy ra mất hóa đơn hay cháy, hỏng hóa đơn.
Hoặc khi có vấn đề cháy, hỏng, mất hóa đơn xảy ra, bạn cũng có thể đăng nhập vào phần mềm HTKT (hỗ trợ kế toán), chọn “Hóa đơn” để báo mất hóa đơn theo mẫu báo cáo BC21/AC.
3. Giải pháp để giảm thiểu rủi ro mất hóa đơn cho các doanh nghiệp
Để giảm thiểu một loạt các rủi ro như đánh mất, cháy, hỏng trong quá trình bảo quản hóa đơn giấy, đội ngũ phát triển nội dung của chúng tôi đều đồng ý rằng bạn nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để quản lý hóa đơn, chứng từ. Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là giải pháp mà bạn đang tìm kiếm cho quá trình chuyển đổi của mình.
Một số đặc điểm đáng chú ý của phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice có thể kể đến như:
- Tích hợp công nghệ Blockchain nhằm nâng cao hiệu quả bảo mật và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, tránh làm giả hóa đơn
- Đầy đủ tính năng hỗ trợ nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn – chứng từ.
- Đội ngũ chuyên gia hỗ trợ chuyên nghiệp
Kết Luận
Tóm lại, bài viết hôm nay đã hướng dẫn quý độc giả cách thức xử lý khi làm mất hóa đơn và đề xuất giải pháp nhằm giảm thiểu rủi ro tối đa cho doanh nghiệp với phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice. Nội dung chính của bài viết gồm:
- Các hình thức phạt khi bị mất hóa đơn
- Cách thức xử lý khi bị mất hóa đơn
- Giải pháp để giảm thiểu rủi ro mất hóa đơn cho các doanh nghiệp
Hy vọng rằng bài viết trên đã đem đến những thông tin hữu ích đến quý độc giả.
Ngoài tra để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bạn có thể truy cập vào website Einvoice.vn, mục Tra cứu để tìm kiếm nhanh chóng và chính xác nhất.
Để lại một phản hồi