Năm 2019 sắp kết thúc với nhiều thay đổi trong quá trình chuyển đổi từ phương thức quản lý truyền thống sang quản lý hóa đơn chứng từ bằng các phần mềm hóa đơn điện tử. Vì thế, để khép lại năm 2019 với nhiều biến động, chúng ta sẽ cùng tổng kết lại những quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ mà bạn cần nắm được.
1. Ôn lại khái niệm hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được xác định theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/9/2018 có nội dung như sau:
“Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để quản lý hóa đơn, chứng từ là một trong những phương pháp quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí, nhân lực mà hiệu suất công việc cũng tăng lên gấp 2-3 lần.
2. Những Nghị định, Thông tư về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ theo quy định của Pháp luật? Để tránh những sai phạm khi thực hiện triển khai hóa đơn điện tử chúng ta cần tìm hiểu kỹ lưỡng các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử đặc biệt là các Nghị định, Thông tư liên quan đến hóa đơn điện tử hiện hành.
2.1. Thông tư 32/2011/TT-BTC
Thông tư 32/2011/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/5/2011 là một trong những Thông tư quy định về hóa đơn điện tử quan trọng mà doanh nghiệp cần phải nắm được khi sử dụng loại hình hóa đơn hiện đại này.
2.1.1. Mục đích của Thông tư
Thông tư 32/2011/TT-BTC ra đời nhằm hướng dẫn về việc khởi tạo, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
2.1.2. Đối tượng áp dụng của Thông tư
Đối tượng áp dụng theo Thông tư này bao gồm:
Tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử là tổ chức cung cấp giải pháp hỗ trợ việc khởi tạo, truyền, nhận, lưu trữ, phục hồi thông điệp dữ liệu của hóa đơn điện tử giữa người bán hàng và người mua hàng.
Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
Chi tiết hơn, Thông tư này quy định các nội dung chính sau liên quan đến hóa đơn điện tử cụ thể như sau:
Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hoá đơn điện tử.
Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Quy định nội dung của hoá đơn điện tử.
Quy định khởi tạo, phát hành hoá đơn điện tử.
Lập hóa đơn điện tử.
Cách xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập.
Quy định báo cáo sử dụng, ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử.
Cách lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử.
Yêu cầu chuyển từ hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Quy định kiểm tra việc khởi tạo, lập, phát hành, quản lý, sử dụng hoá đơn điện tử.
Ngoài các nội dung hướng dẫn cụ thể tại Thông tư này, các nội dung khác được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
2.1.3. Một số văn bản hữu ích cho doanh nghiệp
Bên cạnh đó, trong phần Phụ lục đi kèm của Thông tư này, Bộ Tài chính còn được ra một số mẫu văn bản quy định hữu ích với các doanh nghiệp:
Mẫu Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử.
Mẫu Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Mẫu Báo cáo của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
2.2. Nghị định 119/2918/NĐ-CP
Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về sử dụng hóa đơn điện tử được Chính Phủ ban hành ngày 12/09/2018 và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/11/2018.
Nghị định này ra đời với mục đích chính là quy định về sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan quản lý thuế các cấp và các cơ quan, tổ chức có liên quan; quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của tổ chức, doanh nghiệp trong việc quản lý, sử dụng HĐĐT.
2.2.1. Đối tượng áp dụng
Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn.
2.2. Các nội dung chính quy định sử dụng hóa đơn điện tử
Quy định nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.
Quy định các loại hóa đơn điện tử.
Quy định nội dung của hóa đơn điện tử.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
Định dạng hóa đơn điện tử.
Phân định rõ hóa đơn điện tử hợp pháp, hóa đơn điện tử không hợp pháp.
Quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy.
Bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử.
Áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Xây dựng cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử.
Tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.
Nguyên tắc, yêu cầu đối với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Quy định mối quan hệ giữa tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử với người mua, với cơ quan thuế.
Tại Nghị định này, Chính Phủ cũng quy định rõ: Các tổ chức, doanh nghiệp cần hoàn thành thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày 01/11/2020; cụ thể hóa trách nhiệm thi hành với Bộ Tài chính và các cơ quan chức năng liên quan.
2.2.3. Một số lưu ý khác
Ngoài ra, trong phần Phụ lục đính kèm Nghị định này, Chính Phủ đã ban hành các mẫu tờ khai, thông báo, đề nghị cần thiết cho các doanh nghiệp khi triển khai áp dụng hóa đơn điện tử:
Mẫu số 01 hóa đơn điện tử: Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
Mẫu số 02: Thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử.
Mẫu số 03: Tờ khai dữ liệu hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra.
Mẫu số 04 hủy hóa đơn điện tử.
Mẫu số 05: Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát.
Mẫu số 06: Đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Mẫu số 07: Thông báo về việc hết thời gian sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế/qua ủy thác tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử; không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
2.3. Thông tư 68/2019/TT-BTC là văn bản pháp lý mà bạn không thể bỏ qua
Thông tư 68/2019/TT-BTC là Thông tư bao gồm các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính, được ban hành ngày 30/09/2019 và chính thức có hiệu lực từ ngày 14/11/2019.
Thông tư này ra đời với mục đích chính là hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
2.3.1. Đối tượng áp dụng của Thông tư 68/2019/TT-BTC
Các tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm: Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử; tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử và các dịch vụ khác liên quan đến hóa đơn điện tử.
Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, đăng ký và sử dụng hóa đơn.
2.3.2. Nội dung của Thông tư 68/2019
Do mục đích ra đời của Thông tư này nhằm hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP nên nội dung chính của trong Thông tư cũ xoay quanh mục đích này. Cụ thể:
Quy định chi tiết về từng mục nội dung của hóa đơn điện tử.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
Định dạng hóa đơn điện tử.
Quy định áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Quy định đối với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
2.3.3. Một số văn bản hết hiệu lực thi hành
Một điểm đặc biệt quan trọng được ban hành trong Thông tư 68/2019/TT-BTC này mà mọi tổ chức, doanh nghiệp có triển khai sử dụng hóa đơn điện tử đều phải lưu ý đó là: Sau ngày 31/10/2020 sẽ có một số văn bản của Bộ Tài chính hết hiệu lực thi hành.
Cụ thể, các văn bản sẽ hết hiệu lực sau ngày 31/10/2020 gồm:
Thông tư số 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Thông tư số 191/2010/TT-BTC ban hành ngày 01/12/2010 hướng dẫn việc quản lý, sử dụng hóa đơn vận tải.
Thông tư số 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC, Thông tư số 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính).
Quyết định 1209/QĐ-BTC về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, Quyết định 526/QĐ-BTC về việc mở rộng phạm vi thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
Quyết định số 2660/QĐ-BTC ngày 14/12/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc gia hạn thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23 tháng 6 năm 2015.
Thông tư số 37/2017/TT-BTC ban hành ngày 27/04/2017 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Thông tư số 26/2015/TT-BTC).
Đồng thời, trong Thông tư 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính cũng quy định rõ thời hạn các tổ chức, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này là từ ngày 01/11/2020.
2.3.4. Mẫu hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp tham khảo
Ngoài ra, trong Phụ lục đính kèm của Thông tư này, Bộ Tài chính cũng ban hành 5 mẫu hóa đơn điện tử hiển thị cho các tổ chức, doanh nghiệp tham khảo:
Mẫu hiển thị số 1: Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ).
Mẫu hiển thị số 2: Hóa đơn điện tử bán hàng (dùng cho tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp).
Mẫu hiển thị số 3: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
Mẫu hiển thị số 4: Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù).
Mẫu hiển thị số 5: Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ).
3. Hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định của pháp luật
Sau đây là tổng hợp 5 yếu tố mà chúng tôi tổng hợp được để đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ theo đúng quy định của Pháp luật.
3.1 Hóa đơn điện tử phải được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử
Hóa đơn điện tử phải là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử theo đúng quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Hóa đơn điện tử ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ một cách trọn vẹn và có nghĩa, hóa đơn điện tử bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Đặc biệt lưu ý hóa đơn giấy được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.
3.2 Hóa đơn điện tử đảm bảo tính xác định và toàn vẹn thông tin
Tính xác định và toàn vẹn thông tin rất quan trọng đối với một hóa đơn điện tử, nếu thiếu đi tính xác định và toàn vẹn thông tin thì hóa đơn điện tử không còn hợp lệ.
Căn cứ theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc xác định “Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất”
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử đảm bảo tính toàn vẹn từ khi thông tin được tạo ra đến khi ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử (thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử).
Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
3.3 Đảm bảo đầy đủ và toàn vẹn về nội dung
Một hóa đơn điện tử được cho là hợp lệ sẽ phải đảm bảo các nguyên tắc về nội dung. Các nguyên tắc này được quy định để đảm bảo hóa đơn điện tử có sự thống nhất chung, dễ dàng trong quản lý và xác định được những hóa đơn điện tử đặc thù.
Căn cứ vào Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP hóa đơn điện tử có các nội dung sau:
a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
đ) Tổng số tiền thanh toán;
e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
h) Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
i) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
k) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
Ngoài ra trong một số trường hợp đặc biệt nội dung hóa đơn điện tử có thể thay đổi, có thêm nội dung khác hoặc thiếu một trong các mục trên, được quy định tại Khoản 4 Điều 3 thông tư 68/2019/TT-BTC.
Hóa đơn điện tử có thể có thêm thông tin về biểu trưng hay logo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán
Có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.
Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử trên phiếu thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa chỉ kho xuất, địa chỉ kho nhận; phương tiện vận chuyển.
3.4 Đảm bảo về định dạng hóa đơn điện tử
Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Một hóa đơn điện tử hợp lệ theo đúng quy định của Pháp luật phải đảm bảo các tiêu thức về định dạng như sau:
Sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
Khi chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đảm bảo: Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps; Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối và sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
3.5 Thời điểm lập hóa đơn điện tử hợp lệ
Hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định của Pháp luật là hóa đơn điện tử được lập đảm bảo nguyên tắc về thời điểm lập hóa đơn. Những hóa đơn được lập không đúng thời điểm được coi là hóa đơn điện tử không hợp lệ và trái Pháp pháp luật.
Căn cứ vào Điều 7 Nghị Định 119/2018/NĐ-CP thì:
Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Nếu trong trường hợp giao hàng thành nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ (thường xảy ra ở ngành xây dựng, thiết kế, thẩm mỹ) thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Kết luận
Đóng vai trò như một bài tổng kết quy định về hóa đơn điện tử 2019, bài viết có thể được tóm tắt gồm những ý chính như sau:
- Ôn lại khái niệm hóa đơn điện tử
- Những Nghị định, Thông tư về hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định của pháp luật
Hy vọng rằng bài viết của đội ngũ phát triển nội dung của chúng tôi đã đem đến những thông tin hữu ích đến quý độc giả.
Để lại một phản hồi