Thủ tục mua hóa đơn điện tử như thế nào? Theo quy định, từ 1/7/2022, bắt buộc các tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Để chủ động đăng ký hóa đơn điện tử kịp thời hạn, doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết sau đây.
1. Điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp muốn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử cần đáp ứng những điều kiện nào?
- Đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch trong kê khai thuế với cơ quan thuế hoặc đã từng giao dịch điện tử với ngân hàng.
- Có chữ ký điện tử tuân theo quy định của pháp luật.
- Có địa điểm và hệ thống truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng các yêu cầu về khai thác, xử lý, sử dụng, quản lý, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Có quy trình sao lưu và khôi phục dữ liệu đáp ứng yêu cầu tối thiểu về lưu trữ dữ liệu.
- Đội ngũ nhân sự thực thi cần đảm bảo về trình độ tương ứng để có thể khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Có hệ thống phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán để đảm bảo các dữ liệu trên hóa đơn điện tử sẽ tự động chuyển vào phần mềm kế toán hoặc cơ sở dữ liệu.
Như vậy, theo các điều kiện trên, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều có thể đáp ứng điều kiện khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử. Vì về cơ bản, gần như doanh nghiệp nào cũng có các thiết bị máy tính kết nối Internet, chữ ký số và đang thực hiện nộp tờ khai, nộp tiền thuế qua mạng.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Thủ tục mua hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp đăng ký lần đầu
Để thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước sau để triển khai hóa đơn điện tử tối ưu, hiệu quả:
Bước 1: Đánh giá nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Để đánh giá và lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp, doanh nghiệp có thể đi từ một số vấn đề cơ bản sau:
- Số lượng hóa đơn trung bình mà doanh nghiệp xuất ra mỗi tháng là bao nhiêu.
- Quy mô của doanh nghiệp: Có các chi nhánh, cơ sở trên hệ thống hay không? Việc sử dụng hóa đơn giữa các chi nhánh, đơn vị là độc lập hay phụ thuộc?
- Số lượng máy tính tiền và các điểm bán hàng.
- Hệ thống các phần mềm sẵn có của doanh nghiệp có thể tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử.
- Chi phí mà doanh nghiệp có thể chi trả để triển khai giải pháp hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Hướng dẫn tạo chữ ký điện tử với Word và Excel.
Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử
Để lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín trên thị trường hiện nay, doanh nghiệp có thể căn cứ vào các tiêu chí sau:
- Đơn vị đã được Tổng cục Thuế thẩm định, nằm trong danh sách nhà cung cấp hóa đơn điện tử do Cục Thuế cung cấp.
- Thương hiệu uy tín: Có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp.
- Kinh nghiệm triển khai: Từng có kinh nghiệm triển khai thành công hóa đơn điện tử cho nhiều loại hình doanh nghiệp.
- Phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn, đảm bảo thao tác dễ dàng, thuận tiện, dễ sử dụng.
- Phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp nhiều tiện ích, đảm bảo sử dụng được mọi lúc, mọi nơi.
- Đảm bảo an toàn thông tin, tối đã bảo mật dữ liệu.
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 đảm bảo kịp thời xử lý và hỗ trợ khi cần.
Bước 3: Làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Để thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Sử dụng Mẫu số 1, Phụ lục ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Sử dụng Mẫu số 1, Phụ lục ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Hóa đơn mẫu (Doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử).
Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký sử dụng đến cơ quan thuế, đợi kết quả và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
Để được tư vấn thủ tục mua hóa đơn điện tử nhanh chóng, thuận tiện, hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, doanh nghiệp có thể liên hệ Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn và tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi