Hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ là như thế nào?

Hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ là như thế nào? Chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về hóa đơn hợp lệ, hợp pháp để đảm bảo tính pháp lý, tuân thủ quy định chung của Chính Phủ. Dưới đây là hướng dẫn nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ.

1. Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được coi là có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn các điều kiện sau:

Đảm bảo tin cậy và toàn vẹn về thông tin trên hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Tiêu chí để đánh giá tính toàn vẹn thông tin trên hóa đơn điện tử là thông tin còn nguyên, chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ, hiển thị hóa đơn điện tử.
Thông tin trên hóa đơn điện tử có thể truy cập để sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Tương tự như dữ liệu trên hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hợp lệ cần đảm bảo các tiêu chí cơ bản:

Thông tin hóa đơn gồm: Mẫu số, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
Thông tin người bán trên hóa đơn: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.
Thông tin người mua trên hóa đơn: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ cần đáp ứng một số tiêu chí.

Mặt khác, hóa đơn điện tử hợp lệ cần đầy đủ các tiêu thức bắt buộc:

Ngày/tháng/năm phát hành hóa đơn điện tử, họ tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản của người bán và người mua (nếu có).
Hình thức thanh toán: CK/TM (chuyển khoản hoặc tiền mặt).
Thông tin về hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa – dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán.
Chữ ký của người bán, người mua (nếu có).
Dấu của bên bán.

>> Tham khảo: Hướng dẫn xuất hóa đơn theo từng lần thanh toán.

2. Hóa đơn điện tử hợp lệ phải được lập đúng thời điểm

Theo Điều 4, Thông tư 68/2019/TT-BTC, thời điểm xuất hóa đơn điện tử như sau:

Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Thời điểm xuất hóa đơn với việc bán dầu thô, condensate, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Thời điểm xuất hóa đơn với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Lưu ý về thời điểm lập hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, một số trường hợp đặc biệt khác như đối với hoạt động cung cấp điện, nước, truyền hình, bưu chính viễn thông, xây dựng, lắp đặt,… cũng được quy định chi tiết tại Thông tư này.

>> Tham khảo: Hóa đơn đầu ra là gì?

3. Một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ

Khi nhận hóa đơn điện tử đầu vào, doanh nghiệp cần nhận biết hóa đơn đầu vào hợp lệ để được tính vào chi phí, cụ thể cần lưu ý như sau:

Hóa đơn đầu vào 20 triệu trở lên bắt buộc phải thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng.
Đối với hóa đơn đầu vào mua bán tài sản cố định: Nếu tài sản là ô tô 9 chỗ trở xuống chở người, có giá trị từ 1,6 tỷ trở lên sẽ không được khấu trừ thuế GTGT.

Kế toán cần nhận biết hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ.

Hóa đơn đầu vào kê khai từ năm trước thực hiện thanh toán sang năm kế tiếp.
Hóa đơn đầu vào của dự án: Thuế GTGT của dự án đến thời điểm quyết toán bị hủy bỏ thì sẽ không được khấu trừ số thuế GTGT đó.

Trên đây là hướng dẫn cách nhận biết hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ. Kế toán cần lưu ý khi tiếp nhận hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp, đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ, nguyên liệu đầu vào,… để đảm bảo chi phí được chấp nhận.

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: https://einvoice.vn/