Mất hóa đơn đầu vào thì xử lý như thế nào? Trong quá trình lập, xuất, gửi hóa đơn, một số trường hợp không may doanh nghiệp bị mất, thất lạc hóa đơn đầu vào. Kế toán cần xử lý như thế nào để doanh nghiệp không bị áp dụng các mức phạt nặng và đảm bảo tuân thủ theo quy định của pháp luật? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết.
1. Mất hóa đơn đầu vào thì xử lý như thế nào?
Hiện nay, có nhiều văn bản pháp luật hướng dẫn xử lý khi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn. Kế toán có thể tham khảo Thông tư 176/2016/TT-BTC về việc xử lý hóa đơn bị mất như sau:
Bước 1: Lập biên bản ghi nhận lại sự việc
Kế toán bên bán và bên mua cần lập biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn đầu vào, ghi rõ liên 1 của người bán khai, nộp thuế trong thời gian nào. Người đại diện lập biên bản ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Lập biên bản ghi nhận việc mất hóa đơn.
Bước 2: Người bán in liên 1, ký và đóng dấu để xác nhận bản sao
Nếu liên 2 hóa đơn bị mất, người bán có thể in liên 1 của hóa đơn ra một bản sao sau đó xin chữ ký người đại diện pháp luật của bên bán, đóng dấu để xác nhận và giao bản sau này cho người mua. Người mua có thể sử dụng bản sao này làm chứng từ hợp pháp để hạch toán và kê khai thuế.
Bước 3: Nộp báo cáo mất hóa đơn cho cơ quan thuế
Lưu ý: Nếu nguyên nhân làm mất hóa đơn đầu vào là do bên thứ ba thì bên thuê bên thứ ba phải chịu trách nhiệm và chịu phạt.
>> Tham khảo: Tổng hợp 6 quy định về thuế thu nhập cá nhân.
2. Hướng dẫn lập báo cáo mất hóa đơn trên phần mềm HTKK
Để lập báo cáo mất hóa đơn, hiện nay kế toán có thể thực hiện trực tiếp và nhanh chóng trên phần mềm Hỗ trợ kê khai của Tổng cục thuế. Mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn trên phần mềm HTKK là mẫu BC21/AC:
- [Cột số 1]: Số thứ tự.
- [Cột số 2]: Mẫu hóa đơn. Kế toán chỉ cần bấm vào mũi tên để lựa chọn mẫu hóa đơn muốn báo cáo bị mất. Ví dụ hóa đơn GTGT sẽ chọn “01/GTKT”.
- [Cột số 3]: Tên loại hóa đơn, do phần mềm cập nhật tự động.
- [Cột số 4]: Mẫu số hóa đơn, do phần mềm tự động cập nhật, kế toán có thể xem thêm trên hóa đơn để ghi thêm cho đầy đủ.
- [Cột số 5: Ký hiệu hóa đơn, ghi theo hóa đơn gốc.
- [Cột 6 và 7]: Từ số đến số:
- Nếu mất nhiều hóa đơn liên tiếp thì kế toán ghi từ số đến số.
- Nếu mất nhiều hóa đơn nhưng không liên tiếp thì kế toán phải thêm dòng và ghi các số hóa đơn bị mất.
- [Cột số 8]: Cột số lượng, tự động cập nhật.
- [Cột số 9]: Liên hóa đơn, mất liên nào thì ghi liên đó.
- [Cột số 10]: Ghi chú.
- [Cột lý do]: Ghi lý do mất hóa đơn đầu vào.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn trên phần mềm HTKK.
3. Xóa bỏ nguy cơ mất hóa đơn khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
E-invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn – Đơn vị có gần 20 năm kinh nghiệm trong cung cấp các giải pháp kê khai điện tử cho doanh nghiệp. Là giải pháp tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam như KFC, AEON MALL, CGV, Golden Gate,… E-invoice mang lại nhiều lợi ích dho doanh nghiệp trong quá trình sử dụng.
E-invoice được nhiều doanh nghiệp lớn tin tưởng, sử dụng.
Ngoài những lợi ích dễ dàng đo đếm được về chi phí, thời gian, E-invoice là giải pháp giúp doanh nghiệp xóa bỏ nguy cơ bị mất, cháy, hỏng hóa đơn. Tất cả các thao tác về lập, xuất, gửi, quản lý và lưu trữ hóa đơn được thực hiện trên hệ thống, các vấn đề hóa đơn bị thất lạc sẽ được loại bỏ triệt để.
Để được tư vấn thủ tục mua hóa đơn điện tử nhanh chóng, thuận tiện, hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, doanh nghiệp có thể liên hệ Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn và tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi