Mặc dù hóa đơn điện tử đã được triển khai trên toàn quốc khá lâu nhưng vẫn nhiều người chưa nắm rõ quy định về thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Đây là biểu mẫu quan trọng theo các quy định tại các văn bản pháp luật trước đây. Vậy theo Nghị định 123 và Thông tư 78, thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có bắt buộc phải nộp biểu mẫu này không?
1. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử có bắt buộc không?
Trước đây, để khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử, bắt buộc doanh nghiệp phải thông báo phát hành hóa đơn, căn cứ theo Khoản 2, Điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Khác với các quy định cũ, khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thay vì làm thông báo phát hành hóa đơn.
Cụ thể, theo Điều 15, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định này.
>> Tham khảo: Hóa đơn đầu vào đã kê khai thuế có cần lưu trữ lại không?
Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế/tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.
- Nếu doanh nghiệp kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức trực trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Riêng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, người bán cần phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định riêng.
Như vậy, căn cứ theo các quy định hiện hành tại Nghị định 123/2020, Thông tư 78/2021/TT-BTC, người nộp thuế hiện nay chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020, không cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử như theo quy định cũ tại Thông tư 32/2011/TT-BTC.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.
Theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được hướng dẫn như sau:
Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Mẫu tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123. Sau khi lập tờ khai, người nộp thuế gửi cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử/Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
Bước 2: Cơ quan thuế thông báo kết quả đăng ký hóa đơn điện tử
Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 qua:
– Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đối với trường hợp đăng ký sử dụng thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
– Email của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đã đăng ký với cơ quan thuế trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế đối với trường hợp đăng ký sử dụng trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Có 2 trường hợp khi nhận thông báo:
- Hồ sơ hợp lệ và được chấp thuận: doanh nghiệp tiến hành xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.
- Trường hợp không được chấp nhận: doanh nghiệp điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.
>> Tham khảo: Yêu cầu đối với thông tin kế toán quản trị.
3. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của nhà cung cấp nào?
E-invoice phổ biến nhất trong doanh nghiệp FDI.
Với lịch sử 22 năm hình thành và phát triển, CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN (ThaisonSoft) là thành đơn vị hàng đầu về cung cấp phần mềm và các giải pháp công nghệ thông tin phục vụ quản lý cho doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ công. Trong đó, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được ThaisonSoft phát triển tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật của Chính Phủ và Bộ Tài Chính về hóa đơn điện tử.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập, gửi hóa đơn cho khách hàng bằng phương tiện điện tử, giúp giảm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm E-invoice mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như: giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn, bảo mật an toàn dữ liệu.
Các đặc điểm nổi bật của E-invoice:
- Cung cấp đầy đủ nghiệp vụ về hóa đơn: Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn.
- Hoạt động đa nền tảng: Desktop, Website, Mobile App, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
- Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS,…
- Thiết kế mẫu hóa đơn chuyên nghiệp theo yêu cầu hoặc lựa chọn mẫu hóa đơn có sẵn với kho mẫu hóa đơn đa dạng.
- Tích hợp linh hoạt, đa dạng với hệ thống các phần mềm có sẵn.
- Truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn, nhiều cấp quản lý.
- Xử lý chính xác, liên tục 24/7 lượng lớn dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Cổng ký tiện dụng: Một chữ ký số dùng do nhiều điểm xuất hóa đơn.
- Phê duyệt, xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Như vậy, theo quy định mới tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, người nộp thuế hiện nay chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020, không cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi