Hóa đơn đầu vào là chứng từ quan trọng trong kê khai thuế, khấu trừ chi phí kinh doanh. Với hóa đơn đầu vào đã kê khai thuế, doanh nghiệp có cần lưu trữ lại hay không? Hy vọng bài viết sau sẽ đem đến những thông tin hữu ích giúp giải đáp những thắc mắc từ quý độc giả.
1. Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào là một loại chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh và duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Hóa đơn đầu vào có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong kế toán và quản lý thuế của doanh nghiệp vì các lý do sau:
– Hóa đơn đầu vào là cơ sở để hạch toán các chi phí, giảm trừ thuế và quyết toán thuế với cơ quan thuế.
– Hóa đơn đầu vào giúp doanh nghiệp tính toán chi phí kinh doanh sản xuất, từ đó đưa ra các quyết định về giá bán, phân phối, quảng bá và truyền thông.
Vậy sau khi đã kê khai thuế, doanh nghiệp có được hủy hóa đơn đầu vào hay không?
>> Tham khảo: Báo cáo kế toán quản trị có những yêu cầu gì?
2. Quy định lưu trữ hóa đơn đầu vào
Lưu trữ hóa đơn đầu vào như thế nào?
Theo Khoản 1 và Khoản 2, Điều 11, Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán và người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, tối thiểu là 10 năm.
Bên cạnh đó, tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:
- Hóa đơn điện tử phải được bảo quản và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
- Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Có thể in ra giấy hoặc tra cứu hóa đơn điện tử khi có yêu cầu.
- Được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình.
- Hóa đơn điện tử sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định thì được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Mẫu hóa đơn điện tử.
3. Hóa đơn đầu vào đã kê khai thuế có cần lưu trữ lại không?
Có cần giữ lại hóa đơn đầu vào đã kê khai thuế không?
Theo những quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử, hóa đơn đầu vào đã kê khai thuế vẫn cần phải lưu trữ đủ thời gian theo quy định pháp luật là 10 năm. Ngoài ra, hóa đơn được lưu trữ phải được bảo đảm toàn vẹn và có thể truy xuất, in ra giấy khi được yêu cầu.
Vậy, đối với hóa đơn đầu vào đã kê khai nhưng có sai sót, thì doanh nghiệp có được phép hủy bỏ hay không?
Theo Điều 9, Thông tư số 32/2011/TT-BTC, việc hủy hóa đơn điện tử được quy định như sau:
“Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.”
Tóm lại, nếu hóa đơn đầu vào đã kê khai thuế nhưng xảy ra sai sót thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh không được phép hủy bỏ. Trường hợp làm trái quy định thì sẽ bị xử phạt theo hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Kết luận
Hy vọng với những thông tin do E-invoice cung cấp đã giúp quý khách giải đáp thắc mắc của mình.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi