Tại sao nên chuyển đổi hóa đơn tự in sang hóa đơn điện tử?

Chi phí bỏ ra cho loại hóa đơn nào sẽ tiết kiệm hơn và những lợi ích của hóa đơn điện tử  khác gì so với hoá đơn giấy thông thường là điều mà các doanh nghiệp đều thắc mắc trong thời gian qua

Hóa đơn tự in trong xu thế phát triển hiện nay

Trước đây, hóa đơn tự in là hình thức hóa đơn được áp dụng tại hầu hết các doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh. Nhưng theo thời gian, cùng với sự phát triển vũ bão của nền kinh tế thị trường đi cùng với những yêu cầu về sự đơn giản, nhanh chóng cùng bảo mật đã khiến hóa đơn tự in dần mất đi vị thế của mình và không còn phù hợp nữa. Các doanh nghiệp đều nhận ra rằng hình thức sử dụng hóa đơn tự in rất mất thời gian để đăng ký thực hiện. Việc lưu trữ, vận chuyển, quản lý của doanh nghiệp cũng gặp phải nhiều hạn chế và bất cập không đáng có.

Lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp

Khi chuyển đổi hóa đơn tự in sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ khắc phục được các nhược điểm của hóa đơn giấy. Ngoài ra, hóa đơn điện tử cũng sẽ mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích không nhỏ:

–  Khi sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 90% chi phí bỏ ra khi dùng hóa đơn tư in: Với việc sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được khoản chi phí sử dụng để chi trả cho thủ tục đăng ký, nhân sự thực hiện và chi phí in ấn hóa đơn theo quyển. Ngoài ra, chi phí cho việc vận chuyển và lưu trữ hóa đơn cũng được giảm đi đáng kể.

– Tính bảo mật cao cũng là một thế mạnh không thể bỏ qua của hóa đơn điện tử. Hoá đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, vì vậy rất khó để có thể làm giả. Đặc biệt, với hình thức hoá đơn điện tử có sử dụng mã xác thực của Tổng cục thuế, doanh nghiệp cũng như người mua sẽ hoàn toàn yên tâm bởi hóa tính bảo mật gần như tuyệt đối.

– Hóa đơn điện tử sẽ cắt giảm những khuyết điểm của hóa đơn tự in: khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể cắt giảm được chi phí sử dụng cho nhân lưc ở công việc kế toán, giải quyết công việc báo cáo, các thủ tục hành chính liên quan đến hóa đơn, thuế.

– Tránh được rủi ro làm mất hóa đơn, không phải báo cáo tình thình sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

– Nâng cao uy tín của doanh nghiệp: Người mua hàng nếu nghi ngờ hóa đơn bị làm giả có thể truy cập vào website của tổng cục thuế để tra cứu, qua đó, doanh nghiệp trong mắt người tiêu dùng sẽ trở nên đáng tin cậy hơn rất nhiều.

Với những phân tích ở trên thì việc chuyển đổi hóa đơn tự in sang hóa đơn điện tử là điều tất yếu. Chính vì lẽ đó mà các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in nên thực hiện việc chuyển đổi hình thức hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt để có thể nhận được những lợi ích tối đa cũng như sự hỗ trợ của cơ quan thuế trong thời gian này.

Là một trong những doanh nghiệp được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác.

Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm.