Quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả nhất hiện nay

   Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang gặp phải các vấn đề về quản lý hồ sơ giấy tờ một trong số đó có thiết lập quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả. Bài viết này sẽ cung cấp nhiều thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, quản lý hiệu quả hợp đồng và các thông tin trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả.

1. Sự cần thiết của quản lý hợp đồng

Nền kinh tế ngày càng phát triển mạnh mẽ, nhu cầu hợp tác kinh doanh ngày càng tăng cao. Quản lý hợp đồng trở thành vấn đề nhận được nhiều sự quan tâm nhất đặc biệt là các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, bảo hiểm, phân phối hàng hóa có quy mô lớn.

Quản lý hợp đồng mang đến nhiều lợi ích như:

• Tăng năng suất, hiệu quả làm việc: tự động hóa các quy trình, giảm thiểu thời gian và công sức. Doanh nghiệp có thể dễ dàng thống kê, tổng hợp thông tin, đẩy nhanh quy trình làm việc giúp công việc thuận lợi.
• Tiết kiệm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp: giảm chi phí in ấn, đi lại, dễ dàng tìm kiếm thông tin hợp đồng…

• Giảm thiểu và tránh các rủi ro: phát hiện và xử lý các vấn đề tiềm ẩn sớm.
• Tăng cường tính minh bạch: Tất cả các thông tin về hợp đồng đều được lưu trữ và quản lý một cách có hệ thống.
• Bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp: nắm rõ các quyền lợi của doanh nghiệp từ đó bảo vệ lợi ích tốt hơn.

2. Quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả

Tìm ra quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả trở thành vấn đề cấp thiết của nhiều đơn vị, doanh nghiệp hiện nay. Hiểu rõ quy trình quản lý hợp đồng là gì, các bước trong quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả là đòn bẩy giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng lực cạnh tranh.

>>> Xem thêm: So sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống.

2.1 Quy trình quản lý hợp đồng là gì?

Quy trình quản lý hợp đồng được hiểu là một chuỗi các hoạt động liên quan đến việc tạo lập, thực hiện, theo dõi và lưu trữ hợp đồng. Một quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả giúp đảm bảo rằng các hợp đồng được thực hiện đúng theo thỏa thuận, giảm thiểu rủi ro và tăng cường tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. 

2.2 Các bước trong quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả

Quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả đóng góp không nhỏ vào sự thành công của đơn vị, doanh nghiệp. Theo đó, các nhà quản trị cần nắm rõ các bước trong quy trình quản lý hợp đồng.

Soạn thảo hợp đồng chặt chẽ, đầy đủ nội dung.

6 bước trong quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả:

• Bước 1: Lập kế hoạch và đàm phán

Xác định rõ mục tiêu của hợp đồng, các bên tham gia và các điều khoản chính từ đó lập kế hoạch và đàm phán nội dung của hợp đồng.  Các bên thảo luận và thống nhất các điều khoản hợp đồng với đối tác trước khi thực hiện soạn thảo chi tiết.

• Bước 2: Soạn thảo hợp đồng

Căn cứ vào nội dung đã đàm phán thực hiện soạn thảo hợp đồng (mẫu hợp đồng có thể tham khảo thông qua mạng, các nhà cung cấp phần mềm ký hợp đồng điện tử hoặc tư các cố vấn pháp lý). Hợp đồng đảm bảo rõ ràng, đầy đủ và chính xác theo các nội dung đã thỏa thuận.

• Bước 3: Ký kết hợp đồng

Sau khi soạn thảo xong hợp đồng, thực hiện gửi hợp đồng cho đối tác. Việc sọng, gửi hợp đồng cần đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin.

Đối tác sẽ:

• Kiểm tra hợp đồng: Kiểm tra kỹ lưỡng hợp đồng trước khi ký kết để đảm bảo không có sai sót.
• Ký kết: Sau khi ký hợp đồng bên đề nghị ký sẽ gửi cho bên đối tác, bên đối tác thực hiện ký kết hợp đồng.

Bước 4: Lưu trữ hợp đồng

Tiến hành lưu trữ hợp đồng đã ký như sau:

• Đối với hợp đồng điện tử: Có thể sử dụng USB, đĩa, bộ nhớ của máy tính…
• Đối với hợp đồng giấy: Lưu giữ trong tử lưu trữ đảm bảo khô thoáng, tránh côn trùng.

Việc lưu trữ hợp đồng cần đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin hợp đồng. Việc lộ thông tin có thể khiến doanh nghiệp bị thiệt hại về tài chính và ảnh hưởng xấu đến tình hình kinh doanh của đơn vị, doanh nghiệp.

Bước 5: Theo dõi thực hiện theo hợp đồng

Trong thời gian thực hiện hợp đồng các chủ thể hợp đồng lưu ý:

• Theo dõi tiến độ: Theo dõi việc thực hiện các điều khoản trong hợp đồng.
• Giải quyết tranh chấp: Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
• Cập nhật thông tin: Cập nhật thông tin về hợp đồng một cách thường xuyên.

Bước 6: Kết thúc hợp đồng

Sau khi các bên đã hoàn thành công việc theo hợp đồng doanh nghiệp thực hiện:

• Thanh lý hợp đồng: Hoàn thành các nghĩa vụ còn lại của hợp đồng.
• Đánh giá hợp đồng: Đánh giá hiệu quả của hợp đồng.
• Lưu trữ hợp đồng: Lưu trữ hợp đồng và các tài liệu liên quan.

Để xây dựng một quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả, doanh nghiệp cần dựa trên nhiều yếu tố khác nhau như: đặc điểm kinh doanh, mô hình kinh doanh, ngành nghề, nguồn lực nội tại…

Lưu ý: 

Khi xây dựng quy trình quản lý hợp đồng cần làm rõ các vấn đề như:

• Xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận: Ai sẽ chịu trách nhiệm soạn thảo, ký kết, theo dõi và lưu trữ hợp đồng.
• Lựa chọn công cụ hỗ trợ phù hợp: Chọn phần mềm hoặc hệ thống quản lý hợp đồng phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.
• Đào tạo nhân lực: Đào tạo nhân viên về quy trình quản lý hợp đồng và cách sử dụng các công cụ hỗ trợ.
• Thường xuyên đánh giá và cải tiến: Đánh giá hiệu quả của quy trình và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để nâng cao hiệu quả.

3. Phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract – Công cụ hỗ trợ quản lý hợp đồng hiệu quả

Phần mềm hợp đồng điện tử iContract là một trong những phần mềm được các đơn vị, doanh nghiệp đánh giá cao về tính năng và hiệu quả. Phần mềm có chức năng quản lý hợp đồng điện tử một cách hiệu quả, dễ áp dụng và chi phí thấp. 

Ưu điểm của phần mềm hợp đồng điện tử iContract:

• Phần mềm quản lý hợp đồng: Giúp tự động hóa các quy trình, lưu trữ thông tin tập trung, báo cáo và phân tích dữ liệu.
• Hệ thống quản lý tài liệu: Lưu trữ các bản sao hợp đồng, phụ lục và các tài liệu liên quan.
• Công cụ quản lý dự án: Theo dõi tiến độ thực hiện các dự án liên quan đến hợp đồng.
• Sử dụng trên đa nền tảng: Sử dụng bản web, bản app
• Có khả năng kết nối linh hoạt: Có thể tích hợp với nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp khác.
• Phù hợp với nhiều chữ ký số: Người dùng có thể sử dụng nhiều loại chữ ký số như USB Token, SmartCard, chữ ký số HSM, chữ ký số từ xa để ký số.

Nắm rõ quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả là một trong những bước quan trọng giúp doanh nghiệp thành công trong mọi hoạt động kinh doanh. Sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử iContract giúp quản lý hợp đồng dễ dàng. Mọi hỗ trợ tư vấn và giải đáp thắc mắc về phần mềm iContract vui lòng liên hệ đường dây nóng 1900.4767 hoặc 1900.4768. Tham khảo thông tin tại https://hoadondientu.edu.vn/.