Hóa đơn điện tử đã trở nên phổ biến đối với phần lớn các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp mới thành lập hoặc chưa chuyển đổi sang hóa đơn điện tử thì các quy định về hóa đơn điện tử vẫn tương đối xa lạ. Bài viết hôm nay của hoadondientu.edu.vn sẽ tổng hợp những thông tin quan trọng về lưu trữ hóa đơn điện tử như các khái niệm quan trọng, định nghĩa, một số lưu ý về điều kiện cần đáp ứng cũng như giới thiệu đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
1.1. Khái niệm
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.
Đây là nội dung được quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC tại điều 3.
Định nghĩa về hóa đơn điện tử.
1.2. Phân loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử có những loại chính sau:
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Như vậy, hóa đơn điện tử đã bao phủ tất cả các loại hình kinh doanh trong một nền kinh tế tính đến thời điểm hiện tại.
2. Hóa đơn điện tử được lưu trữ như thế nào?
Theo Luật Kế toán và luật giao dịch điện tử thì bên bán và bên mua vẫ n cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử đúng thời gian được quy định bởi pháp luật để ghi sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính và sử dụng vào các mục đích hợp pháp khác.
Đối với bên mua, việc lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ giúp tăng phần chủ động, tránh tình trạng phải quá phụ thuộc vào website hay phần mềm hóa đơn điện tử của bên bán.
Thông thường khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, bên mua cũng như bên bán sẽ phải lưu trữ đồng thời cả 2 file là PDF và XML. Trong đó:
- File XML là file chứa dữ liệu toàn bộ hóa đơn điện tử, có giá trị pháp lý (chỉ khi chưa bị sửa đổi).
- File PDF là file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, tương đương như một tờ hóa đơn thông thường và không có giá trị pháp lý.
Hóa đơn điện tử có thể được lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đạt chuẩn theo quy định.
3. Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử
Đối với thắc mắc bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo hợp pháp thì bạn hoàn toàn có thể tham khảo ngay các quy định về lưu trữ hóa đơn trong Thông tư 32/2011/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành ngày 14/03/2011.
Một số quy định về hóa đơn điện tử.
Theo quy định thì hoá đơn điện tử sẽ được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên mua theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
4. Điều kiện về hóa đơn điện tử khi được lưu trữ
Theo Khoản 2, Điều 11 của Thông tư 32, Bộ Tài chính có quy định hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
- Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.
- Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó.
- Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
Để việc lưu trữ được hiệu quả, tránh những trường hợp rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra như mất dữ liệu hóa đơn, các doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có chất lượng tốt đến từ các nhà cung cấp uy tín.
5. Điều kiện đối với đơn vị lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo Điểm e, Khoản 2, Điều 4, Thông tư 32/2011/TT-BTC thì các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu hóa đơn phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Cũng trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, Điều 11 về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử, Bộ Tài chính đã quy định bên mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.
Đối với bên mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ: bút nhớ; đĩa CD, DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong…) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, để bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào cho hợp pháp thì còn phải thỏa mãn đầy đủ các điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo Khoản 2, Điều 11 của Thông tư 32.
6. Đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín
Công ty Thái Sơn là một trong số ít những nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín được Cục Thuế thẩm định. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được phát triển với đầy đủ tính năng phục vụ nghiệp vụ có liên quan đến hóa đơn và được tích hợp những công nghệ tiên tiến như công nghệ blockchain giúp nâng cao tính bảo mật.
6.1. Về dịch vụ hỗ trợ
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã thành lập 7 trung tâm hỗ trợ khách hàng trên toàn quốc và xây dựng đội ngũ chuyên gia nghiệp vụ dày dặn kinh nghiệm, luôn sẵn sàng hỗ trợ 24/7 cho các doanh nghiệp khi triển khai và sử dụng E-invoice.
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp từ Công ty Thái Sơn.
Đây là một điểm cộng đối với dịch vụ của Thái Sơn so với các doanh nghiệp khác.
Trong quá trình cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử, các chuyên gia của ThaisonSoft sẽ khảo sát, phân tích, đánh giá để tư vấn cho doanh nghiệp, đảm bảo phần mềm hoạt động tốt và tương thích với hệ thống có sẵn. Doanh nghiệp sẽ được hướng dẫn sử dụng chi tiết để nắm bắt, làm quen và sử dụng các tính năng của E-invoice nhanh chóng và thuận tiện nhất.
6.2. Về kinh nghiệm triển khai phần mềm hóa đơn điện tử
Thái Sơn có hơn 17 năm trong lĩnh vực phần mềm và đã khá nổi tiếng với những sản phẩm của mình như Ecus, Ebh hay Cloud Office…
Đối với phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, Thái Sơn đã có bề dày kinh nghiệm hình thành trong nhiều năm khi phục vụ nhiều đối tượng khách hàng trong nước cũng như doanh nghiệp quốc tế đang đầu tư tại Việt Nam (FDI).
Kinh nghiệm triển khai thành công cho nhiều loại hình doanh nghiệp với nhu cầu đa dạng và công nghệ khác nhau là một sự đảm bảo cho chất lượng triển khai dịch vụ nhanh chóng và ổn định của Công ty Thái Sơn.
Vì vậy, đội ngũ phát triển nội dung của hoadondientu.edu.vn đánh giá đây là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín và là lựa chọn hàng đầu hiện nay.
Kết luận
Bài viết gồm có những nội dung chính như sau:
- Hóa đơn điện tử là gì?
- Hóa đơn điện tử được lưu trữ như thế nào?
- Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Điều kiện về hóa đơn điện tử khi được lưu trữ.
- Điều kiện đối với đơn vị lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín.
Hy vọng rằng bài viết của chúng tôi đã đem đến những thông tin hữu ích đến quý độc giả.
Để nhận được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi