Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là nhu cầu của không ít tổ chức, doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn số. Vậy chuyển đổi sang hóa đơn giấy có được hay không? Tất cả sẽ được giải đáp ngay trong bài viết này.
1. Bên mua và bên bán có được chuyển đổi hóa đơn điện tử không?
Hiện nay, nhiều người dùng thắc mắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có được không, có đúng quy định pháp luật hay không,… Với những thắc mắc như vậy, doanh nghiệp có thể tham khảo Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Cụ thể, tại Khoản 1, Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau:
- Người bán được chuyển đổi hóa đơn để chứng minh nguồn hốc xuất xứ hàng hóa hữu trình ở trong quá trình lưu thông, lưu ý rằng, chỉ được chuyển đổi 01 lần mà thôi.
- Người bán và người mua được phép tự chuyển đổi hóa đơn nhằm phục vụ mục đích chứng từ kế toán theo đúng quy định của Luật kế toán.
2. Điều kiện nội dung khi chuyển đổi hóa đơn
Điều kiện nội dung khi chuyển đổi hóa đơn.
Không chỉ quy định về nguyên tắc chuyển đổi sang hóa đơn giấy, Bộ Tài chính còn quy định cả điều kiện bắt buộc để hóa đơn điện tử chuyển đổi hợp pháp.
Theo đó,khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện dưới đây:
– Thứ nhất, hóa đơn đã chuyển đổi (tức hóa đơn giấy) phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
– Thứ hai, hóa đơn đã chuyển đổi phải có ký hiệu riêng xác nhận với dòng chữ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
– Thứ ba, hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện.
3. Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi
Thực tế, các hóa đơn chuyển đổi cũng có giá trị pháp lý nhất định. Song, muốn có đủ tính pháp lý thì khi chuyển đổi hình thức hóa đơn, người thực hiện phải đảm bảo các điều kiện, yêu cầu toàn vẹn nội dung thông tin trên hóa đơn giấy so với hóa đơn điện tử gốc.
Ngoài ra, các tiêu thức về chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi cũng rất quan trọng để đảm báo giá trị pháp lý cho hóa đơn chuyển đổi bản giấy.
4. Quy trình chuyển đổi hóa đơn
Quy trình chuyển đổi hóa đơn đơn giản, nhanh chóng.
Muốn tiến hành chuyển đổi hóa đơn đơn giản, nhanh chóng, bạn có thể tham khảo và thực hiện theo quy trình chuyển đổi như sau:
– Bước 1: Tải file hóa đơn điện tử về máy tính
Đầu tiên, bạn cần phải tải được file hóa đơn điện tử về máy làm dữ liệu phục vụ chuyển đổi sang hóa đơn giấy.
Nếu như bạn đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của THAISONSOFT, bạn chỉ cần truy cập vào website einvoice.vn, chọn chức năng “TRA CỨU” trên giao diện trang chủ, tiếp đó tiến hành tra cứu hóa đơn mà bạn đang tìm kiếm để có thể tải xuống nhanh chóng.
Chọn chức năng “TRA CỨU”.
Cụ thể, bạn cần nhập mã nhận hóa đơn (được cung cấp từ trước bởi hệ thống phần mềm, ngay khi hóa đơn được xuất thành công), nhập tiếp mã kiểm tra rồi nhấn ô “TRA CỨU HÓA ĐƠN”.
Điền thông tin để tiến hành tra cứu và tải hóa đơn.
Chỉ cần dữ liệu nhập vào là đúng thì ngay lập tức hóa đơn bạn cần tìm kiếm sẽ được hệ thống cho hiển thị. Tại đây, bạn chỉ cần kiểm tra để đó chắc chắn là HĐĐT mình cần rồi nhấn tải hóa đơn về ở “Dạng PDF”.
– Bước 2: Tiến hành in file để chuyển đổi ra hóa đơn bản giấy
Sau khi đã tải hóa đơn điện tử ở định dạng PDF về máy, bạn chỉ cần mở file này ra rồi nhấn lệnh in ra giấy A4 là đã có được ngay bản hóa đơn đã chuyển đổi mình cần.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, hóa đơn đã in ra muốn đảm bảo tính hợp lệ thì người mua tự chuyển đổi hóa đơn phải tuân thủ hai yếu tố sau:
- Hóa đơn đã in chuyển đổi phải được người thực hiện chuyển đổi ký và ghi rõ họ tên.
- Hóa đơn đã in chuyển đổi phải ghi rõ và chính xác ngày chuyển đổi.
Sau khi đã hoàn tất các thủ tục trên, thì việc người mua tự chuyển đổi hóa đơn đến đây là hoàn tất và đảm bảo hợp lệ, hợp pháp.
Như vậy, bài viết trên đây đã giúp bạn giải đáp thắc mắc bên bán và bên mua chuyển đổi sang hóa đơn giấy có được không.
Ngoài ra, để được tư vấn về hóa đơn điện tử hoặc đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:
- Miền Bắc: 1900 4767
- Miền Nam/Trung: 1900 4768
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi