Những mặt hạn chế của hóa đơn giấy tự in và hóa đơn đặt in

Hóa đơn giấy trong vài năm qua đã bộc lộ nhiều nhược điểm và cần một giải pháp toàn diện cũng như phù hợp hơn với sự phát triển của thời đại công nghệ hiện nay. Những mặt hạn chế của hóa đơn giấy hoàn toàn có thể được khắc phục trong thời gian tới với việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

1. Hóa đơn là gì?

Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành.

Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.

Hóa đơn đóng vai trò ghi nhận các giao dịch kinh tế phát sinh trong nền kinh tế từ đó nhà nước có thể xác định đúng và đủ để xây dựng cơ chế về thuế và hành lang pháp lý nhằm thúc đẩy các ngành nghề phù hợp phát triển, đánh thuế nặng hơn đối với các lĩnh vực có thể gây hại cho môi trường, các sản phẩm hàng xa xỉ phẩm… cũng như giúp tránh gây thất thoát ngân sách quốc gia.

Chính vì thế, hóa đơn được thống kê chính xác là cực kì quan trọng trong bất cứ nền kinh tế nào.

>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý sai sót trên hóa đơn có mã và không có mã của Cơ quan Thuế theo Thông tư 68.

2. Hóa đơn giấy bộc lộ những mặt hạn chế gì trong bối cảnh hiện nay?

Hiện nay, số lượng doanh nghiệp tăng lên nhanh chóng cùng với sự phát triển của nền kinh tế, dẫn đến sự gia tăng số lượng giao dịch kinh tế phát sinh. Hàng năm, chúng ta dùng đến hàng tỷ tờ hóa đơn giấy. Điều này gây ra một số vấn đề như:

• Vấn đề về môi trường khi sử dụng quá nhiều giấy cho hoạt động in hóa đơn hàng năm và lưu trữ lại trong nhiều năm mà không tái chế. Điều này có nghĩa những cánh rừng sẽ bị tàn phá hàng năm và tác động đến môi trường là rất lớn.
• Các doanh nghiệp lãng phí nhiều chi phí không cần thiết để lưu trữ, bảo quản hóa đơn cũng như chi phí cho các công tác kiểm toán, dọn dẹp sổ sách…
• Hóa đơn giấy dễ bị hỏng trong quá trình bảo quản, dễ bị nhầm lẫn, dễ mất mát trong quá trình lưu trữ lâu dài.
• Hóa đơn giấy dễ bị làm giả do dữ liệu không được đồng bộ hóa trong một cơ sở dữ liệu chung về hóa đơn. Đó là lý do nhiều doanh nghiệp chân chính chịu thiệt hại hàng năm vì hoạt động kinh doanh bất chính của những doanh nghiệp, cá nhân sử dụng hóa đơn giả. Ngân sách quốc gia bị thất thoát vì các hoạt động chuyển giá của các doanh nghiệp cố tình trốn tránh nghĩa vụ thuế.

Chính vì thế, hơn lúc nào hết, để nền kinh tế tiết kiệm được hàng nghìn tỷ đồng mỗi năm để đầu tư phát triển những hạng mục khác thay vì chi cho việc sử dụng hóa đơn giấy, đã đến lúc các doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt. Đó không chỉ là vấn đề tiết kiệm chi phí mà còn là vấn đề môi trường tự nhiên được bảo vệ tốt hơn và minh bạch hóa môi trường kinh doanh.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Giải pháp thay thế hóa đơn giấy truyền thống

Để khắc phục những nhược điểm trên, trong nhiều năm, hóa đơn điện tử được Cục Thuế tích cực phổ biến đến cộng đồng doanh nghiệp trong cả nước cùng với sự hỗ trợ tích cực từ các đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm trong nước như Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Với khát vọng đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp Việt trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đang thay đổi thế giới mỗi ngày, ngay từ những ngày đầu tiên đón nhận chủ trương phát triển giải pháp hóa đơn điện tử, đội ngũ kĩ sư từ Công ty Thái Sơn đã sớm hoàn thiện phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice đáp ứng đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ của kế toán viên khi làm việc với hóa đơn.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn phát triển tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập, gửi hóa đơn cho khách hàng bằng phương tiện điện tử, giúp giảm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp. Phần mềm E-Invoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Phần mềm còn cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hoá đơn, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu của đơn vị mình lên hóa đơn. Với phần mềm E-Invoice, doanh nghiệp được hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng ngay trên phần mềm và theo đúng quy định.

Sử dụng phần mềm E-Invoice có thể giúp doanh nghiệp khắc phục những hạn chế của hóa đơn giấy và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như: giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn, bảo mật an toàn dữ liệu. Doanh nghiệp thực hiện tạo lập hóa đơn điện tử cho khách hàng một cách đơn giản, chính xác nhờ cơ sở dữ liệu thông tin doanh nghiệp đã được tích hợp sẵn trên phần mềm. Việc ký số lên từng hóa đơn điện tử hoặc ký điện tử cùng lúc cho nhiều hóa đơn đã lập cũng trở lên dễ dàng hơn. Sau khi lập hóa đơn, phần mềm cho phép tự động gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua các phương tiện điện tử như: email, SMS…

Bên cạnh đó, vấn đề bảo mật thông tin của khách hàng cũng là ưu tiên hàng đầu của Công ty Thái Sơn. Ngày 27/2/2020 vừa qua, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn – THAISONSOFT đã đón nhận Chứng nhận ISO/IEC 27001:2013, một bước tiến mới nhằm củng cố sức mạnh cho hệ thống quản lý doanh nghiệp trong lĩnh vực phát triển phần mềm.

Với kinh nghiệm hoạt động nhiều năm trong lĩnh vực phát triển phần mềm, hiểu rõ được tầm quan trọng, tính cấp thiết của việc áp dụng các tiêu chuẩn vào hệ thống quản lý bảo mật thông tin doanh nghiệp, Ban lãnh đạo THAISONSOFT đã cho triển khai xây dựng hệ thống quản lý an ninh dữ liệu theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013.

Kết luận