Những lý do huỷ hoá đơn điện tử nào là hợp lệ? Thủ tục huỷ hoá đơn điện tử đúng quy định

Hủy hóa đơn thế nào là hợp lệ

Trong quá trình kinh doanh và sử dụng hoá đơn, có nhiều trường hợp pháp luật doanh nghiệp được phép huỷ hoá đơn điện tử đúng quy định. Vậy những lý do huỷ hoá đơn điện tử nào là hợp lệ? Mời doanh nghiệp theo dõi bài viết hướng dẫn thủ tục huỷ hoá đơn điện tử từ E-invoice.

>> Tham khảo: Thời hạn kê hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp.

1. Huỷ hoá đơn điện tử là gì?

Huỷ hoá đơn điện tử là quy trình mà người bán hoặc cơ quan thuế thực hiện để làm cho hoá đơn điện tử không còn giá trị sử dụng. Quá trình này thường được thực hiện trên phần mềm hoá đơn điện tử và có thể áp dụng trong các trường hợp như khi phát hiện sai sót trên hoá đơn điện tử đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua, hoặc khi có sự hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ sau khi đã xuất hoá đơn thu tiền trước.

Trong khi đó, tiêu huỷ hoá đơn điện tử là biện pháp làm cho hoá đơn không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập hay tham chiếu đến thông tin chứa trong hoá đơn đó. Sự khác biệt cơ bản giữa hai quy trình này là trong khi hoá đơn bị huỷ vẫn “tồn tại” nhưng không có giá trị sử dụng, thì hoá đơn bị tiêu huỷ sẽ không còn tồn tại trên hệ thống nếu là hoá đơn điện tử, hoặc không còn tồn tại trên thực tế nếu là hoá đơn giấy.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Các lý do huỷ hoá đơn điện tử hợp lệ

Khi huỷ hoá đơn điện tử, doanh nghiệp cần có lý do phù hợp để được cơ quan Thuế chấp nhận yêu cầu huỷ hoá đơn trên hệ thống.

2.1. Trường hợp huỷ hoá đơn điện tử đúng quy định

Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định chi tiết về lý do hủy hóa đơn như sau:

  • Các hóa đơn đặt in khi bị in sai, in trùng hoặc in thừa đều phải được hủy bỏ trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
  • Các tổ chức, doanh nghiệp, hộ cá nhân có hóa đơn mà không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn chậm nhất để hủy hóa đơn là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, các đơn vị kinh doanh phải hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày, tính từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
  • Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán sẽ được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

Nếu thuộc những trường hợp này thì lý do huỷ hoá đơn điện tử của doanh nghiệp sẽ được coi là hợp lệ.

2.2. Trường hợp không được phép huỷ hoá đơn điện tử

Doanh nghiệp cần lưu ý các trường hợp đặc biệt sau đây không được huỷ hoá đơn hoặc phải lựa chọn hình thức xử lý hoá đơn khác:

  • Các hóa đơn là vật chứng của các vụ án thì không được hủy, mà phải tiến hành xử lý theo quy định của pháp luật, ngay cả khi có lý do hủy hóa đơn.
  • Đối với các hóa đơn viết sai nhưng chưa kê khai, chỉ cần lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai mà không cần thủ tục hủy hóa đơn.
  • Đối với các hóa đơn viết sai đã kê khai, chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai và xuất hóa đơn mới, không cần thực hiện thủ tục hủy hóa đơn.

>> Tham khảo: Hóa đơn quà tặng không thu tiền và những điều doanh nghiệp cần biết.

3. Thủ tục huỷ hoá đơn điện tử

Cách hủy hóa đơn điện tử

Hướng dẫn huỷ hoá đơn điện tử đã phát hành.

Để hủy hóa đơn điện tử, bạn cần thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Lập thông báo về hóa đơn bị sai sót gửi cơ quan Thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT, được quy định tại Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã bị sai sót, sau đó gửi hóa đơn mới này cho người mua.

Bước 3: Tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã thông báo có sai sót.

Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn để làm căn cứ trong trường hợp cơ quan Thuế tiến hành thanh tra hoặc kiểm tra.

Bước 5: Kiểm tra thông báo về sai sót đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa và kiểm tra trạng thái của hóa đơn trên trang web https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ để đảm bảo rằng hóa đơn đã được hủy.

Việc thực hiện đúng các bước này sẽ giúp bạn đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật về hủy hóa đơn điện tử và tránh được các rủi ro pháp lý.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Mức phạt khi huỷ hoá đơn điện tử sai quy định

Mức phạt khi hủy hóa đơn sai quy định

Huỷ hoá đơn điện tử sai quy định bị phạt như thế nào?

Theo quy định tại Điều 27 của Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, các hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn sẽ bị xử phạt như sau:

(1) Cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định có tình tiết giảm nhẹ.

(2) Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với các hành vi sau đây:

– Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng.

– Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng.

– Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định (trừ trường hợp được miễn phạt cảnh cáo).

(3) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với các hành vi sau đây:

– Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định.

– Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật.

– Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai sót.

– Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định.

– Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật.

– Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.

>> Tham khảo: Điều kiện hoàn thuế TNCN năm 2024 – Hoàn thuế Online qua ứng dụng Etax mobile.

(4) Biện pháp khắc phục hậu quả:

– Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với các hành vi vi phạm như đã nêu ở các khoản 2b, 3b, c, d của Điều này.

Kết luận

Trên đây là bài viết từ Hoá đơn điện tử E-invoice, hướng dẫn quý khách về lý do huỷ hoá đơn điện tử và các bước thực hiện đúng quy định.

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/

 

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*