Để quản lý hóa đơn điện tử, mỗi doanh nghiệp cần sử dụng một giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng quy định. Trong bài viết này, E-invoice sẽ giúp quý khách có thêm thông tin và ra quyết định lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp.
1. Phần mềm hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Nói một cách dễ hiểu hơn, HĐĐT là hóa đơn được tạo lập, lưu trữ và quản lý trên môi trường điện tử thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống. HĐĐT có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy và được cơ quan thuế chấp nhận.
Phần mềm hóa đơn điện tử là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tạo lập, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách tự động và hiệu quả. Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống, doanh nghiệp sẽ sử dụng phần mềm để tạo hóa đơn điện tử, ký tên số và gửi cho khách hàng qua môi trường điện tử.
Đồng thời, phần mềm này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong các chứng từ, thủ tục, gửi báo cáo với cơ quan Thuế.
>> Tham khảo: Thời hạn kê hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp.
2. Tại sao cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử?
Phần mềm hóa đơn điện tử đang dần trở nên thiết yếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy lý do nào mà doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử ngay hôm nay?
2.1. Doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử từ 1/7/2022
Hệ thống hóa đơn phải chuyển đổi sang điện tử từ 1/7/2022.
Theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, cá nhân kinh doanh theo phương pháp kê khai có sử dụng hóa đơn bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.
Điều này có nghĩa là:
- Hóa đơn giấy không còn được sử dụng cho các giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 1/7/2022 trở đi.
- Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh chỉ được sử dụng hóa đơn điện tử để ghi chép hóa toán các khoản thu, chi liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình.
2.2. Lợi ích phần mềm hóa đơn điện tử mang lại
Việc áp dụng hóa đơn điện tử bắt buộc trên toàn quốc mang lại nhiều lợi ích cho chính doanh nghiệp cũng như công tác quản lý của cơ quan Thuế:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Tự động hóa quy trình tạo lập và quản lý hóa đơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn giấy.
- Tăng hiệu quả quản lý: Dễ dàng tra cứu, theo dõi tình trạng hóa đơn, đối chiếu thu chi, quản lý dòng tiền hiệu quả hơn. Dữ liệu tự động chuyển về cơ quan Thuế
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được ký số, lưu trữ trên hệ thống an toàn, đảm bảo tính chính xác, nguyên vẹn và chống giả mạo.
- Thân thiện với môi trường: Giảm thiểu sử dụng giấy tờ, góp phần bảo vệ môi trường.
Như vậy, sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh sẽ thúc đẩy tính minh bạch, phòng chống gian lận, lừa đảo và tiết kiệm nhiều chi phí so với hóa đơn giấy truyền thống.
>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp
Để lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, quý khách cần lưu ý một số tiêu chí chính bao gồm:
a, Uy tín của nhà cung cấp: Nhà cung cấp có uy tín là những đơn vị có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
b, Tính năng của phần mềm: Quý khách cần cân nhắc lựa chọn phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp như tạo lập hóa đơn, quản lý hóa đơn, báo cáo thống kê…
c, Giá thành: So sánh giá thành của các nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn phần mềm có mức giá phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Giá thành rẻ hay đắt có thể liên quan tới nhiều yếu tố khác như dịch vụ đi kèm, tính năng bổ sung trên phần mềm.
d, Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Chọn nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của doanh nghiệp. Khi phần mềm gặp vấn đề, đơn vị có dịch vụ hỗ trợ tốt sẽ giúp quý khách giải quyết nhanh chóng, hạn chế gián đoạn hoạt động.
>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định hiện hành 2024.
4. Đánh giá một số nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử
Hiện tại, ở Việt Nam đang có hơn 20 nhà cung cấp các giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử, được cấp phép bởi Bộ Công thương. Bảng dưới đây là danh sách một số phần mềm hóa đơn điện tử nổi bật:
Bảng: Danh sách phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến.
| Phần mềm hóa đơn điện tử | Một số ưu điểm |
| E-Invoice | – Phần mềm do công ty PTCN Thái Sơn phát triển. Đây là đơn vị có kinh nghiệm hơn 20 năm cung cấp giải pháp phần mềm doanh nghiệp.
– Hỗ trợ đầy đủ các chức năng cơ bản để tạo lập và quản lý hóa đơn điện tử. – Dễ dàng tích hợp với hệ thống phần mềm kế toán của doanh nghiệp. |
| MISA meInvoice | – Phần mềm phổ biến, nhiều người sử dụng.
– Dễ sử dụng, giao diện thân thiện. – Hỗ trợ nhiều tính năng, đáp ứng đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp. |
| VNPT Invoice | – Nhà cung cấp uy tín, có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực CNTT.
– Hệ thống ổn định, bảo mật cao. – Hỗ trợ đa dạng các dịch vụ liên quan đến hóa đơn điện tử. |
| Viettel-CA HĐĐT | – Phần mềm do Tập đoàn Viettel phát triển.
– Hỗ trợ nhiều tính năng tiện ích như tra cứu hóa đơn, đối chiếu thu chi, báo cáo thống kê… – Hệ thống an toàn, bảo mật cao. |
| BKAV eHoadon | – Phần mềm được phát triển bởi Tập đoàn BKAV, nổi tiếng về an ninh mạng.
– Hệ thống an toàn, bảo mật hàng đầu. – Hỗ trợ nhiều tính năng thông minh, tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn. |
Ưu điểm nổi bật của E-invoice.
E-invoice hiện nay là phần mềm hóa đơn điện tử được hơn 100.000 khách hàng doanh nghiệp tin dùng. Phần mềm được vận hành theo tiêu chuẩn bảo mật công nghệ thông tin quốc tế ISO/IEC: 27001. Quý khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm khi lựa chọn sử dụng E-invoice để quản lý hóa đơn điện tử.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi