Bạn thắc mắc định dạng XML của hóa đơn điện tử là gì? Vì sao hóa đơn điện tử lại có định dạng này? Cách tải và sử dụng nó ra sao? Tất cả sẽ được giải đáp chi tiết ngay trong bài viết này.
1. Định dạng XML của hóa đơn điện tử là gì?
Nhiều người khi sử dụng hóa đơn điện tử có thắc mắc định dạng XML của hóa đơn điện tử là gì. Thực tế, định dạng XML được hiểu đơn giản là bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử vì sao có dạng XML?
Bởi, theo đúng quy định pháp luật thì các đơn vị kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ phải lưu trữ đồng thời cả 02 file ở định dạng PDF và XML. Trong đó:
– File XML được mặc định là file chứa toàn bộ dữ liệu của hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa qua sửa đổi bất kỳ thông tin gì.
– File ở dạng PDF chính là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử, có vai trò tương ứng như một bản hóa đơn điện tử thông thường.
Với quy định trên thì file XML chính là bản định dạng quan trọng thể hiện đầy đủ về hóa đơn điện tử, tương đương như hóa đơn gốc bản giấy. Do đó, trong lưu trữ file XML của hóa đơn điện tử cần hết sức cẩn trọng, tuyệt đối không sửa chữa sau khi xuất file lần đầu để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn.
2. Làm thế nào để tải file XML bản thể hiện của hóa đơn điện tử?
Tải định dạng XML của hóa đơn điện tử thế nào là thắc mắc của không ít người dùng hiện nay.
Theo đó, ngoài việc có thể xem và tải file XML của hóa đơn điện tử trên website tra cứu của Tổng cục Thuế, người dùng cũng có thể tải file này trên hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
Chẳng hạn như với các doanh nghiệp kinh doanh hiện đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoioce của ThaisonSoft thì có thể tải file XML của hóa đơn điện tử theo các bước đơn giản sau:
Bước 1: Truy cập trang E-invoice
Trước tiên, muốn tải file XML của HĐĐT, bạn cần cần truy cập vào website của E-invoice theo đường link sau: https://einvoice.vn/.
Truy cập website E-invoice.
Bước 2: Chọn chức năng “TRA CỨU”
Tiếp theo, muốn tải hóa đơn điện tử ở định dạng XML, bạn chọn chức năng “TRA CỨU” để có thể xem rồi tải hóa đơn về.
Chọn chức năng “TRA CỨU”.
Bước 3: Tiến hành tra cứu và tải hóa đơn điện tử file XML
Trên giao diện tra cứu hóa đơn điện tử, bạn cần điền đúng mã hóa đơn muốn tải về để có thể tìm và tải về máy.
Điền thông tin để tiến hành tra cứu và tải hóa đơn.
Bạn cần nhập mã hóa đơn vào phần “Mã nhận hóa đơn”, nhập “Mã kiểm tra” rồi nhấn nút “TRA CỨU HÓA ĐƠN”
Bước 4: Tải hóa đơn điện tử file XML
Sau khi đã điền hoàn tất thông tin và nhấn tra cứu, bản hóa đơn điện tử bạn tải sẽ lập tức được hiển thị.
Hiển thị kết quả tra cứu.
Khi này, bạn cần kiểm tra để chắc chắn đã đúng hóa đơn mình cần tra cứu. Nếu đã chính xác, ở phần “Tải hóa đơn”, bạn nhấn chuột vào ô “Dạng XML” để có thể hoàn thành việc tải hóa đơn điện tử file xml về máy. Tới đây, quy trình tải hóa đơn điện tử định dạng XML được coi là thành công và hoàn tất.
3. Làm thế nào để đọc dc file XML hóa đơn điện tử?
Thực tế, bạn không thể tải về và mở xem định dạng XML của hóa đơn điện tử theo cách thông thường là nhấn vào file và mở xem. Thay vào đó, bạn có thể đọc ưu tiên chọn được hóa đơn điện tử file XML một cách đơn giản, dễ dàng hơn trên website E-invoice của ThaisonSoft.
Cách đọc hóa đơn điện tử file XML đơn giản trên iTaxViewer.
Cách đọc hóa đơn điện tử file XML được thực hiện như sau:
Bước 1: Bạn truy cập vào link này để có thể tiến hành đọc hóa đơn file XML. Thực tế, nhiều doanh nghiệp có sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice còn dùng trang này để tra cứu, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đã xuất.
Trang đọc file XML hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp sử dụng E-invoice.
Bước 2: Trên giao diện “Kiểm tra hóa đơn điện tử”, bạn cần nhập đầy đủ các thông tin được yêu cầu thì mới có thể đọc được file XML. Cụ thể, bạn nhấn “Chọn file” để tải file hóa đơn điện tử XML mà mình muốn đọc; tiếp đó nhập chính xác “Mã kiểm tra”; rồi cuối cùng nhấn ô “Kiểm tra hóa đơn”.
Hoàn tất thông tin được yêu cầu để đọc file XML hóa đơn.
Bước 3: Ngay sau đó, màn hình máy tính sẽ hiển thị chi tiết về hóa đơn điện tử file XML mà bạn muốn đọc.
Kết quả tra cứu của file XML hóa đơn điện tử.
Như vậy, bài viết trên đây đã gửi đến bạn những điều cơ bản cần biết về file XML của hóa đơn điện tử.
Mọi thắc mắc về file XML của hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:
Miền Bắc: 1900 4767
Miền Nam/Trung: 1900 4768
Để lại một phản hồi