Nguyên tắc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như thế nào? Hãy cùng hoadondientu.edu.vn tìm hiểu qua bài viết sau đây.

1. Thắc mắc của doanh nghiệp

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp thường chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để tránh trường hợp cơ quan chức năng không kết nối được Internet để tra cứu thông tin, khiến hàng hóa chậm trễ lưu thông.

>>Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử là gì

Bên cạnh đó, trước đây các công ty cũng thường phải chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để phục vụ công tác kế toán. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp đưa ra thắc mắc liệu có thể sử dụng hóa đơn điện tử do bên bán cung cấp để khấu trừ và tính vào chi phí hay bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra giấy, đóng dấu tròn của bên bán thì hóa đơn điện tử mới hợp pháp và được phép sử dụng trong công tác kế toán? Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thế nào là đúng?

2. Nguyên tắc chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được quy định rõ tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.  Theo đó, hóa đơn điện tử được phép chuyển đổi thành chứng từ giấy nhằm phục vụ mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được vận chuyển. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy chỉ được thực hiện một lần.

Chỉ được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy 01 lần

Hóa đơn điện tử được phép chuyển sang chứng từ giấy phải đáp ứng các điều kiện: Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc; Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy; Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Quy tắc ký hiệu riêng bao gồm dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” nhằm phần biệt giữa hóa đơn điện tử gốc và hóa đơn chuyển đổi.

Bên cạnh đó, hóa đơn  điện tử cần đảm bảo các yêu cầu về nội dung trên hóa đơn được quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và phải kèm theo chữ ký đại diện theo pháp luật và dấu của người bán.

Đối với nghiệp vụ kế toán, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử để tính vào chi phí và khấu trừ thuế. Nếu có nhu cầu lưu trữ chứng từ kế toán, khai thuế, lập báo cáo tài chính  doanh nghiệp có thể yêu cầu bên bán xuất hóa đơn chuyển đổi. Đơn vị kế toán của doanh nghiệp cũng có có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như: USB, đĩa CD và DVD; ổ cứng gắn ngoài… hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Hóa đơn giấy chuyển đổi có đầy đủ giá trị pháp lý khi đảm bảo được yếu tố toàn vẹn thông tin trên hóa đơn, có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên người thực hiện chuyển đổi hóa đơn được thực hiện theo quy định của luật pháp về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Để biết thêm thông tin về cách thức chuyển đổi hóa đơn điên tử, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/