Tra cứu hóa đơn điện tử là một nghiệp vụ đơn giản nhưng lại giúp kế toán và doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử vào rất nhiều mục đích khác nhau. Kể cả mục đích xác định tính hợp pháp của các hóa đơn đã lập.
1. Thông tin tra cứu hóa đơn điện tử sử dụng nhằm mục đích gì?
Ngày nay, chức năng tra cứu hóa đơn điện tử đã trở nên ngày càng phổ biến. Chức năng này giúp hỗ trợ đắc lực cho kế toán nói riêng và người dùng năng lực nói chung. Tuy nhiên, nhiều người dùng vẫn thắc mắc vì sao phải tra cứu hóa đơn điện tử hay sử dụng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử nhằm mục đích gì?
Thực tế, mục đích mà kế toán, người dùng cần tới chức năng tra cứu là bởi xuất phát từ những nhu cầu sau:
– Kiểm tra thông tin trên hóa đơn đã xuất;
– Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn;
– Kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn xác định xem hóa đơn đã được sử dụng hợp pháp hay chưa;
– Xác nhận lại các lỗi sai sót trên hóa đơn (nếu có) để nhanh chóng khắc phục, giảm thiểu tối đa rủi ro hóa đơn sai sót có thể xảy ra với doanh nghiệp
Ngoài ra, khi tra cứu, người dùng cũng có thể dễ dàng tải file hóa đơn tra cứu về máy, lưu lại để sử dụng sau này.
2. Cách tra cứu hóa đơn nhanh chóng, chính xác hiện nay
Muốn tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác, người dùng có thể sử dụng một trong hai cách dưới đây:
– Tra cứu hóa đơn trên hệ thống tra cứu của Tổng cục Thuế.
– Tra cứu hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Thông thường, để tối đa tính thuận tiện thì người dùng thường lựa chọn cách tra cứu ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
Dưới đây, bài viết sẽ hướng dẫn kế toán và doanh nghiệp tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft.
Bước 1: Truy cập website E-invoice
Bước đầu tiên để tra cứu hóa đơn điện tử là bạn cần truy cập vào website của E-invoice theo đường link sau: https://einvoice.vn/.
Truy cập website E-invoice.
Bước 2: Chọn chức năng “TRA CỨU”
Tại giao diện trang chủ, bạn nhấn chọn chức năng “TRA CỨU”.
Chọn chức năng “TRA CỨU”.
Bước 3: Nhập thông tin tra cứu
Khi giao diện tra cứu hóa đơn hiển thị, bạn cần tiến hành nhập các thông tin hóa đơn được hệ thống yêu cầu thì mới có thể tiến hành tra cứu hóa đơn. Cụ thể:
– Mã nhận hóa đơn;
– Mã kiểm tra.
Cuối cùng, bạn nhấn ô “TRA CỨU HÓA ĐƠN” để hệ thống thực hiện lệnh tra cứu.
Điền thông tin để tiến hành lấy hóa đơn điện tử.
Bước 4: Nhận kết quả tra cứu
Ngay sau khi đã điền hoàn tất thông tin và nhấn tra cứu, chỉ cần bạn đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của thông tin đã điền thì hệ thống sẽ nhanh chóng trả lại kết quả là tờ hóa đơn bạn cần tra cứu.
Chọn đúng định dạng mình cần để lấy hóa đơn điện tử về máy.
Với kết quả nhận được từ hệ thống, bạn hoàn toàn có thể sử dụng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử này vào các mục đích hợp pháp mà mình muốn.
Ngoài ra, bạn có thể tải tờ hóa đơn tra cứu này về thiết bị đang dùng bằng cách: nhấn chuột chọn “Dạng PDF” hoặc “Dạng XML” ở phần “Tải hóa đơn”.
>> Tham khảo: Quy định mới về hóa đơn điện tử theo Thông tư 88.
3. Vì sao doanh nghiệp nên nhanh chóng chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử
Chuyển đổi sử dụng HĐĐT không chỉ giúp thúc đẩy quá trình chuyển đổi số, hiện đại hóa doanh nghiệp mà đây hiện còn là quy định bắt buộc của Chính Phủ.
Trước đây, tại khoản 2, Điều 35, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải thực hiện hóa đơn điện tử. Thời hạn áp dụng chậm nhất là ngày 01/11/2020. Điều này đồng nghĩa rằng, thời hạn cuối cùng các đơn vị kinh doanh phải hoàn thành chuyển đổi HĐĐT là ngày 31/10/2020.
Tuy nhiên, ngày 19/10/2020, Chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong đó bãi bỏ khoản 2 Điều 35, Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Nội dung không bắt buộc các đơn vị kinh doanh phải chuyển đổi hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020. Thay vào đó, thời hạn bắt buộc hoàn thành chuyển đổi hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng từ ngày 01/07/2022.
Ngoài ra, lý do mà các đơn vị kinh doanh cũng nên nhanh chóng thực hiện chuyển đổi HĐĐT trước thời hạn là bởi các lợi ích HĐĐT mang lại. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng phần mềm HĐĐT giống như chiếc chìa khóa vàng, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tới 80% chi phí cho mỗi hóa đơn; giảm thiểu đến 90% các tranh chấp liên quan hóa đơn; đồng thời mở ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp nâng cao vị thế cạnh tranh, nhất là trong giai đoạn chuyển đổi số như hiện nay.
Như vậy, việc chuyển đổi HĐĐT vừa là nhiệm vụ cần thiết vừa là giải pháp hiệu quả giúp các doanh nghiệp tối ưu chi phí và gia tăng nhiều lợi ích lớn trong kinh doanh và phát triển.
Với hơn 18 năm hình thành và phát triển các giải pháp phần mềm, đến nay, ThaisonSoft đã trở thành một trong những nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín trên thị trường. E-invoice của ThaisonSoft hiện là phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất trong các doanh nghiệp FDI, được nhiều thương hiệu lớn lựa chọn và tin dùng: Aeon Mall, SamSung, CocaCola, Golden Gate, CGV,…
Để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi