Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là việc mọi doanh nghiệp đều phải thực hiện khi chuyển đổi sử dụng HĐĐT. Theo đó, các đơn vị kinh doanh cần xác định mình thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế hay HĐĐT không có mã của cơ quan thuế để tiến hành quy trình đăng ký phù hợp, đúng quy định pháp luật.
1. Vì sao phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?
Khi muốn chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử, trước tiên, các đơn vị kinh doanh phải tiến hành đăng ký sử dụng HĐĐT.
Bởi, tại Khoản 9, Điều 3, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Chính phủ đã quy định: “Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn điện tử khi không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế”.
Do đó, để đảm bảo tính hợp pháp khi dùng hóa đơn điện tử, các đơn vị kinh doanh bắt buộc phải tiến hành đăng ký với cơ quan thuế trước khi sử dụng.
>> Có thể bạn quan tâm: Quy định về hóa đơn điện tử.
2. Quy định đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế
Quy định đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế hiện nay.
2.1. Đối tượng áp dụng
Căn cứ theo Khoản 1, Điều 14, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ, các đơn vị kinh doanh dưới đây sẽ được phép đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế:
– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế sẽ sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
– Các hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, có sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên sẽ sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, các đơn vị kinh doanh này phải đáp ứng một trong những điều kiện dưới đây:
- Có doanh thu năm trước liền kề đạt từ 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng
- Có doanh thu năm trước liền kề đạt từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Riêng các hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
2.2. Quy trình đăng ký
Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, các đơn vị kinh doanh tiến hành theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
Các đối tượng kinh doanh được phép sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế sẽ truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.
Bước 2: Khai và nộp Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử
Thực tế, doanh nghiệp có thể khai và nộp tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT theo 02 cách:
+ Cách 1: Khai tờ khai trên phần mềm HTKK rồi nộp trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế;
+ Cách 2: Khai và nộp tờ khai trực tiếp trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Tờ khai mẫu số 01, ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hiện được áp dụng theo đúng Mẫu số 1: Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, được ban hành kèm theo Phụ lục của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
Bước 3: Chờ thông báo của Tổng cục Thuế
Theo quy định, sau khi các đơn vị kinh doanh đã gửi Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế thì cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm gửi lại phản hồi xác nhận chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký này.
Cụ thể, cơ quan thuế sẽ gửi lại Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này cho các đơn vị kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Thông báo sẽ được gửi trong khoảng 01 ngày làm việc, tính từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.
Tới đây, khi đã nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế, quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã được coi là hoàn tất và thành công.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Quy định đăng ký sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế
Quy định đăng ký sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế hiện nay.
3.1. Đối tượng áp dụng
Căn cứ theo Khoản 1, Điều 20, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ, các đơn vị kinh doanh được sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế khi thuộc những lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
Theo đó, các đơn vị kinh doanh trên sẽ được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Ngoại trừ các trường hợp nêu tại Khoản 3, Điều 20, Nghị định 119/2018/NĐ-CP này và các trường hợp đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.
3.2. Quy trình đăng ký
Thực tế, quy trình đăng ký sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế được áp dụng tương tự 03 bước trong quy trình đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế. Chỉ khác là trong tờ khai đăng ký, các đơn vị kinh doanh sẽ nhấn tích chọn loại hóa đơn “Không có mã của cơ quan thuế” mà thôi.
Trên đây, bài viết đã hướng dẫn chi tiết tới bạn và doanh nghiệp cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tuân thủ đúng quy định pháp luật về hóa đơn hiện hành.
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi