Thời điểm xuất hóa đơn điện tử quy định tại Nghị định số 254/2026/NĐ-CP

Từ ngày 01/7/2026, khung pháp lý về hóa đơn điện tử tại Việt Nam đã có sự thay đổi toàn diện khi Nghị định số 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ chính thức có hiệu lực. Văn bản này thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và được hướng dẫn chi tiết bởi Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính. Một trong những nội dung quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kế toán, thuế và dòng tiền của doanh nghiệp là quy định về thời điểm lập (xuất) hóa đơn điện tử, được quy định tập trung tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Thời điểm lập hóa đơn không còn chỉ phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa, mà chủ yếu dựa trên bản chất của giao dịch: chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa hoặc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Việc xác định đúng thời điểm này có ý nghĩa quyết định đến kỳ kê khai thuế GTGT, thuế TNDN, ghi nhận doanh thu và tránh rủi ro bị xử phạt hành chính.

1. Nguyên tắc chung về thời điểm lập hóa đơn

Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nguyên tắc cơ bản được quy định như sau:

• Đối với bán hàng hóa (bao gồm bán hàng hóa thông thường, bán hoặc chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia): Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Điều này có nghĩa là dù khách hàng thanh toán sau, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn ngay khi hàng hóa được giao và quyền sở hữu chuyển giao.
• Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu): Người bán được tự xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
• Đối với cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài): Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Tuy nhiên, nếu người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Điểm mới quan trọng là quy định này không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ. Như vậy, khi nhận tiền đặt cọc, doanh nghiệp chưa bắt buộc phải xuất hóa đơn, giúp giảm áp lực về dòng tiền và thủ tục trong giai đoạn đầu của hợp đồng.

2. Các trường hợp giao hàng hoặc bàn giao nhiều lần

Nếu giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn của dịch vụ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn cho từng phần hàng hóa, dịch vụ đã giao/bàn giao tương ứng. Không được gom toàn bộ vào một hóa đơn cuối cùng nếu việc giao/bàn giao đã hoàn thành từng phần. Quy định này nhằm đảm bảo tính kịp thời và trung thực của chứng từ.

3. Các trường hợp đặc thù theo ngành nghề

Nghị định 254 đã mở rộng và làm rõ nhiều nhóm ngành đặc thù tại khoản 4 Điều 9, phù hợp với đặc điểm đối soát dữ liệu và phương thức cung cấp dịch vụ:

• Đối với các dịch vụ phát sinh thường xuyên, số lượng lớn, cần thời gian đối soát số liệu giữa các bên (như điện, nước, viễn thông, truyền hình, logistics, bưu chính, chuyển phát, ngân hàng trừ cho vay, chứng khoán, bảo hiểm, thương mại điện tử, quảng cáo, công nghệ số, CNTT, vận tải hành khách bằng taxi/hợp đồng…): Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
• Đối với dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, sản phẩm/dịch vụ dữ liệu: Thời điểm hoàn thành đối soát cước, với hạn mức dài hơn (có thể đến 02 tháng tùy trường hợp cụ thể).
• Một số ngành khác như khám chữa bệnh: Được phép tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày (khi có in phiếu thu tiền như chụp, chiếu…). Nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn riêng thì phải lập ngay.
• Đối với hoạt động xây dựng, bất động sản, dầu khí, vận tải hàng không… cũng có mốc riêng gắn với nghiệm thu, xác định giá chính thức hoặc hoàn thành từng giai đoạn.

4. Giao dịch phát sinh ban đêm và một số điểm kỹ thuật

Theo khoản 5 Điều 9, đối với giao dịch phát sinh trong khung giờ từ 22:00 đến 06:00 sáng hôm sau, nếu doanh nghiệp không sử dụng phần mềm lập hóa đơn tự động thì được phép lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp sử dụng phần mềm tự động, hệ thống sẽ lập hóa đơn ngay tại thời điểm phát sinh nghĩa vụ.

Về ngày ký số và ngày lập hóa đơn: Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử phải được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm. Nếu thời điểm ký số khác với thời điểm lập hóa đơn, thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế (cấp mã hoặc chuyển dữ liệu) chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ một số trường hợp gửi theo bảng tổng hợp).

Người bán kê khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn, trong khi người mua kê khai theo thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung.

5. Ý nghĩa thực tiễn và khuyến nghị cho doanh nghiệp

Quy định mới về thời điểm xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP thể hiện sự chuyển dịch rõ nét từ “thanh toán” sang “bản chất giao dịch”. Điều này giúp minh bạch hơn trong quản lý thuế, giảm tình trạng xuất hóa đơn trễ hoặc sớm không đúng quy định, đồng thời phù hợp hơn với thực tiễn kinh doanh hiện đại (đặc biệt là dịch vụ số, thương mại điện tử và các ngành cần đối soát dữ liệu lớn).

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý một số rủi ro:

• Xuất hóa đơn sai thời điểm có thể bị xử phạt theo quy định tại Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn (mức phạt có thể lên đến hàng chục triệu đồng tùy mức độ).
• Ảnh hưởng đến kỳ kê khai thuế và dòng tiền nếu không kiểm soát tốt.
• Cần cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử để hỗ trợ xác định đúng mốc thời gian theo từng loại giao dịch.

Để tuân thủ hiệu quả, doanh nghiệp nên:

• Rà soát lại quy trình bán hàng, giao nhận và kế toán để gắn thời điểm xuất hóa đơn với chứng từ giao hàng/nghiệm thu.
• Đào tạo nhân viên kế toán, bán hàng về các trường hợp đặc thù của ngành mình.
• Thường xuyên đối chiếu với Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và các hướng dẫn của Cục Thuế (như Công văn 4831/CT-CS).
• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có tính năng cảnh báo thời điểm lập hóa đơn tự động.

Kết luận

Quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC là bước tiến quan trọng trong hoàn thiện hệ thống hóa đơn điện tử, hướng tới minh bạch, hiệu quả và phù hợp với nền kinh tế số. Doanh nghiệp chủ động nắm vững và áp dụng đúng sẽ không chỉ tránh rủi ro pháp lý mà còn nâng cao hiệu quả quản trị tài chính và tuân thủ thuế trong giai đoạn mới.

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/