Làm thế nào để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử nhanh chóng nhất 2020?

Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách làm thế nào để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác nhất 2020.

1. Vì sao phải làm đăng ký phát hành hóa đơn điện tử?

Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng được xem là điều kiện tiên quyết để các đơn vị kinh doanh có thể sử dụng, khởi tạo hóa đơn điện tử một cách hợp pháp.

Vì sao phải làm đăng ký phát hành hóa đơn điện tử?

Bởi, tại Khoản 2, Điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định rằng: Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử cần phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Theo đúng quy định mới nhất Thông tư 68/2019/TT-BTC, đăng ký phát hành hóa đơn điện tử sẽ được gửi kèm trong hồ sơ thông báo phát hành và phải gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 01 ngày, trước thời điểm đơn vị kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử.

Đối với những trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử nhưng chưa làm đăng ký phát hành hóa đơn điện tử thì sẽ bị coi là bất hợp pháp, phải chịu xử phạt theo quy định của pháp luật.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị

Cần chuẩn bị trước hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử.

Trước khi đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng gồm những yêu cầu như sau:

– Thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu TB01/AC (ban hành theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC). Cần có thêm 01 bản ở ở định dạng XML.

– Hóa đơn mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).

– Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 1 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC). Bản này phải được SCAN rồi đưa chung vào 01 bản ở định dạng word (.doc).

Theo đó, doanh nghiệp có thể tự tạo hóa đơn mẫu và Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà mình sử dụng, chẳng hạn như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft. Hoặc có thể nhờ tới sự hỗ trợ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử cho đơn vị mình để có được 2 file tài liệu này.

Còn đối với Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu TB01/AC, doanh nghiệp có thể tự tạo ngay trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) bằng cách sau:

– Đăng nhập tài khoản vào HTKK

– Trên giao diện chính, nhấn chọn “Hóa đơn”, chọn tiếp “Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)”, rồi điền ngày tháng doanh nghiệp sẽ gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế trên cửa sổ “Kỳ tính thuế” được hiển thị trên màn hình.

Chọn Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC).

Cửa sổ “Kỳ tính thuế”.

– Tiếp đó, trên giao diện “Thông báo phát hành hóa đơn”, điền đầy đủ và chính xác các thông tin trên tờ khai TB01/AC rồi nhấn ô “Ghi” để lưu lại và chọn “Kết xuất XML” để có thể tải về máy tính.

Giao diện “Thông báo phát hành hóa đơn”.

3. Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử chỉ với 4 bước cực nhanh chóng

Để có thể đăng ký phát hành hóa đơn điện tử đúng cách, đảm bảo nhanh chóng, hiệu quả, doanh nghiệp có thể là theo 04 bước dưới đây:

– Bước 1: Truy cập vào trang cổng thông tin của Tổng cục Thuế tại đây.

– Bước 2: Trên giao diện chính của trang, nhấn chọn ô “Đăng nhập” ở góc trên bên phải màn hình và tiến hành đăng nhập.

Nhấn nhấn ô “Đăng nhập” ở góc trên bên phải màn hình.

– Bước 3: Trên giao diện chính của trang, chọn chức năng “Tài khoản”, chọn tiếp “Đăng ký thêm tờ khai”.

Tại giao diện “Thông báo hóa đơn”, tích chọn “TB01/AC-Thông báo phát hành hóa đơn” rồi nhấn “Tiếp tục”.

– Bước 4: Chọn chức năng “Nộp tờ khai” trên giao diện chính để có thể tải file Thông báo phát hành hóa đơn định dạng XML lên để gửi tới cơ quan thuế.

– Bước 5: Chọn chức năng “Tra cứu” trên giao diện chính, tại mục “Tờ khai” chọn “TB01/AC-Thông báo phát hành hóa đơn” để bảng Kết quả tra cứu được hiển thị.

Tra cứu để chắc chắn doanh nghiệp đã nộp hồ sơ thông báo phát hành HĐ ĐT.

Tại bảng Kết quả tra cứu, nhấn chuột vào ô “Gửi phụ lục” của tờ thông báo phát hành mới gửi để đính kèm thêm File word Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và file mẫu hóa đơn điện tử.

Giao diện bảng Kết quả tra cứu.

Tới đây, các bước nộp hồ sơ đăng ký phát hành HĐĐT của doanh nghiệp đã được coi là hoàn tất. Doanh nghiệp chỉ cần chờ 1-2 ngày để nhận được thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế là đã có thể lập xuất hóa đơn điện tử hợp pháp.

>> Có thể bạn quan tâm: Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành như thế nào.

Như vậy, bài viết trên đây đã giúp bạn và doanh nghiệp lý giải cách làm thế nào để đăng ký nhanh chóng nhất.

Mọi thắc mắc về phát hành hóa đơn điện tử qua mạng hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:

Miền Bắc: 1900 4767

Miền Nam/Trung: 1900 4768