Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định là ngày 01//11/2020. Điều đó có nghĩa là các doanh nghiệp cần nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp và tổ chức nào cũng có đủ năng lực về công nghệ để tự phát triển phần mềm và duy trì hoạt động liên quan đến hóa đơn điện tử mà sẽ phải sử dụng dịch vụ từ bên thứ ba. Bài viết hôm nay của hoadondientu.edu.vn sẽ cung cấp đến quý độc giả một số tiêu chí để đánh giá và lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phù hợp.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo định nghĩa được quy định trong Thông tư 32, hóa đơn điện tử được hiểu là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cũng như Cơ quan Thuế.
1.1. Đối với doanh nghiệp
Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp:
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
- Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính
- Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như: email. sms …
Có thể nói, đây là giải pháp đột phá nhằm thay thế cho việc sử dụng hóa đơn giấy vốn đang bộc lộ nhiều điểm bất cập, gây lãng phí nguồn lực cho xã hội và không phù hợp với bối cảnh phát triển hiện nay.
1.2. Đối với Cơ quan Thuế
Hóa đơn điện tử đem lại nhiều lợi ích với công tác quản lý của Cơ quan Thuế như:
- Ngăn chặn tình trạng trốn thuế, làm giả hóa đơn, chứng từ.
- Giảm thiểu thủ tục hành chính.
- Hỗ trợ doanh nghiệp kê khai và nộp thuế nhanh chóng với hình thức điện tử.
2. Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Như vậy, các doanh nghiệp sẽ phải đáp ứng rất nhiều điều kiện về cơ sở hạ tầng kĩ thuật và con người. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có thể dễ dàng sử dụng hóa đơn điện tử nếu sử dụng dịch vụ từ đơn vị cung cấp chuyên nghiệp.
3. Tại sao các doanh nghiệp nên tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyên nghiệp?
Việc sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử từ đơn vị cung cấp phần mềm chuyên nghiệp giúp các doanh nghiệp hưởng lợi như sau:
- Tiết kiệm chi phí khi không phải đầu tư quá nhiều cho cơ sở hạn tầng kĩ thuật.
- Được sự hỗ trợ từ các chuyên gia trong ngành có kinh nghiệm triển khai cho nhiều doanh nghiệp với đủ quy mô và lĩnh vực khác nhau
- Phần mềm được cập nhật nhằm đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn về an toàn thông tin và các quy định có liên quan đến hóa đơn điện tử.
4. Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử đạt chuẩn cần đáp ứng điều kiện gì?
Trong Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định về đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đến doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện sau:
- Đơn vị cung cấp phải là doanh nghiệp có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoạt động tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài thì phải có giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy phép đầu tư trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Nếu đơn vị cung cấp là ngân hàng thì ngân hàng này phải đăng ký dịch vụ cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực ngân hàng.
- Doanh nghiệp có phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán theo quy định, bao gồm lập, phát hành, lưu trữ, quản lý hóa đơn.
- Đơn vị phải có kinh nghiệm triển khai giải pháp công nghệ thông tin trong trao đổi dữ liệu điện tử giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp hoặc giữa tổ chức và tổ chức.
- Nhà cung cấp phải đảm bảo hệ thống thiết bị, kỹ thuật đủ khả năng đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.
- Phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng bảo mật tốt, có thể phát hiện và cảnh báo những truy cập bất hợp pháp. Tính toàn vẹn của dữ liệu trong khi trao đổi giữa các bên tham gia phải được đảm bảo.
- Doanh nghiệp phải có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu để dự phòng trường hợp gặp sự cố hệ thống liên quan đến tính toàn vẹn dữ liệu.
- Phần mềm phải lưu trữ được kết quả các lần truyền nhận giữa người mua – người bán – cơ quan thuế. Quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trên hệ thống.
- Nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử định kỳ 6 tháng phải gửi mẫu báo cáo 03 đính kèm trong Thông tư 32/2011/TT-BTC với nội dung: Số lượng đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử và số lượng hóa đơn đã sử dụng.
Nói cách khác, để được cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, các đơn vị phải đáp ứng tối thiểu 8 điều kiện theo quy định. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của đội ngũ phát triển nội dung từ hoadondientu.edu.vn thì một đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín sẽ có thêm những đặc điểm khác nhằm đảm bảo dịch vụ liên tục đến khách hàng.
5. Giới thiệu đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay
Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice.
Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay vì những lý do sau đây:
5.1. Đáp ứng đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử
Thái Sơn là một trong những đơn vị tiên phong trong phát triển phần mềm hóa đơn điện tử, được Cục Thuế Hà Nội thẩm định và công nhận là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đạt chuẩn.
5.2. Sản phẩm cung cấp có đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ hóa đơn cần thiết
Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice của Thái Sơn được thiết kế để đáp ứng tốt nhất các nghiệp vụ có liên quan đến xử lý hóa đơn chứng từ. Những tính năng cơ bản của sản phẩm này có thể kể đến như:
- Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
- Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
- Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
- Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ
Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập, gửi hóa đơn cho khách hàng bằng phương tiện điện tử, giúp giảm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp.
5.3. Cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử dễ sử dụng
Dễ sử dụng là tiêu chí thứ 3 giúp bạn và doanh nghiệp nhận biết được nhà cung cấp hóa đơn điện tử tốt, uy tín nhất hiện nay. Bởi, phần mềm càng dễ sử dụng thì càng thân thiện với người dùng, các bước quy trình tiến hành với hóa đơn nhờ thế được đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí mà vẫn mang lại hiệu quả cao cho các doanh nghiệp.
Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice được nghiên cứu và hoàn thiện về mặt trải nghiệm người dùng nhằm giúp các doanh nghiệp sử dụng nhanh chóng và dễ dàng.
5.4. Cập nhật, áp dụng công nghệ tiên tiến nhất trong bảo mật an toàn hóa đơn
Dữ liệu hóa đơn điện tử luôn là một trong những thông tin vô cùng quan trọng, liên quan đến bí mật doanh nghiệp và rất cần được bảo mật. Do đó, một nhà cung cấp hóa đơn điện tử càng tốt, càng uy tín sẽ càng chú trọng đến vấn đề này để có thể tối đa hóa bảo mật dữ liệu thông tin cho khách hàng sử dụng.
Nhận thấy được tầm quan trọng của bảo vệ thông tin khách hàng, Công ty Thái Sơn đã tiên phong áp dụng công nghệ Blockchain vào phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice nhằm nâng cao tính bảo mật cho sản phẩm tuyệt vời này.
5.5. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7
Cuối cùng, việc đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh rất quan trọng. Điều này không chỉ tăng khả năng thành công trong thương vụ mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp, ngay cả đối với việc xử lý hóa đơn.
Không những thế, yêu cầu về dịch vụ hỗ trợ 24/7 hiện đã được luật pháp hóa, trở thành điều kiện đối với một đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử trong Thông tư 68/2019/TT-BTC mới ban hành gần đây nhất. Vì vậy, một nhà cung cấp hóa đơn điện tử tốt sẽ phải rất chú trọng tới vấn đề này.
Thái Sơn là một trong số ít những doanh nghiệp trên thị trường cung cấp đến khách hàng của mình dịch vụ hỗ trợ 24/7 nhằm giúp khách hàng có thể nhanh chóng xử lý các vấn đề có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Kết luận
Như vậy, bài viết từ hoadondientu.edu.vn đã gửi đến độc giả những tiêu chí để lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín.
Ngoài ra, để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi