Ký nháy là loại chữ ký thường gặp trong các văn bản hành chính, hợp đồng. Chữ ký nháy có vai trò quan trọng trong việc xác nhận và hoàn thiện một văn bản. Vậy ký nháy là gì? Quy định về chữ ký nháy như thế nào? Tại sao chúng lại được sử dụng rộng rãi như vậy? Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!
1. Ký nháy là gì?
Ký nháy (ký tắt) là chữ ký của người có trách nhiệm nhằm xác định văn bản trước khi trình cho người ký chính thức. Vai trò của chữ ký nháy nhằm xác định văn bản đã được kiểm tra về nội dung, hình thức và các thủ tục ban hành có liên quan đến văn bản.
Ký nháy là loại chữ ký thường gặp trong các văn bản hành chính, hợp đồng.
Thông thường, chữ ký nháy được đặt ở cuối dòng, cuối đoạn văn bản hoặc cuối mỗi trang văn bản. Trong các văn bản hành chính, chữ ký nháy có thể được đặt ở cạnh chữ “Nơi nhận” trong phần ghi tên đơn vị nhận văn bản. Người ký nháy chỉ cần ký tắt chữ ký của mình tại các vị trí xác định trong văn bản.
2. So sánh chữ ký nháy và chữ ký chính thức
Chữ ký nháy và chữ ký chính thức là hai loại chữ ký thường gặp trong văn bản hành chính. Mặc dù đều là hình thức ký tên, nhưng chúng có những đặc điểm và mục đích sử dụng khác nhau. Cụ thể:
- Chữ ký nháy
Chữ ký nháy thường là chữ ký tắt hoặc ký hiệu đơn giản được sử dụng tại một số vị trí cần thiết. Chữ ký nháy thường được đặt ở cuối văn bản, cuối câu, cuối đoạn văn nhằm xác nhận văn bản đã được kiểm tra về nội dung, hình thức trước khi trình lên người có thẩm quyền chính thức.
- Chữ ký chính thức
Chữ ký chính thức là chữ ký đầy đủ, thường là tên của người ký. Chữ ký chính thức thường được dùng cho các tài liệu quan trọng, hợp đồng, văn bản có tính pháp lý cao, thể hiện sự chấp thuận, cam kết hoặc xác nhận của người ký với nội dung văn bản.
Như vậy, chữ ký chính thức có giá trị pháp lý, trong khi chữ ký nháy không có giá trị pháp lý. Đây là điểm khác biệt quan trọng của hai loại chữ ký này.
>>> Xem thêm: Chữ ký số. dịch vụ chữ ký số.
3. Cách ký nháy và đóng dấu đúng chuẩn
Việc ký nháy và đóng dấu trong văn bản hành chính là một quy trình quan trọng, đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và minh bạch của văn bản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách ký nháy và đóng dấu đúng chuẩn:
3.1. Cách ký nháy đúng chuẩn quy định như thế nào?
Mục II, Phụ lục I, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về chữ ký như sau:
- Trường hợp ký thay mặt tập thể, phải ghi chữ viết tắt “™” lên trước tên của tập thể lãnh đạo hoặc tên của tổ chức, cơ quan.
- Viết chữ viết tắt “Q” trước chức vụ của người đứng đầu trong trường hợp được giao quyền cấp trưởng.
- Viết chữ viết tắt “KT” trước chức vụ của người đứng đầu trong trường hợp ký thay cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Viết tắt chữ “TL” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong trường hợp ký thừa lệnh.
- Viết tắt chữ “TUQ” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong trường hợp ký thừa ủy quyền.
Cách ký nháy và đóng dấu chuẩn quy định như thế nào?
3.2. Cách đóng dấu văn bản theo đúng chuẩn quy định
- Đóng dấu của cơ quan, tổ chức: Đóng dấu đặt bên trái chữ ký và trùm lên ⅓ chữ ký.
- Đóng dấu treo: Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục, dấu được đóng lên trang đầu và trùm lên một phần tên Cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
- Dấu giáp lai: Đóng dấu ở vị trí khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. Mỗi dấu giáp lai chỉ đóng tối đa 5 tờ văn bản.
4. Giải đáp một số thắc mắc về ký nháy
- Ai có quyền ký nháy?
Người ký nháy là người soạn thảo văn bản hoặc kiểm tra nội dung văn bản. Ngoài ra, quyền ký nháy có thể giao cho người khác tùy theo quy định của Cơ quan, tổ chức.
- Ký nháy bên trái hay bên phải?
Tùy theo quy định của từng tổ chức, vị trí ký nháy có thể nằm bên trái hoặc bên phải của chữ ký.
Tóm lại, ký nháy là một phần quan trọng trong quá trình xử lý văn bản hành chính. Việc ký nháy đúng cách giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong công việc. Hy vọng qua https://hoadondientu.edu.vn/ , độc giả đã hiểu rõ ký nháy là gì và các quy định liên quan đến ký nháy. Nếu còn bất kỳ vấn đề nào thắc mắc, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ.
Để lại một phản hồi