Trường hợp hóa đơn điện tử có vấn đề sai sót, tùy theo trường hợp mà kế toán có thể áp dụng điều chỉnh hóa đơn điện tử hoặc hình thức khác. Kế toán cần nắm được khi nào cần điều chỉnh, khi nào cần hủy hóa đơn, và thủ tục như thế nào? Tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã hướng dẫn cụ thể về vấn đề này.
1. Khi nào cần điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có sai sót sẽ xử lý theo những cách sau:
1.1. Hủy hóa đơn điện tử
Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót, người bán sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử sai sót, lập hóa đơn mới, ký số và gửi cho cơ quan thuế cấp mã sau đó gửi cho người mua.
>> Tham khảo: Tổng hợp các Thông tư mới nhất về hóa đơn điện tử.
Một số trường hợp sẽ áp dụng hủy hóa đơn điện tử.
1.2. Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót, không cần lập lại hóa đơn
Trường hợp hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) đã gửi cho người mua nhưng người bán hoặc người mua phát hiện sai sót về tên, địa chỉ nhưng không sai sót về mã số thuế và các nội dung khác thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót, không cần lập lại hóa đơn.
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
1.3. Điều chỉnh hóa đơn điện tử
Trường hợp hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) đã gửi cho người mua nhưng người bán hoặc người mua phát hiện sai sót về mã số thuế, tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn sai quy cách, chất lượng thì có thể chọn một trong hai cách:
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn có sai sót.
Trường hợp lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.
1.4. Người bán kiểm tra hóa đơn sai sót
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan này thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra sai sót.
Như vậy, điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện trong trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện ra sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng.
2. Thủ tục điều chỉnh hóa đơn điện tử
Theo Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC:
– Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Trường hợp cần điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai sót thì người bán dùng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh nghiệp vụ.
– Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót thì các lần xử lý sau người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
– Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót: ghi dấu dương đối với điều chỉnh tăng và ghi dấu âm điều chỉnh giảm đúng với thực tế điều chỉnh.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Lưu ý khi lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT
Có 2 lưu ý khi lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT mà doanh nghiệp cần lưu ý như sau:
- Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo điều chỉnh cho một hoặc nhiều hóa đơn sai sót.
- Người bán có thể gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn.
Lưu ý khi lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp doanh nghiệp chậm nộp Mẫu số 04/SS-HĐĐT sẽ bị xử phạt theo quy định tại Điều 29, Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Tùy theo mức độ vi phạm mà người bán sẽ bị áp dụng các mức xử phạt khác nhau, nhẹ nhất là cảnh cáo và mức phạt cao nhất có thể lên tới 15 triệu đồng.
Trên đây là Hướng dẫn thủ tục điều chỉnh hóa đơn điện tử. Không phải trường hợp nào cũng áp dụng điều chỉnh hóa đơn khi xảy ra sai sót nên kế toán cần lưu ý để xử lý đúng quy định.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi