Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử là biểu mẫu quan trọng trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử. Một số trường hợp xảy ra sai sót trên hóa đơn, kế toán sẽ phải tiến hành thu hồi hóa đơn để xử lý. Vậy các trường hợp nào áp dụng biên bản này và cách lập như thế nào?
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử có được xuất âm không?
1. Khi nào cần thu hồi hóa đơn?
Căn cứ theo Điều 26, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xử lý đối với hóa đơn mua của cơ quan thuế đã lập, trường hợp đã lập và giao cho người mua nhưng chưa thực hiện giao giao hàng, cung cấp dịch vụ hoặc đã lập và giao cho người mua, hai bên chưa thực hiện kê khai thuế nếu phát hiện ra vấn đề sai sót phải hủy bỏ, thì người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.
Như vậy, theo quy định này, người bán và người mua nếu phát hiện sai sót phải hủy bỏ thì lập biểu mẫu thu hồi trong 2 trường hợp:
(1) Hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng, cung cấp dịch vụ;
(2) Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Cách lập biên bản thu hồi hóa đơn
Cách lập biểu mẫu thu hồi hóa đơn.
Khi lập biểu mẫu thu hồi hóa đơn đã lập, doanh nghiệp thực hiện theo các hướng dẫn như sau:
Các nội dung cần lưu ý
- Thông báo về việc thu hồi hóa đơn điện tử: Nêu rõ lý do, thời gian.
- Thông tin về hóa đơn điện tử: Mã số hóa đơn, ngày cấp, số lượng, giá trị, tên và địa chỉ của người bán, người mua.
- Thông tin các bên liên quan: Ghi tên, địa chỉ, số điện thoại và email của người bán, người mua và nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử.
- Phương thức thu hồi: Nêu rõ cách thức thực hiện (gửi lại email, fax hoặc trả về trực tiếp cho bên liên quan).
- Ngày lập và ký tên: Kết thúc biên bản bằng việc ghi rõ ngày lập và ký tên của người lập biên bản.
>> Tham khảo: Tổng hợp quy định mới về chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2024.
Lưu ý khi thu hồi hóa đơn
Khi lập biên bản để thu hồi hóa đơn cần lưu ý những nội dung sau:
- Thời gian trên biên bản phải trùng với thời gian ghi trên hóa đơn mới.
- Trình bày được lý do, sai sót ở mục nào. Phải ghi đúng hóa đơn về số, ngày tháng, ký hiệu,… xuất hóa đơn mới số, ngày tháng, ký hiệu,…
- Hai bên ký và ghi rõ tên người đại diện pháp luật và đóng dấu xác nhận vào biên bản, sau đó mới xuất lại hóa đơn mới thay thế.
Ví dụ minh họa
Vào ngày 10/05/2024, Công ty X bán hàng, lập hóa đơn GTGT và đã giao cho khách hàng. Tuy nhiên, đến ngày 20/07/2024 Công ty A phát hiện ra đơn giá ghi trên hóa đơn bị sai. Trường hợp này, Công ty X sẽ phải tiến hành lập biên bản thu hồi hóa đơn GTGT sau đó xuất lại với mức giá đúng cho khách hàng.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, biểu mẫu để thu hồi hóa đơn như sau:
Biểu mẫu thu hồi hóa đơn.
Trên đây là hướng dẫn lập biên bản thu hồi hóa đơn. Doanh nghiệp cần lưu ý các trường hợp cần lập, khi lập biên bản, doanh nghiệp cần lưu ý một số nội dung về thời gian, lý do, ký và đóng dấu lên biên bản theo quy định.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi