Lưu hóa đơn điện tử cần phải tuân theo những quy định và điều kiện gì? Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc trên và hiểu hơn về cách cách lưu hóa đơn điện tử đúng theo quy định mới nhất của pháp luật.
Hướng dẫn cách lưu hóa đơn điện tử đúng quy định mới nhất
1. Tại sao cần lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo Luật Kế toán và Luật giao dịch điện tử, bên bán hàng cần lưu hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy.
Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn này giúp bên mua không những chủ động hơn mà còn giúp tránh tình trạng bị phụ thuộc vào website hay phần mềm hóa đơn điện tử của bên bán.
Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử
Căn cứ Khoản 1 Điều 11 về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử của Thông tư 32/2011/TT-BTC, việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải tuân theo quy định sau đây:
– Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
– Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Chẳng hạn như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
2. Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử
Điều kiện bắt buộc khi lưu trữ hóa đơn điện tử
Cũng theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử khi đã lập, được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu thì phải thỏa mãn các điều kiện sau đây:
- Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.
- Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó.
- Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
3. Giải pháp lưu hóa đơn điện tử hiệu quả, phổ biến nhất hiện nay
Nếu doanh nghiệp đang thắc mắc lưu hóa đơn điện tử như thế nào cho hiệu quả thì giải pháp tốt nhất chính là sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.
E-invoice – Giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử phố biến nhất hiện nay
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm hóa đơn giúp doanh dễ dàng quản lý và lưu trữ. Trong đó, E-invoice đang là giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến, được nhiều tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn nhất, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn FDI.
Không chỉ đáp ứng đầy đủ các tính năng về hóa đơn điện tử như: tạo, phát hành, điều chỉnh, hủy bỏ, lưu trữ,… phần mềm E-invoice còn mang đến cho người dùng trải nghiệm vô cùng dễ dàng khi sử dụng.
Đặc biệt, với đột phá tiên phong ứng dụng công nghệ Blockchain vào hóa đơn điện tử, E-invoice nâng cấp bảo mật hóa đơn điện tử của doanh nghiệp lên mức tối đa, đảm bảo tính an toàn gần như tuyệt đối khi sử dụng và lưu hóa đơn điện tử.
Mọi thắc mắc cần được giải đáp về E-invoice hay phần mềm lưu hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay, bạn có thể liên hệ ngay Hotline 024.37545222 để được tư vấn hoàn toàn miễn phí.
Để lại một phản hồi