Xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy là một trong những nghiệp vụ mà bất cứ kế toán nào cũng phải nắm được, tuy nhiên đối với một số bạn mới làm lần đầu sẽ rất lúng túng hoặc chưa biết cách xuất hóa đơn điện tử bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn các bạn cách xuất hóa đơn nhanh chóng hiệu quả nhất.
Xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy? Quy trình xuất hóa đơn điện tử chung
1. Tại sao phải xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy?
Hóa đơn điện tử hiện nay rất phổ biến được đa số các bên áp dụng, nhưng dù sử dụng hóa đơn điện tử nhưng trong một số trường hợp khách hàng vẫn cần doanh nghiệp xuất hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm, hàng hóa. Xuất hóa đơn điện tử để:
- Phục vụ trong việc lưu thông hàng hóa trên đường, trình giấy tờ lên các cơ quan chức năng chứng minh nguồn gốc hàng hóa tránh việc bị thu hồi hay giữ hàng hóa phục vụ công tác điều tra ảnh hưởng đến thời gian xuất nhập hàng.
- Phục vụ việc bán hàng của các nhân viên kinh doanh. Một số nhân vIên kinh doanh khi đi thị trường giới thiệu sản phẩm của mình sẽ cần đến hóa đơn để tạo sự tin tưởng thuyết phục khách hàng mua sản phẩm của mình.
- Xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy theo yêu cầu phục vụ một nghiệp vụ kế toán nào đó của các cơ quan chức năng liên quan.
- Xuất hóa đơn theo yêu cầu của khách hàng phục vụ cho công việc của họ được thuận lợi
- Xuất hóa đơn phục cho khách kiểm kê, kiểm soát, sản phẩm đã mua được dễ dàng thuận tiện thường là trong siêu thị, cửa hàng tiện lợi, nhà hàng…
Có rất nhiều lý do buộc doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy, thực hiện xuất hóa đơn cần đảm bảo nhanh chóng và thuận tiện nhất có thể.
2. Xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy như thế nào? Quy trình xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy
Hiện nay có rất nhiều các phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn có thể sử dụng cho doanh nghiệp, cửa hàng của mình. Do đặc thù từng phần mềm hóa đơn điện tử mà xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy sẽ có những thao tác cụ thể khác nhau, tuy nhiên thì sẽ có một quy trình chung cho việc xuất hóa đơn điện tử mà bất cứ ai làm một lần là có thể nhớ và nắm rõ.
Các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử
Quy trình xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy gồm 5 bước sau:
- Bước 1: Truy cập đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử đã được cài đặt.
- Bước 2: Lựa chọn chức năng “In chuyển đổi” hóa đơn.
- Bước 3: Nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi.
- Bước 4: Thực hiện thao tác kết xuất in hóa đơn từ thiết bị điện tử được kết nối bằng cách click vào nút “In chuyển đổi”.
- Bước 5: Nhận hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy từ máy in, ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn.
Khi xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy, các hóa đơn này chưa có giá trị pháp lý, để hóa đơn có giá trị pháp lý thì buộc người đại diện chịu trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp phải ký tên và đóng dấu của doanh nghiệp. Chữ ký và dấu của doanh nghiệp là căn cứ để xác nhận hóa đơn có giá trị, việc mua bán là thật và không giả mạo
3. Xuất hóa đơn điện tử dễ dàng với phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice
Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử được đánh giá tốt nhất hiện nay với nhiều tính năng vượt trội như dễ sử dụng, bảo mật tối ưu, tự thiết kế mẫu hóa đơn cho doanh nghiệp, có thể xuất lập hóa đơn ngay trên thiết bị điện thoại di động mọi lúc mọi nơi.
Quản lý hóa đơn bằng phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice
Xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy dễ dàng với phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, bạn chỉ cần đăng nhập phần mềm, thực hiện điền đầy đủ vào các mục của hóa đơn cần xuất hoặc tìm chọn hóa đơn cần xuất đã có sẵn theo mã số hóa đơn. Xuất hóa đơn bằng cách click chuột vào nút xuất hóa đơn, các hộp thoại hiện lên và làm theo hướng dẫn. Cuối cùng click và nút “In chuyển đổi” hóa đơn điện tử đã được xuất ra hóa đơn giấy thành công.
Phần mềm E-Invoice được nghiên cứu và phát triển bởi Công ty Phát triển phần mềm Công nghệ Thái Sơn một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử. Trải qua 17 năm hoạt động công ty đã cung cấp dịch vụ cho hơn 100.000 doanh nghiệp, hộ kinh doanh, các tổ chức cá nhân, tiêu biểu có thể kể đến như: Samsung, Coca-Cola, Honda, Toyota, Yamaha, Big C, Aeon Mall, Grab, DHL, Golden Gate…
Để lại một phản hồi