
Bạn sử dụng hóa đơn điện tử và lúng túng không biết cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử cho đúng. Vậy thì đừng bỏ qua bài viết này để có cho mình cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác nhất nhé.
1. Vì sao phải ký số lên hóa đơn điện tử?
Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử được xem là tiêu thức nội dung nhất định, không thể thiếu để đảm bảo tính hợp pháp của mỗi hóa đơn số khi lập và xuất.
Điều này đã được quy định rất rõ tại Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC mới ban hành gần đây nhất của Bộ Tài chính.
Cụ thể hơn về tiêu thức chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua và người bán cũng được Bộ Tài chính quy định trong điểm đ, Điều 3, Thông tư số 68/2019/TT-BTC. Cụ thể:
– Nếu người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; còn nếu người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
– Với người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua phải ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn.
– Với những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số hay chữ ký điện tử của người bán và người mua thì sẽ được áp dụng theo quy định tại Khoản 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử là gì?
2. Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử đúng nhất
Khi tiến hành cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử, bạn và doanh nghiệp có thể dùng 1 trong 2 cách là ký số qua Java hoặc ký số qua Extension EINVOICE Signing.
Có 02 cách doanh nghiệp có thể lựa chọn để ký chữ ký số lên HĐĐT.
Để có thể tiến hành cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử qua Extension EINVOICE Signing, bạn thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Chuẩn bị
Chuẩn bị chính là bước đầu tiên của cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác.
Theo đó, bạn cần phải chuẩn bị trước chữ ký số đáp ứng các tiêu chí dưới đây:
- Chữ ký số phải còn hiệu lực.
- Đảm bảo đã cài đặt phần mềm đọc thông tin token chuyên dụng trên máy tính đang sử dụng.
- Đảm bảo đã cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử trên máy tính sẽ sử dụng để lập xuất hóa đơn và ký số.
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử
Bạn tiến hành đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình đang sử dụng để có thể lập hóa đơn điện tử và ký số lên hóa đơn.
Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử.
Bước 3: Chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”
Trên giao diện chính của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”, chọn tiếp “2. Quản lý ký số hóa đơn”. Ngay sau đó, giao diện “Quản lý ký hóa đơn” sẽ được hiển thị.
Chọn mục “Quản lý ký số hóa đơn” để thực hiện ký chữ ký số.
Tại đây, bạn sẽ thấy các hóa đơn chưa được ký số và cần phải tiến hành ký số. Trường hợp không còn hóa đơn nào phải ký số, bạn có thể khởi tạo hóa đơn và sau đó quay lại để thực hiện ký số.
Bước 4: Chọn hóa đơn điện tử cần ký số
Vẫn trên giao diện “Quản lý ký hóa đơn”, bạn nhấn dấu tích chọn vào ô hóa đơn cần ký số (hoặc nếu không thấy hóa đơn cần ký số, bạn có thể nhập mã hóa đơn vào ô “Số hóa đơn” để dễ dàng tìm kiếm).
Giao diện “Quản lý ký hóa đơn”.
Bước 5: Thực hiện thao tác ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Cuối cùng, để hoàn thành cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử, bạn tiến hành ký số lên hóa đơn.
Sau khi đã tích chọn được hóa đơn cần ký số, bạn kéo xuống cuối trang và nhấn nút “Ký hóa đơn”.
Chọn ô “Ký hóa đơn” để tiến hành ký số lên hóa đơn.
Ngay sau đó, cửa sổ “Danh sách chữ ký số” sẽ hiển thị, bạn nhấn chọn “Ok”.
Tiếp đó, cửa sổ “Kiểm tra PIN code” sẽ hiển thị, bạn cần nhập đúng mã Pin (chính là mã PIN của USB Token) vào ô “PIN code” rồi nhấn ô “Đăng nhập”. Khi này, phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tiến hành gán chữ ký số trên token lên đúng văn bản hóa đơn điện tử mà bạn đang thực hiện ký số.
Sau khi đã hoàn tất, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ “Thông báo” để xác nhận thao tác ký số bạn vừa thực hiện có thành công hay không.
Trường hợp khi bạn đã thực hiện đầy đủ 5 bước theo hướng dẫn ở trên, ko xảy ra bất kỳ sai sót gì thì thao tác ký số chắc chắn sẽ thành công. Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử tới đây cũng đã hoàn tất.
Lưu ý rằng, cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử được hướng dẫn trong bài viết này được áp dụng trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaiSonSoft. Với các phần mềm hóa đơn điện tử khác, thao tác ký số lên hóa đơn cũng sẽ được tiến hành tương tự.
Hiện nay, ThaiSonSoft chính là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử và chữ ký số uy tín, được phần lớn các doanh nghiệp FDI tại Việt Nam lựa chọn sử dụng.
Không chỉ vậy, E-invoice còn là một trong những phần mềm HĐ ĐT tiên phong áp dụng thành công công nghệ Blockchain, giúp tối ưu hóa tính an toàn, bảo mật dữ liệu hóa đơn cho doanh nghiệp khách hàng.
Nếu doanh nghiệp bạn vẫn đang phân vân chưa biết lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử nào tốt thì hoàn toàn có thể tham khảo E-invoice của ThaiSonSoft.
Như vậy, bài viết trên đây đã hướng dẫn bạn cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử nhanh chóng và chính xác nhất.
Mọi thắc mắc về cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:
- Miền Bắc: 1900 4767
- Miền Nam/Trung: 1900 4768
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi