Thông tư 68 hướng dẫn thi hành một số điểm trong Nghị định 119 về hóa đơn điện tử có nêu rõ thời hạn doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử là ngày 01/11/2020. Chính vì thế, đây đang là giai đoạn doanh nghiệp gấp rút tìm kiếm giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp cho đơn vị kinh doanh của mình. Bài viết sẽ gửi đến độc giả những điểm cần lưu ý trong quá trình chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để quản lý chứng từ thay thế cho phương pháp quản lý với hóa đơn, chứng từ giấy truyền thống.
1. Điều kiện để được sử dụng hóa đơn điện tử
Để được Cơ quan Thuế cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải đáp ứng những điều kiện nhất định về pháp lý, hệ thống hạ tầng kĩ thuật và nhân sự.
Theo khoản 2 điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
2. Phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ
Trong quá trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử nhằm phục vụ các nghiệp vụ cơ bản của doanh nghiệp có liên quan đến hóa đơn.
Những tính năng cơ bản mà một phần mềm hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng gồm có:
- Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
- Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
- Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
- Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ
3. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín
Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp sẽ không đủ thời gian và nguồn lực để tự xây dựng cho mình một giải pháp hóa đơn điện tử riêng biệt. Chính vì thế, việc sử dụng dịch vụ đi kèm phần mềm hóa đơn điện tử từ các công ty chuyên nghiệp là xu hướng tất yếu.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử là gì?
Việc sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử từ bên thứ 3 mang lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp như:
- Tiết kiệm chi phí xây dựng, vận hành hệ thống, bảo mật hệ thống và nâng cấp hệ thống.
- Giảm chi phí hiệu quả khi tận dụng được nguồn lực từ nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp.
Tuy nhiên, việc lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ đáp ứng đủ các tiêu chuẩn từ Cơ quan Thuế và phù hợp là điều không dễ dàng. Một đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín và chuyên nghiệp cần đáp ứng một số yếu tố sau:
3.1. Tính pháp lý của đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử
- Phải có kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức, cụ thể:
- Có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Ðã triển khai hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 tổ chức.
- Ðã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
3.2. Điều kiện về tài chính
Có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 05 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và bồi thuờng thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.
3.3. Đội ngũ nhân sự của nhà cung cấp hóa đơn điện tử
- Có tối thiểu 20 nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, trong đó có nhân viên có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu.
- Có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24h trong ngày và 07 ngày trong tuần để duy trì hoạt động ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
3.4. Yếu tố về hạ tầng kỹ thuật
- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật, quy trình sao lưu dữ liệu tại trung tâm dữ liệu chính.
- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật dự phòng đặt tại trung tâm dự phòng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố.
- Kết nối trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế phải đáp ứng yêu cầu:
- Kết nối với cơ quan thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 01 kênh truyền chính và 02 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 10 Mbps.
- Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
- Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
3.5. Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử đạt chuẩn được Cục Thuế Hà Nội công bố
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị tiên phong trong xây dựng giải pháp hóa đơn điện tử cho các tổ chức và doanh nghiệp tại Việt Nam.
Để được lựa chọn là một trong những nhà cung cấp hóa đơn điện tử đạt chuẩn, Công ty Thái Sơn phải đáp ứng 3 tiêu chí cực kỳ khắt khe của Tổng cục Thuế đối với một đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử. Cụ thể:
- Có đủ năng lực đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 5 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/-3/2011, tiệm cận đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 23 Thông tư 68/2019/TT-BTC ngày 20/09/2019.
- Có kinh nghiệm triển khai với trên 100 khách hàng sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Có chia sẻ kết nối cơ sở dữ liệu với cơ quan thuế.
Thái Sơn được Cục Thuế lựa chọn phối hợp triển khai hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, trên thị trường hóa đơn điện tử, Thái Sơn cũng được đánh giá là một trong những đơn vị tốt nhất hiện nay.
- Thứ nhất, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft ra đời trên Quyết định 1209/QĐ-BTC của Bộ Tài chính và Quyết định 1445/QĐ-TCT của Tổng cục thuế.
Không những thế, ThaisonSoft còn là nhà cung cấp giàu kinh nghiệm với hơn 17 năm không ngừng phát triển, nâng cấp và cải tiến chất lượng phần mềm E-invoice, đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu khách hàng. - Thứ hai, E-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp đầy đủ các nghiệp vụ hóa đơn. Ngoài ra còn hỗ trợ các tính năng nâng cao hữu ích với người dùng: hỗ trợ tính năng tự thiết kế hóa đơn như chuyên gia, quản lý và tra cứu hóa đơn ngay trên điện thoại,…
- Thứ ba, phần mềm E-invoice của ThaisonSoft rất dễ sử dụng, thao tác nhanh chóng nên hiện được hơn 90% doanh nghiệp FDI lựa chọn và tin dùng.
- Thứ tư, E-invoice hiện đã áp dụng thành công công nghệ Blockchain siêu bảo mật vào hóa đơn điện tử. Nhờ đó, doanh nghiệp sử dụng có thể an tâm về mức độ an toàn bảo mật dữ liệu hóa đơn.
- Thứ năm, ThaisonSoft với 7 trung tâm hỗ trợ khách hàng trải dài khắp 3 miền, đảm bảo hỗ trợ tận tình 24/7 cho bất kỳ thắc mắc nào của khách hàng, dù là nhỏ nhất.
Chính vì thế, đội ngũ phát triển nội dung từ hoadondientu.edu.vn tin rằng Thái Sơn là một trong những đối tác đáng tin cậy để doanh nghiệp có thể nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.
Kết luận
Như vậy, bài viết từ hoadondientu.edu.vn đã gửi đến quý độc giả 3 yếu tố quan trọng nhất để doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử thành công.
Hy vọng rằng bài viết của đội ngũ phát triển nội dung của chúng tôi đã đem đến những nội dung hữu ích đến quý độc giả.
Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi