Hướng dẫn 5 cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào thông dụng nhất

Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào như thế nào thông dụng nhất luôn là bài toán khó đối với hầu hết kế toán viên. Sắp xếp, quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào hiệu quả sẽ giúp kế toán tiết kiệm thời gian, góp phần tăng năng suất công việc. Dưới đây là 5 cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào kế toán có thể tham khảo.

1. Quản lý hóa đơn đầu vào bằng email riêng

Thay vì sử dụng chung email của công ty để nhận hóa đơn điện tử đầu vào, kế toán có thể tạo lập một email mới chỉ sử dụng để nhận hóa đơn đầu vào nhằm thuận tiện cho việc quản lý hóa đơn điện tử mua hàng hóa, dịch vụ.

Ưu điểm:

• Hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp sẽ được quản lý riêng trên một email, dễ dàng phân loại và không bị sót, hạn chế nhầm lẫn với các email thuộc danh mục công việc khác.
• Kế toán dễ dàng theo dõi và tải về để phục vụ cho các nghiệp vụ kế toán khác.

Hạn chế: 

• Tính chuyên nghiệp không cao.
• Tiềm ẩn nguy cơ bị mất dữ liệu trong trường hợp email bị mất, bị khóa.

>> Tham khảo: Hướng dẫn cách hạch toán thuế thu nhập cá nhân.

2. In hóa đơn điện tử để lưu trữ

Sau khi nhận hóa đơn điện tử từ phía nhà cung cấp, kế toán có thể in ra giấy để lưu trữ. Đây là cách quản lý, lưu trữ thủ công nhưng được nhiều kế toán lựa chọn.

Ưu điểm: Dễ dàng thực hiện, thao tác đơn giản, không lo bị mất dữ liệu như phương pháp sử dụng email.

Hạn chế: 

• Tốn kém thời gian, chi phí giấy in ấn, lưu trữ.
• Việc lưu trữ thủ công bằng giấy tờ thường kém khoa học và vẫn tiềm ẩn  nguy cơ bị thất lạc hóa đơn.
• Khó khăn khi thực hiện tra cứu hóa đơn.

>> Tham khảo: Tìm hiểu về hợp đồng điện tử.

3. Chụp ảnh hóa đơn điện tử đầu vào và lưu bằng file ảnh

Sau khi nhận hóa đơn điện tử đầu vào từ nhà cung cấp, nhiều kế toán thường có thói quen lưu ảnh hóa đơn vào folder trên máy tính để tiện cho việc theo dõi. Việc lưu trữ hóa đơn thường theo ngày/tháng/năm – tên nhà cung cấp – Số hóa đơn,…

Ưu điểm: Dễ thực hiện, quản lý và lưu trữ hóa đơn.

Hạn chế:

• Phương pháp thủ công, mất nhiều thời gian, không thể thao tác với nhiều hóa đơn cùng một lúc.
• Không lọc được các hóa đơn theo từng nhà cung cấp, khó khăn khi tra cứu.
• Việc kiểm tra thông tin trên hóa đơn bằng mắt thường dễ xảy ra sai sót.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

4. Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng Excel

Sử dụng Excel là phương pháp được nhiều kế toán sử dụng khi quản lý hóa đơn và nhiều công việc khác. Sau khi nhận hóa đơn, kế toán có thể thực hiện nhập liệu lên bảng tính excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư.

Sử dụng Excel cũng là một cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào thông dụng.

Ưu điểm:

• Phù hợp với thói quen làm việc của hầu hết kế toán hiện nay: Sử dụng Excel thường xuyên.
• Có thể thực hiện tra cứu, dễ dàng phân loại theo nhà cung cấp, ngày mua hàng hóa, dịch vụ,…

Hạn chế:

• Nhập tay dữ liệu thường dễ bị sai sót, bị thừa hoặc thiếu hóa đơn.
• Mất nhiều thời gian đối với các doanh nghiệp quy mô lớn, số lượng hóa đơn phát sinh thường xuyên.
• Tốn nhiều công sức khi kiểm tra, đối chiếu dữ liệu hóa đơn.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

5. Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Khắc phục tất cả các điểm hạn chế của các phương pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào nêu trên, sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào là hình thức tối ưu nhất hiện nay. 

Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào.

Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào giúp kế toán giảm bớt tối đa thời gian nhập liệu, đối chiếu, so sánh và kiểm tra dữ liệu hóa đơn. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, hệ thống phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu lên phần mềm, phục vụ cho quá trình tra cứu dữ liệu.

Được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào GETinvoice  giúp kế toán tiết kiệm tối đa thời gian, tối ưu hiệu quả công việc. Không chỉ hỗ trợ quản lý hóa đơn đầu vào, phần mềm cung cấp nhiều tiện ích góp phần tối ưu công việc của kế toán, đảm bảo an toàn thông tin, tối đa bảo mật dữ liệu.

Trên đây là 5 cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào đang được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Kế toán có thể tham khảo để lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp, khoa học và chuyên nghiệp nhất.

Để được tư vấn thủ tục mua hóa đơn điện tử nhanh chóng, thuận tiện, hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, doanh nghiệp có thể liên hệ Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn và tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/