Hóa đơn điện tử giả được làm bởi các đối tượng xấu là một vấn nạn đối với rất nhiều doanh nghiệp. Sử dụng hóa đơn điện tử giả để kê khai, đối chiếu tiềm ẩn rất nhiều rủi ro về pháp lý. Vậy doanh nghiệp cần làm gì để nhận biết và kiểm tra phát hiện hóa đơn điện tử bị làm giả kịp thời?
1. Dấu hiệu nhận biết hóa đơn điện tử giả
Để nhận biết một hóa đơn điện tử là giả, trước tiên doanh nghiệp cần tìm hiểu thế nào là một hóa đơn hợp lệ. Hóa đơn điện tử cần đáp ứng những quy định pháp luật nào?
1.1 Quy định về hóa đơn hợp lệ
Hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn đáp ứng được những quy định về thời điểm lập, về nội dung và về định dạng hóa đơn theo Điều 9, Điều 10, Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP Quy định về hóa đơn, chứng từ.
>> Tham khảo: Mất hóa đơn đầu ra chưa kê khai thuế phải xử lý như thế nào?
1.2 Nhận biết hóa đơn điện tử giả và không hợp lệ?
Theo Điều 9, Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng nêu rõ về Hóa đơn điện tử không hợp pháp như sau:
“Hóa đơn điện tử không hợp pháp khi không đáp ứng quy định tại khoản 1 Điều này hoặc thuộc trường hợp quy định tại Khoản 9, Khoản 10, Điều 3, Nghị định này.”
Theo đó, hóa đơn điện tử giả cũng là một dạng hóa đơn không hợp pháp và không đáp ứng đúng quy định của luật Kế toán hoặc chưa được đăng ký, không có mã của cơ quan thuế,…
Ngoài ra có một dấu hiệu của hóa đơn điện tử giả là hóa đơn sử dụng không đúng định dạng file XML mà dưới một dạng file dữ liệu điện tử khác như PDF, hình ảnh,…
Khi không dùng hóa đơn điện tử có đuôi file XML, doanh nghiệp không thể kiểm tra và xác thực các thông tin: đơn vị kinh doanh, tên công ty, mã số thuế, doanh thu. Do đó doanh nghiệp cần cảnh giác và kiểm tra kĩ khi hóa đơn điện tử được gửi về không phải định dạng XML.
2. Lợi ích khi kiểm tra hóa đơn điện tử
Việc tra cứu hóa đơn điện tử giả hiện nay đã trở nên dễ dàng hơn, do sự phổ biến của các website và phần mềm có chức năng tra cứu hóa đơn.
Việc tra cứu hóa đơn không đơn thuần chỉ để phát hiện hóa đơn giả mà nó còn đem tới nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử như:
– Kiểm tra thông tin trên hóa đơn đã xuất;
– Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn;
– Kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn xác định xem hóa đơn đã được sử dụng hợp pháp hay chưa;
– Xác nhận lại các lỗi sai sót trên hóa đơn (nếu có) để nhanh chóng khắc phục, giảm thiểu tối đa rủi ro hóa đơn sai sót có thể xảy ra với doanh nghiệp
Ngoài ra, khi tra cứu, người dùng cũng có thể dễ dàng tải file hóa đơn tra cứu về máy, lưu lại để sử dụng sau này.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Cách kiểm tra hóa đơn điện tử giả
Ngoài những loại hóa đơn điện tử giả dễ nhận biết, cũng có một số loại hóa đơn khác được các đối tượng làm giả tinh vi. Trong trường hợp này, cách để doanh nghiệp kiểm tra chính xác nhất là tra cứu thông tin hóa đơn điện tử trên các kênh uy tín.
3.1. Kiểm tra tại Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế
Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Việc kiểm tra tại Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của TCT áp dụng đối với hóa đơn hóa đơn giấy, hóa đơn mua của Cơ quan thuế, hóa đơn điện tử theo quy định cũ (theo Thông tư 32/2011/TT-BTC). Cụ thể:
Bước 1: Truy cập website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html
Bước 2: Chọn hình thức tra cứu.
Cổng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử
Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế
Thông tin hóa đơn, biên lai => Hóa đơn => Tra cứu một hóa đơn/ Tra cứu nhiều hóa đơn (tùy vào nhu cầu tra cứu).
Bước 3: Điền thông tin hóa đơn cần tra cứu
“Điều kiện tra cứu” => Nhập:
+ Mã số thuế người bán HHDV
+ Mẫu số
+ Ký hiệu hóa đơn
+ Số hóa đơn
+ Hóa đơn bưu chính viễn thông
+ Nhập mã xác thực.
=> Chọn “Tìm kiếm” để hệ thống trả kết quả tra cứu.
Bước 4: Kiểm tra kết quả tra cứu
>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý khi kê khai sót hóa đơn đầu ra năm trước.
3.2. Kiểm tra hóa đơn trên trang của Tổng cục Thuế
Tra cứu hóa đơn điện tử giả trên trang của Tổng cục Thuế.
Việc kiểm tra hóa đơn trên trang Tổng cục Thuế áp dụng cho các tổ chức, cá nhân đã đăng ký sử dụng HĐĐT theo Thông tư 78.
Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Điền thông tin tra cứu.
Hệ thống hóa đơn điện tử
Giao diện chính Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
Chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử” trên thanh Menu, nhập các thông tin tra cứu tương ứng bao gồm:
+ MST người bán
+ Loại hóa đơn
+ Ký hiệu hóa đơn
+ Số hóa đơn
+ Tổng tiền thuế
+ Tổng tiền thanh toán
+ Mã captcha
Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người dùng chọn “Tìm kiếm”để thực hiện tra cứu. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả.
>> Tham khảo: Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử ECN.
3.3. Kiểm tra hóa đơn trên website E-invoice
Trang tra cứu hóa đơn điện tử của E-invoice.
Những bước để có thể kiểm tra, tra cứu và phát hiện hóa đơn điện tử giả trên website E-invoice:
Bước 1: Truy cập vào đường link: https://einvoice.vn/tra-cuu
- Giao diện tra cứu hóa đơn điện tử
- Giao diện tra cứu hóa đơn điện tử trên website E-invoice
Bước 2: Nhập thông tin tra cứu bao gồm:
+ Nhập Mã nhận hóa đơn của hóa đơn cần tra cứu vào ô tương ứng.
+ Nhập Mã kiểm tra và nhấn vào nút Tra cứu hóa đơn để tra cứu hóa đơn với thông tin đã nhập.
Bước 3: Nhận kết quả tra cứu hóa đơn, màn hình sẽ hiển thị thông tin chi tiết về hóa đơn.
Trên đây là hướng dẫn nhận biết dấu hiệu hóa đơn điện tử giả do E-invoice tổng hợp. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp cho quý doanh nghiệp những thông tin hữu ích và tránh được rủi ro về hóa đơn.
Ngoài ra, để được tư vấn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi