Bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì? Bản thể hiện của hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không? Những quy định cần nhớ khi sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử?
1. Bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì?
Hiện nay, bản thể hiện hóa đơn điện tử được hiểu là bản hiển thị toàn bộ các nội dung và hình thức của hóa đơn điện tử gốc.
Bởi thực tế, định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML. Do đó, người dùng cần tới bản thể hiện hóa đơn điện tử để dễ dàng xem được nội dung của hóa đơn điện tử.
Tại Khoản 1, Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định định dạng hóa đơn điện tử sau: “Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).”
Tại Khoản 3, Điều 5, Thông tư số 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính khẳng định: “Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư này.”
Theo quy định pháp luật, thành phần hóa đơn điện tử sẽ bao gồm: Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ của hóa đơn điện tử; thành phần chứa dữ liệu chữ ký số; thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế (thành phần thứ ba này chỉ áp dụng với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Hiện tại, để xem nội dung của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể xem bằng định dạng PDF, HTML, hoặc bằng một số định dạng khác. Các định dạng này đều là bản thể hiện của HĐĐT. Ngoài ra, hóa đơn điện tử được in ra bản giấy cũng chính là một bản thể hiện của HĐĐT.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử.
2. Quy định đóng dấu với bản thể hiện hóa đơn điện tử
Để biết bản thể hiện hóa đơn điện tử có cần phải đóng dấu hay không, doanh nghiệp phải nắm vững được các yêu cầu nội dung đối với bản thể hiện HĐĐT.
DN không cần đóng dấu lên bản thể hiện HĐĐT.
Theo quy định hiện hành, nội dung của bản thể hiện HĐĐT phải phản ánh đầy đủ nội dung của HĐĐT bản gốc. Điều này đồng nghĩa rằng, bản thể hiện HĐĐT cũng phải đáp ứng đầy đủ các tiêu thức nội dụng đối với một bản HĐĐT gốc, bao gồm:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
– Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
– Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua (nếu bên mua có mã số thuế).
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa và dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT hay tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT.
– Tổng số tiền phải thanh toán.
– Chữ ký số và chữ ký điện tử của bên bán.
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua (nếu có).
– Thời điểm cần lập hóa đơn điện tử.
– Mã của cơ quan thuế đối với các hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước hay nội dung khác liên quan (nếu có).
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
– Chữ viết, chữ số hay đồng tiền được thể hiện trên hóa đơn điện tử.
Như vậy, căn cứ vào các tiêu thức nội dung trên thì bản thể hiện HĐĐT hoàn toàn không bị quy định phải có đóng dấu.
Bên cạnh đó, bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử. Nên dù bản thể hiện HĐĐT tồn tại ở dạng hóa đơn giấy thì cũng ko cần đóng dấu.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Một số lưu ý cần biết khi sử dụng bản thể hiện HĐĐT
Doanh nghiệp cần lưu ý một số quy định với bản thể hiện HĐĐT.
Để tránh tình trạng hiểu sai bản chất hay sử dụng sai quy định pháp luật, người dùng khi sử dụng bản thể hiện HĐĐT cần lưu ý một số điểm sau:
3.1. Hóa đơn điện tử gốc phải đảm bảo tính hợp pháp
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử cần có hóa đơn điện tử gốc hợp pháp. Đồng thời phải tuân thủ theo quy định của Nghị định Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
3.2. Phản ánh toàn vẹn, đầy đủ hình thức, nội dung của hóa đơn điện tử gốc
Bản thể hiện HĐĐT phải phản ánh toàn vẹn về nội dung, hình thức của hóa đơn điện tử gốc theo quy định. Tất cả các thông tin trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử trùng khớp với hóa đơn điện tử gốc.
>> Tham khảo: Hàng mẫu có phải xuất hóa đơn không?
3.3. Không có hiệu lực giao dịch, chỉ có giá trị lưu trữ
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý, bản thể hiện của hóa đơn điện tử không có hiệu lực để giao dịch thanh toán. Ngoại trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với hệ thống của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2019/NĐ-CP.
Trên đây, bài viết đã giúp bạn giải đáp vấn đề bản thể hiện của hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không.
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel: 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi