Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào thế nào thì an toàn, hợp pháp? Nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử nào thì đảm bảo lưu trữ hóa đơn an toàn? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp những thắc mắc trên và cung cấp những thông tin hữu ích đến bạn.
1. Cách lưu trữ hóa đơn an toàn cho bên mua và bên bán
Để có được cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào an toàn, hợp pháp, trước tiên bạn cần nắm được các văn bản pháp luật hiện hành có quy định quy định về hóa đơn điện tử nói chung và lưu trữ HĐĐT nói riêng.
Theo đó, căn cứ vào Khoản 1, Điều 1 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp như sau:
– Bên bán và mua hàng, có sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính thì cần phải tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của Luật kế toán. Với các trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp phần mềm HĐĐT thì các tổ chức trung gian phải thực hiện việc lưu trữ HĐĐT theo đúng thời hạn quy định của Luật kế toán.
– Với trường hợp bên bán hay bên mua là đơn vị kế toán thì tổ chức trung gian cần cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần phải có trách nhiệm lưu trữ, sao lưu dữ liệu HĐĐT ra các vật mang tin như: bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong,… hoặc tiến hành sao lưu trực tuyến để có thể bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Tại Khoản 2, Điều 1 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính cũng quy định thêm về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đã lập dưới dạng thông điệp dữ liệu thì cần phải thoả mãn các điều kiện sau:
– Thứ nhất, người dùng phải truy cập và xem được nội dung của hóa đơn điện tử nhằm tham chiếu những khi cần thiết.
– Thứ hai, nội dung của hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi đi hay nhận về, hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện nội dung hóa đơn điện tử đó một cách chính xác nhất.
– Thứ ba, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo một cách thức nhất định, cho phép người dùng xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến và ngày giờ gửi/nhận hóa đơn điện tử.
Như vậy, với các quy định nêu trên của Bộ Tài chính về vấn đề lưu trữ hóa đơn điện tử thì các HĐĐT sau khi được xuất phải được lưu trữ thông thường khoảng 10 năm để đảm bảo tính hợp pháp theo quy định của Luật Kế toán.
Thực tế, so với các hóa đơn giấy thì rủi ro cháy, mất, hỏng hóa đơn điện tử là không thể xảy ra. Tuy nhiên, để nâng cấp tối đa tính bảo mật cho thông tin hóa đơn nói chung, thông tin doanh nghiệp và khách hàng của doanh nghiệp nói riêng thì các tổ chức, doanh nghiệp cũng nên lựa chọn lựa chọn sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, của các nhà cung cấp uy tín để có thể “chọn mặt gửi vàng”. Bởi lẽ, trong kinh doanh, tính bảo mật thông tin là yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định sự thành bại và hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra với mỗi tổ chức, doanh nghiệp.
2. E-invoice – Giải pháp hóa đơn điện tử cực an toàn cho các doanh nghiệp
Nếu bạn và doanh nghiệp đang phân vân chưa biết lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử của nhà cung cấp nào uy tín, chuyên nghiệp, đảm bảo cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu bảo an toàn, hợp pháp thì có thể tham khảo ngay phần phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft.
HĐĐT E-Invoice đã được Tổng cục thuế thẩm định mang lại nhiều lợi ích thiết thực.
Với hơn 18 năm hình thành và phát triển các giải pháp phần mềm, ThaisonSoft hiện là một trong những nhà cung cấp hóa đơn điện tử khá uy tín trên thị trường; một trong những đơn vị đầu tiên được Tổng cục thuế thẩm định cho triển khai giải pháp hóa đơn điện tử từ 2011; và phần mềm E-invoice của Thaisonsoft đang là giải pháp hóa đơn điện tử phổ biến nhất trong các doanh nghiệp FDI: Aeon Mall, SamSung, CocaCola, Golden Gate, CGV,… và mang tới nhiều lợi ích không thể phủ nhận cho các doanh nghiệp sử dụng.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Các doanh nghiệp, người dùng có thể an tâm hơn khi biết rằng phần mềm E-invoice của Thaisonsoft hiện đang đứng đầu trong danh sách Top 26 nhà cung cấp hóa đơn điện tử được Cục Thuế TP Hà Nội lựa chọn.
E-invoice tiên phong ứng dụng Blockchain vào hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, nói về tính an toàn, bảo mật trong sử dụng lưu trữ thì E-invoice hiện là một trong những giải pháp hóa đơn điện tử tiên phong ứng dụng thành công công nghệ Blockchain tiên tiến vào hóa đơn điện tử. Nhờ các thuật toán phức tạp cùng khả năng vô hiệu hóa sự can thiệp chỉnh sửa dữ liệu, giảm thiểu tối đa các lỗi, sai sót xảy ra, công nghệ Blockchain trên phần mềm Einvoice tạo ra hàng rào bảo mật, nâng cấp tối đa tính an toàn trước nguy cơ bị sửa đổi hay đánh cắp dữ liệu hóa đơn cho người dùng.
Để được tư vấn về thêm về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hay về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:
Miền Bắc: 1900 4767
Miền Nam/Trung: 1900 4768
Để lại một phản hồi