4 tiêu chí quan trọng để đánh giá nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Nhà cung cấp hóa đơn điện tử hay còn gọi là tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình chuyển đổi sang hình thức hóa đơn mới của doanh nghiệp. Thời hạn bắt buộc hoàn tất chuyển đổi sang hóa đơn điện 01/11/2020 đang đến gần. Dưới đây là 4 tiêu chí quan trọng cần lưu tâm khi chọn lựa nhà cung ứng.

Uy tín của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể căn cứ vào nhiều thông tin để đánh giá mức độ tin cậy của nhà cung ứng hóa đơn điện tử như: quá trình hình thành và phát triển, hệ thống danh mục khách hàng, giá trị thương hiệu, phản hồi của khách hàng… Đặc biệt, trong lĩnh vực hóa đơn điện tử, nhà cung ứng không chỉ cần nắm chắc nghiệp vụ hóa đơn, nghiệp vụ kế toán mà còn phải hiểu các yêu cầu đặc thù của từng ngành nghề khách hàng kinh doanh và đủ năng lực công nghệ để giải quyết các yêu cầu đặc thù đó. Có như vậy giải pháp hóa đơn điện tử khi triển khai mới đem lại kết quả tối ưu cho doanh nghiệp. 

Nhà cung ứng tốt giúp quá trình chuyển sang hóa đơn điện tử thuận lợi hơn

Chất lượng phần mềm hóa đơn điện tử 

Phần mềm hóa đơn điện tử trước hết cần phải hợp pháp cũng như đáp ứng yêu cầu của Tổng cục Thuế hay các quy định hiện hành về hóa đơn nói chung và hóa đơn điện tử nói riêng.

Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử được sử dụng thường xuyên, hàng ngày hàng giờ. Thông tin hóa đơn cũng là một trong những dữ liệu cần được bảo mật của doanh nghiệp. Bởi vậy, phần mềm hóa đơn điện tử cần phải hoạt động ổn định và có độ bảo mật cao. 

Doanh nghiệp, tổ chức cũng nên cân nhắc đến các tính năng cụ thể của phần mềm liệu đã đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp chưa hay cần mở rộng thêm tính năng để trao đổi với nhà cung ứng và từ đó đưa ra quyết định lựa chọn chính xác.

Kinh nghiệm thực tế triển khai cho khách hàng

Những kinh nghiệm tích lũy được trong quá trình hỗ trợ các khách hàng trước đây sẽ giúp tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử nâng cao khả năng, từ đó tiết kiệm được thời gian và chi phí triển khai khi tiến hành dự án hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp của bạn. 

Bởi vậy, cũng không sai khi nói lựa chọn những nhà cung cấp hóa đơn điện tử nhiều kinh nghiệm sẽ giúp giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp. 

Chất lượng dịch vụ hỗ trợ khách hàng 

Với phần mềm dùng liên tục như hóa đơn điện tử, các vấn đề phát sinh có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Những vấn đề đó nếu không được giải quyết kịp thời có thể gây ra sự đình trệ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. 

Để tránh bị rơi vào tình trạng đó, doanh nghiệp nên lựa chọn những đơn vị có khả năng hỗ trợ ngoài giờ hay thậm chí là 24/7 để đảm bảo có người lắng nghe và giải quyết những 

Lời khuyên dành cho các công ty, tổ chức kinh doanh đang tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử là khả năng hỗ trợ bạn ngoài giờ hay tốt hơn nữa là hỗ trợ 24/7 sẽ vô cùng cần thiết để chắc chắn vấn đề của bạn có người lắng nghe và giải quyết khi cần. 

Các doanh nghiệp có thể xây dựng những bộ tiêu chí riêng để lựa chọn nhà cung ứng, tuy nhiên những thông tin trên hy vọng cũng đã giúp ích phần nào cho các đơn vị để lựa chọn được tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thật sự phì hợp. 

Nguồn: https://einvoice.vn/