Doanh nghiệp mất hóa đơn thì xử lý như nào? Quy định xử phạt vi phạm mất hóa đơn mới nhất 2021? Mẫu biên bản mất hóa đơn mới nhất hiện nay? Tất cả sẽ được cập nhật chi tiết ngay trong bài viết dưới đây?
1. Hướng dẫn xử lý mất, hỏng hóa đơn
Hiện nay, không ít doanh nghiệp gặp phải vi phạm mất hóa đơn do bất cẩn hoặc một sự cố nào đó. Khi này, để hạn chế tối đa rủi ro hóa đơn có thể xảy ra, kế toán doanh nghiệp cần nhanh chóng tiến hành xử lý hóa đơn đã mất.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử.
Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, cách thức xử lý hóa đơn đã mất sẽ được áp dụng như sau:
1.1. Hóa đơn bị mất là hóa đơn đầu ra
Nếu hóa đơn bị mất là hóa đơn đầu ra thì kế toán doanh nghiệp sẽ tiến hành cách xử lý như sau:
– Tổ chức, doanh nghiệp cần lập báo cáo và thông báo theo Mẫu báo cáo mất HĐ số BC21/AC, trong Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính, gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
– Báo cáo và thông báo phải được gửi chậm nhất không quá 05 ngày, kể từ ngày xảy ra mất hay cháy, hỏng HĐ.
Lưu ý rằng, khi gặp phải sự cố mất hoặc cháy, hỏng xảy ra, kế toán doanh nghiệp cũng có thể đăng nhập vào phần mềm HTKT (hỗ trợ kê khai), chọn “Hóa đơn” để báo mất, cháy, hỏng HĐ theo mẫu báo cáo BC21/AC.
>> Tham khảo: Mẫu công văn đăng ký hình thức kế toán.
1.2. Xử lý mất hóa đơn đầu vào liên 2
Nếu hóa đơn bị mất là hóa đơn đầu vào liên 2 thì kế toán doanh nghiệp có thể tiến hành cách xử lý như sau:
– Bên bán và bên mua cần lập biên bản ghi nhận sự việc mất hay cháy hỏng HĐ đầu vào liên 2. Trong biên bản cần ghi rõ thông tin liên 1 của người bán: Thời điểm nộp thuế, ký và ghi rõ họ tên người đại diện pháp luật, có đóng dấu trên bản sao hóa đơn để mang giao cho người mua.
– Người mua có quyền sử dụng hóa đơn bản sao có chữ ký xác nhận và đóng dấu của người bán kèm theo biên bản để làm các chứng từ kế toán và kê khai thuế.
– Xử lý trường hợp mất, cháy, hỏng HĐ liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba. Bên thứ 3 được hiểu là bên vận chuyển hàng hóa và hóa đơn. Khi xảy ra trường hợp mất, cháy, hỏng HĐ thì cần xác định bên thứ 3 là do người bán hay người mua thuê để xác định trách nhiệm và chịu xử phạt.
>> Tham khảo: Vai trò của hóa đơn điện tử trong chuyển đổi số hệ thống kế toán.
2. Mẫu biên bản mất, cháy, hỏng hóa đơn mới nhất hiện nay
Theo quy định, các doanh nghiệp làm mất hoặc cháy, hỏng HĐ đầu ra liên 2 sẽ phải lập biên bản để ghi nhận sự việc này. Nếu bạn và doanh nghiệp phân vân về mẫu biên bản mất hóa đơn mới nhất hiện nay thì có thể tham khảo ngay mẫu bên dưới đây:
Mẫu biên bản mất, hỏng HĐ.
3. Quy định xử phạt vi phạm mất, cháy, hỏng hóa đơn hiện nay
Hiện nay, quy định xử phạt vi phạm mất HĐ sẽ được áp dụng theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, mới ban hành gần đây nhất bởi Chính Phủ.
Theo đó, tại Điều 26, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định các vi phạm làm mất, cháy, hỏng HĐ có thể bị phạt lên tới 10 triệu đồng.
Quy định xử phạt với hành vi làm mất HĐ hiện nay.
3.1. Phạt cảnh cáo
Mức phạt này sẽ áp dụng với các đối tượng phạm phải một trong những hành vi vi phạm sau:
– Hành vi làm mất, cháy, hỏng HĐ đã lập (ngoại trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ;
– Hành vi làm mất, cháy, hỏng HĐ đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập HĐ khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
3.2. Phạt tiền từ 3 – 5 triệu đồng
Mức phạt này sẽ áp dụng đối với các đối tượng phạm phải hành vi làm mất, cháy, hỏng HĐ đã lập (là liên hóa đơn giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
Lưu ý rằng, trong trường hợp này, bên mua nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn sẽ phải tiến hành lập biên bản để ghi nhận sự việc, có sự tham gia xác nhận của cả hai bên mua và bán.
3.3. Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng đối
Mức phạt này sẽ áp dụng với các đối tượng phạm phải một trong các hành vi sau đây:
– Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập;
– Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.
Lưu ý, trong trường hợp này, nếu bên mua làm mất, mất, cháy, hỏng hóa đơn thì cũng sẽ phải tiến hành lập biên bản để ghi nhận sự việc, có sự tham gia xác nhận của cả hai bên mua và bán.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3.4. Phạt tiền lên đến 10 triệu đồng
Tùy mức độ vi phạm, các đơn vị kinh doanh sẽ bị phạt từ 5-10 triệu đồng khi làm mất, cháy, hỏng HĐ đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ.
Mức phạt này không áp dụng với các trường hợp đã bị quy vào xử phạt theo các mục 1.1, 1.2, 1.3 đã nêu ở bên trên.
Ngoài ra, đối với các trường hợp làm mất, cháy, hỏng HĐ do lỗi của bên thứ ba, nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người bán thì người bán là đối tượng bị xử phạt, nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người mua thì người mua là đối tượng bị xử phạt. Người bán hoặc người mua và bên thứ ba lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Để xóa bỏ rủi ro mất, cháy, hỏng hóa đơn có thể xảy ra, các doanh nghiệp nên sớm áp dụng chuyển đổi hóa đơn điện tử. Không chỉ giảm thiểu rủi ro, hóa đơn điện tử còn là xu hướng tất yếu của thời đại 4.0, tiết kiệm chi phí và gia tăng tối đa lợi ích cho doanh nghiệp.
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel: 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi