Ngoài tra cứu hóa đơn trên cổng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, người dùng cũng có thể tra cứu ngay trên phần mềm HĐĐT mà doanh nghiệp mình đang sử dụng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết tới bạn và doanh nghiệp cách tra cứu hóa đơn dễ dàng và nhanh chóng.
1. Khi nào doanh nghiệp cần phải tra cứu hóa đơn?
Tra cứu hóa đơn điện tử là một trong những nghiệp vụ cần thiết giúp kế toán viên có thể kiểm tra thông tin những hóa đơn đã lập, xuất. Nhờ đó kịp thời khắc phục những lỗi hóa đơn nếu có, góp phần giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể xảy ra với hóa đơn của doanh nghiệp.
Đối với lãnh đạo doanh nghiệp, chức năng tra cứu hóa đơn điện tử sẽ giúp việc kiểm tra, quản lý hóa đơn và hiệu quả công việc được nhanh chóng, dễ dàng hơn.
Hiện nay, để tra cứu hóa đơn điện tử, người dùng có thể sử dụng 1 trong 2 cách sau:
– Tra cứu trên Cổng thông tin tra cứu của Tổng cục Thuế;
– Tra cứu trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
2. Cách tra cứu hóa đơn trên cổng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
2.1 Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Tại cổng thông tin tra cứu của Tổng cục thuế, người dùng muốn tra cứu hóa đơn điện tử có mã thì thực hiện theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Truy cập vào cổng thông tin tra cứu của Tổng cục Thuế
Tại trình duyệt đang sử dụng, người dùng nhấn truy cập vào website http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/
Bước 2: Chọn chức năng “Hóa đơn có mã xác thực”
Chọn chức năng “Hóa đơn có mã xác thực”.
Tại giao diện chính website tra cứu thông tin hóa đơn của Tổng cục Thuế, người dùng nhấn chọn chức năng “Hóa đơn có mã xác thực”, chọn tiếp “Xác minh hóa đơn”.
Bước 3: Điền thông tin tra cứu
Ngay sau đó, hệ thống sẽ hiển thị giao diện xác minh hóa đơn có mã xác thực. Tại đây, người dùng cần điền đầy đủ các trường thông tin được yêu cầu rồi nhấn ô “Tra cứu”.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Điền các thông tin tra cứu được yêu cầu.
Bước 4: Nhận kết quả tra cứu
Sau khi nhấn ô lệnh tra cứu, hệ thống sẽ nhanh chóng trả lại kết quả tra cứu cho người dùng.
Kết quả tra cứu HĐĐT có mã của cơ quan thuế.
Theo đó, kết quả trả về sẽ hiển thị đầy đủ thông tin về thông tin hóa đơn tra cứu. Đặc biệt, các hóa đơn hợp lệ, hợp pháp thì “Trạng thái hóa đơn” sẽ hiển thị: Hóa đơn gốc có giá trị sử dụng và không bị thay đổi.
2.2. Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Trường hợp người dùng muốn tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì có thể tiến hành theo các bước hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Truy cập vào cổng thông tin tra cứu của Tổng cục Thuế
Tương tự như khi tra cứu hóa đơn có mã, người dùng cần phải truy cập vào website http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ của Tổng cục Thuế để tiến hành tra cứu hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.
Bước 2: Chọn chức năng “Thông tin hóa đơn biên lai”
Chọn chức năng “Thông tin hóa đơn biên lai”.
Tại giao diện chính website tra cứu thông tin hóa đơn của Tổng cục Thuế, người dùng nhấn chọn chức năng “Thông tin hóa đơn biên lai”, nhấn chọn”Hóa đơn” rồi chọn tiếp “Tra cứu một hóa đơn” hoặc chọn “Tra cứu nhiều hóa đơn” tùy nhu cầu.
Bước 3: Điền thông tin tra cứu
Tại giao diện tra cứu hóa đơn, người dùng cần điền đầy đủ và chính xác thông tin được yêu cầu tại mục điều kiện tra cứu: Mã số thuế, Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Mã xác thực. Cuối cùng người dùng nhấn ô “Tìm kiếm”.
>> Tham khảo: Hóa đơn đầu vào đối với hộ kinh doanh cá thể có bắt buộc không?
Điền thông tin tra cứu.
Bước 4: Nhận kết quả tra cứu
Sau khi thực hiện lệnh tìm kiếm, hệ thống sẽ tiến hành tra cứu và nhanh chóng trả lại kết quả tra cứu hóa đơn.
Theo đó, với các hóa đơn hợp lệ, hợp pháp thì kết quả tra cứu trả về sẽ đầy đủ cả 02 trường thông tin:
– Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ;
– Thông tin hóa đơn.
Kết quả tra cứu HĐĐT không có mã hợp pháp.
Trường hợp kết quả tra cứu trả về chỉ hiển thị 1 trong 2 trường thông tin thì chắc chắn hóa đơn đã mắc sai sót hoặc gặp vấn đề cần khắc phục.
Kết quả tra cứu HĐĐT không có mã bị lỗi.
Thực tế, kết quả này cũng có thể là do bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đang thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được cập nhật lên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Do đó, người dùng và doanh nghiệp có thể liên hệ lại với đối tác của mình để kiểm tra thông tin.
3. Cách tra cứu hóa đơn trên phần mềm HĐĐT dễ dàng, nhanh chóng
Thay vì tra cứu hóa đơn trên cổng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, người dùng cũng có thể dễ dàng tra cứu hóa đơn ngay trên phần mềm HĐĐT mà doanh nghiệp mình sử dụng, rất đơn giản và nhanh chóng.
Chẳng hạn như khi sử dụng phần mềm HĐĐT E-invoice, người dùng có thể tra cứu hóa đơn theo các bước hướng dẫn sau:
Bước 1: Truy cập website E-invoice
Bước đầu tiên để tra cứu đơn điện tử, người dùng cần truy cập vào website của E-invoice theo đường link sau: https://einvoice.vn/.
Truy cập website E-invoice.
Bước 2: Chọn chức năng “TRA CỨU”
Tại giao diện chính của website E-invoice, người dùng nhấn chọn chức năng “TRA CỨU” hóa đơn cần kiểm tra.
Chọn chức năng “TRA CỨU”.
Bước 3: Điền thông tin hóa đơn
Trên giao diện tra cứu hóa đơn điện tử, người dùng điền đầy đủ và chính xác các thông tin được yêu cầu rồi nhấn ô “TRA CỨU HÓA ĐƠN”.
>> Tham khảo: Hướng dẫn doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử.
Điền thông tin để tra cứu hóa đơn điện tử
Bước 4: Nhận kết quả tra cứu
Ngay sau khi nhấn lệnh tra cứu, hệ thống sẽ tìm kiếm và nhanh chóng trả lại kết quả là bản hóa đơn điện tử người dùng muốn tra cứu thông tin.
Kết quả tra cứu.
Bên cạnh việc tra cứu, kiểm tra thông tin hóa đơn đã xuất, với kết quả này người dùng còn có thể dễ dàng tải hóa đơn về nếu muốn.
Cách thức tải về rất đơn giản, người dùng chỉ việc nhấn chuột chọn “Dạng PDF” hoặc “Dạng XML” ở phần “Tải hóa đơn” để hoàn thành việc lấy hóa đơn điện tử về máy là xong.
Không chỉ hỗ trợ tra cứu, lấy hóa đơn dễ dàng, nhanh chóng, ở nhiều định dạng khác nhau, E-invoice còn là phần mềm hóa đơn điện tử hàng đầu hiện nay và được sử dụng phổ biến nhất trong các doanh nghiệp FDI.
Mọi thắc mắc về cách tra cứu hóa đơn trên cổng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử hoặc muốn nhận tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
Thông tin về Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn
- Trụ sở chính: 15 Đặng Thùy Trâm, Bắc Từ Liêm, Hà Nội (024.37545222).
- Văn phòng TP.HCM: 33A Cửu Long, phường 2, Tân Bình, TP.HCM (028.35470355)
- Văn phòng Bình Dương: B4-08 Cao ốc BICONSI, Bình Dương (0274.3848886)
- Văn phòng Đồng Nai: 93/75 Đồng Khởi, Tân Phong, TP.Biên Hoà (0251.8871868)
- Văn phòng Đà Nẵng: Tầng 4 toà EVNGENCO 2, 143 Xô Viết Nghệ Tĩnh (0236.3868363)
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi