Cách ký số trên file Word là một thao tác quan trọng khi hoàn thiện các thủ tục hành chính trong thời đại số hóa hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách thực hiện thao tác này một cách chính xác và hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách ký số trên file Word 2003, 2010, 2013 và 2016.
1. Cách ký số trên File word phiên bản 2003
Mặc dù Microsoft Word 2003 là phiên bản khá cũ, nhưng bạn vẫn có thể thực hiện ký số trên các file Word của mình theo các bước dưới đây:
Bước 1: Kết nối máy tính với USB Token chữ ký số.
Bước 2: Mở file Word cần ký số.
Mở Microsoft Office Word => Chọn Tool => Chọn Options.
Hướng dẫn cách ký số trên file word.
Bước 3: Thêm chữ ký số vào file
Mục Options xuất hiện => Chọn Security => Chọn Digital Signature
Mục Digital Signature xuất hiện => Chọn Add => Thêm chữ ký số vào tệp
Bước 4: Lựa chọn chữ ký số phù hợp
Mục Select Certificate xuất hiện => Chọn tên người sử dụng chữ ký => Chọn OK
Bước 5: Hoàn thành ký số trên file word
Nhập Mã Pin code tại PIN verification => Chọn Đăng nhập => Chọn OK.
Bước 6: Kiểm tra chữ ký
Biểu tượng chứng thư xuất hiện bên dưới giao diện. Khi đó, bạn đã thực hiện ký số thành công vào văn bản.
2. Cách ký chữ ký số trên file Word phiên bản 2010
Hiện nay, có nhiều phiên bản phần mềm Microsoft Word đang được sử dụng rộng rãi, từ các phiên bản cũ đến mới. Trong số đó, phiên bản Word 2010 vẫn được nhiều người ưa chuộng.
Dưới đây là hướng dẫn ký số trên file Word 2010 mà người dùng có thể tham khảo và áp dụng:
Bước 1: Kết nối chữ ký số USB token với máy tính
Mở Microsoft Office Word => Chọn “File” trên thanh công cụ
Bước 2: Thêm chữ ký vào văn bản
Chọn “Infor” => Chọn “Protect Document” => Chọn “Add a Digital Signature”
Bước 3: Lựa chọn chữ ký số
Thông báo Microsoft Office Word xuất hiện => Chọn “OK” => Chọn chữ ký số phù hợp và nhấn “OK”
Bước 4: Thực hiện ký số trên file word
Mục “Sign” hiện ra => Chọn “Sign” để ký số
Lưu ý: Bạn có thể ghi chú thêm lý do ghi chữ ký tại mục “Purpose for signing this document” hoặc có thể bỏ qua mục này và chọn “Sign” luôn.
Bước 5: Hoàn thành ký số
Nhập Mật khẩu USB Token hoặc mã PIN USB Token => Chọn đăng nhập và hoàn thành.
Có thể ký số trên các phiên bản Word khác nhau.
3. Cách ký chữ ký số trên file Word phiên bản 2013 và 2016
Từ Word 2003, 2010 đến các phiên bản mới hơn như 2013 và 2016, bạn đều có thể ký số trực tiếp lên tài liệu Word. Tuy nhiên, mỗi phiên bản lại có những cách thức thực hiện khác nhau để đảm bảo tính bảo mật và tiện lợi tối đa.
Để thực hiện được cách ký chữ số trên file Word 2013 và 2016, người dùng có thể tham khảo hướng dẫn cụ thể qua 2 trường hợp dưới đây:
Trường hợp 1: Cách ký Chữ ký số trên file Word không xác định vị trí.
- Bước 1: Mở tệp Word cần ký số => Chọn “File”.
- Bước 2: Chọn “Info” => Chọn “Protect document” => Chọn “Add a digital signature”.
- Bước 3: Chọn “Approved this document” => Chọn change (Có nhiều USB trên máy tính => chọn USB Token cần ký hoặc chỉ có 1 USB Token không cần chọn Change).
- Bước 4: Chọn “sign” => Nhập mã pin => Đăng nhập hoàn tất ký số trên file Word.
Thông báo thực hiện ký số trên file word thành công. Chọn OK để hoàn tất quá trình ký.
- Bước 5: Kiểm tra lại tệp văn bản đã ký: Vào lại “File” => Chọn “Info” => Chọn “recoverable signatures” xem lại tệp đã ký.
Trường hợp 2: Cách ký số trên file word xác định vị trí
- Bước 1: Mở văn bản cần ký => Chọn “Insert” => Chọn “Signature Line” => điền thông tin tại mục “Signature Setup” => Chọn “OK”.
- Bước 2: Trỏ chuột vào khung chữ ký => Chọn “Sign”.
- Bước 3: Chọn logo chữ ký (nếu có => Chọn “Select Image”) => Chọn logo => Chọn “Sign”.
- Bước 4: Điền mật khẩu của chữ ký => Đăng nhập => Chọn “OK” hoàn thành ký chữ ký số trên file word.
Với những hướng dẫn chi tiết trên, người dùng có thể dễ dàng thực hiện ký số trên các phiên bản Word khác nhau, đảm bảo tính bảo mật và hợp lệ cho tài liệu. Hy vọng bài viết đã cung cấp kiến thức hữu ích cho quý độc giả. Tham khảo thêm nhiều thông tin bổ ích tại https://hoadondientu.edu.vn/
Để lại một phản hồi