Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế là gì?

Chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử nhiều doanh nghiệp đã và đang tiến hành tìm hiểu chi tiết về hóa đơn điện tử cũng như cách thức sử dụng như nào. Trong đó, doanh nghiệp còn băn khoăn về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế là gì và có ưu điểm nào?

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế là gì?

Nghị định 119/2018/NĐ-CP do Chính Phủ ban hành quy định rõ ràng doanh nghiệp cần chuyển đổi 100% sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020. Nghị định đã ban hành, thời hạn chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử không còn nhiều do vậy nhiều doanh nghiệp đã nhanh chóng sử dụng hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chần chừ chưa chuyển đổi, một phần là do chưa nắm rõ khái niệm. Bài viết này Thái Sơn sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế.

Doanh nghiệp cần nhanh chóng chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử.

Khái niệm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được Tổng cục thuế cấp cho một mã xác thực và số xác thực riêng biệt được mã hóa, tạo và cung cấp bởi hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế dựa trên thông tin hóa đơn của từng doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, trên một số mẫu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế còn có thêm mã vạch hai chiều QR. Với mã QR này, khách hàng nhận hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có thể sử dụng điện thoại thông minh hoặc các loại thiết bị có khả năng đọc mã vạch để kiểm tra thông tin có trên hóa đơn nếu có tài khoản cấp bởi Tổng cục Thuế.

Điều kiện để doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế cần đáp ứng đủ 3 điều kiện dưới đây:

• Doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Doanh nghiệp sở hữu chứng thư số còn hiệu lực theo quy định của pháp luật.
• Doanh nghiệp đảm bảo khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet ổn định.

Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp tiến hành thực hiện các bước sau đây để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế.

Bước 1:

Truy cập vào hệ thống Tổng cục Thuế (VAN) sử dụng chứng thư số để đăng ký tham gia hệ thống tại website này. Nội dung thông tin đăng ký làm theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Bước 2:

Cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo cho biết doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay không thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng.

Cơ quan Thuế sẽ thông báo doanh nghiệp có được phép sử dụng hóa đơn điện tử có mã hay không.

Bước 3:

Trường hợp doanh nghiệp được phép sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin tài khoản để đăng nhập và sử dụng trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN). Tài khoản này sau đó có thể sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ như đăng ký phát hành, lập và gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực.

Trường hợp doanh nghiệp không được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo của cơ quan thuế nêu rõ lý do chưa được chấp nhận.