Hóa đơn chuyển đổi là gì? Lưu ý khi sử dụng hóa đơn chuyển đổi

Hóa đơn chuyển đổi là gì? Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều trường hợp doanh nghiệp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để sử dụng cho một số mục đích như: Người mua yêu cầu, để kẹp vào chứng từ thanh toán, để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa,… Kế toán cần nắm được một số thông tin về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

1. Khi nào được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy?

Trước đây, theo quy định cũ tại Thông tư 32/2011/TT-BTC:

• Bên bán hàng có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang HĐ bản giấy để chứng minh nguồn gốc hàng hoá trong quá trình vận chuyển và chỉ được chuyển đổi một (01) lần; 
• Bên mua được in hóa đơn điện tử sang bản giấy để lưu trữ

Tuy nhiên, từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP được ban hành, Theo Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có thể được chuyển đổi thành hóa đơn giấy khi có yêu cầu về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, hoặc khi có yêu cầu của các cơ quan nhà nước liên quan như cơ quan Thuế, cơ quan kiểm tra, thanh tra hoặc điều tra.

Như vậy, quy định mới tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã mở rộng các trường hợp được phép in chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Doanh nghiệp có thể chủ động in chuyển đổi khi có nhu cầu cần sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Điều kiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hóa đơn chuyển đổi là loại hóa đơn được in từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật. Tùy theo yêu cầu và mục đích sử dụng của người lập hóa đơn mà người lập hóa đơn có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang các hình thức hóa đơn giấy khác nhau nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử.

Để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cần đáp ứng một số điều kiện sau:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Hóa đơn chuyển đổi phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Cụ thể, hóa đơn chuyển đổi được ghi rõ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Có thông tin ngày thực hiện chuyển đổi.

>> Tham khảo: Mức phạt khi xuất hóa đơn khống.

3. Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử chuyển đổi

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử chuyển đổi tương tự với quy định cũ tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Cụ thể, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không có giá trị pháp lý, chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ và theo dõi.

Nghĩa là hóa đơn điện tử chuyển đổi không có hiệu lực trong thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.

Vì không có giá trị pháp lý nên hóa đơn điện tử chuyển đổi không cần đóng dấu và cũng không cần có đầy đủ chữ ký của người bán, người mua.

>> Tham khảo: Kiểm toán nhà nước là gì?

Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử chuyển đổi.

4. So sánh hóa đơn điện tử chuyển đổi và hóa đơn giấy

Hóa đơn giấy là loại hóa đơn được cơ quan thuế đặt in hoặc do doanh nghiệp tự in (nếu đáp ứng đủ điều kiện được tự in hóa đơn) để sử dụng, bao gồm các trường thông tin được liệt kê sẵn, doanh nghiệp sẽ điền đầy đủ thông tin trên hóa đơn này khi phát sinh giao dịch bán hàng. Vậy so với hóa đơn giấy thông thường, hóa đơn điện tử chuyển đổi có điểm gì khác:

• Thứ nhất: Ký hiệu trên hóa đơn: Nếu số seri trên hóa đơn giấy là VC/15P thì trên hóa đơn chuyển là VC/15E
• Thứ hai: Chữ ký trên hóa đơn: Chữ ký trên hóa đơn giấy sử dụng chữ viết tay, trong khi hóa đơn điện tử dùng chữ ký số.
• Thứ ba: Liên hóa đơn: Hóa đơn giấy có liên 2, liên 3 và nội dung trên các liên phải giống hệt nhau. Hóa đơn điện tử không có liên.
• Thứ tư: Hóa đơn chuyển đổi có dòng chữ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.

Kết luận

Trên đây là một số thông tin quan trọng về hóa đơn điện tử chuyển đổi. Doanh nghiệp có thể tham khảo để thực hiện chuyển đổi trong trường hợp cần sử dụng.

Để được tư vấn thủ tục mua hóa đơn điện tử nhanh chóng, thuận tiện, hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, doanh nghiệp có thể liên hệ Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn và tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/