Hiện nay, nhiều người lựa chọn tạo chữ ký cá nhân dưới dạng hình ảnh để chèn vào tài liệu nhằm tiết kiệm thời gian và thuận tiện khi làm việc từ xa. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào chữ ký cá nhân cũng có giá trị pháp lý như nhau. Hiểu rõ cách tạo chữ ký cá nhân cũng như biết khi nào cần sử dụng chữ ký số sẽ giúp bạn lựa chọn đúng hình thức ký trong từng giao dịch.
1. Hướng dẫn tạo chữ ký cá nhân để sử dụng trên hồ sơ và tài liệu điện tử
Chữ ký cá nhân là dấu hiệu thể hiện ý chí xác nhận của một cá nhân đối với văn bản hoặc tài liệu. Trong môi trường điện tử, chữ ký cá nhân thường được tạo dưới dạng hình ảnh chữ ký viết tay hoặc chữ ký được thiết kế bằng các công cụ trực tuyến để chèn vào file Word, PDF hoặc các tài liệu số khác.
Hiện nay, có nhiều cách tạo chữ ký cá nhân đơn giản mà không cần thiết bị chuyên dụng.
Cách 1: Viết chữ ký trên giấy rồi chuyển thành file ảnh
Đây là cách được nhiều người sử dụng vì giữ được nét ký tự nhiên.
Bạn chỉ cần ký tên trên giấy trắng bằng mực xanh hoặc đen, sau đó dùng điện thoại hoặc máy scan để chụp lại. Tiếp theo, cắt phần chữ ký và lưu dưới định dạng PNG để có nền trong suốt, giúp việc chèn vào tài liệu đẹp và chuyên nghiệp hơn.
Viết chữ ký trên giấy rồi chuyển thành file ảnh.
Cách 2: Tạo chữ ký bằng điện thoại hoặc máy tính bảng
Nhiều ứng dụng ghi chú hoặc chỉnh sửa PDF hiện nay cho phép người dùng ký trực tiếp bằng ngón tay hoặc bút cảm ứng.
Sau khi hoàn thành, chữ ký có thể được lưu lại để sử dụng nhiều lần trên các tài liệu điện tử mà không cần ký lại từ đầu.
Cách 3: Sử dụng phần mềm hoặc công cụ tạo chữ ký trực tuyến
Một số phần mềm soạn thảo văn bản và ứng dụng xử lý PDF hỗ trợ tạo chữ ký ngay trên hệ thống. Người dùng có thể tự vẽ chữ ký, nhập tên để hệ thống tạo chữ ký theo nhiều kiểu chữ hoặc tải ảnh chữ ký đã có lên để sử dụng.
Sau khi tạo xong, chữ ký có thể được chèn vào các tài liệu Word, PDF hoặc các biểu mẫu điện tử phục vụ công việc hằng ngày.
Cách chèn chữ ký vào tài liệu điện tử
Sau khi có file chữ ký, việc sử dụng khá đơn giản.
- Đối với Microsoft Word, chọn Insert → Pictures, sau đó chèn file chữ ký và điều chỉnh kích thước, vị trí phù hợp.
- Đối với PDF, có thể sử dụng các phần mềm chỉnh sửa PDF để thêm hình ảnh chữ ký vào vị trí cần ký.
Hình thức này phù hợp với các tài liệu nội bộ, bản nháp hoặc hồ sơ không yêu cầu xác thực bằng chữ ký số.
2. Chữ ký cá nhân có sử dụng được cho hợp đồng và tài liệu điện tử không?
Phân biệt ảnh chữ ký, chữ ký điện tử và chữ ký số.
Nhiều người cho rằng chỉ cần chèn ảnh chữ ký vào hợp đồng PDF là văn bản đã có đầy đủ giá trị pháp lý. Tuy nhiên, trên thực tế cần phân biệt giữa hình ảnh chữ ký, chữ ký điện tử và chữ ký số.
Ảnh chữ ký chỉ là hình ảnh mô phỏng chữ ký viết tay của một cá nhân. Việc chèn hình ảnh này vào tài liệu không tự động chứng minh được người ký là ai, cũng không có cơ chế kỹ thuật để phát hiện tài liệu đã bị chỉnh sửa sau khi ký.
Trong khi đó, chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử và có thể được sử dụng để xác nhận người ký cũng như thể hiện sự chấp thuận đối với nội dung của thông điệp dữ liệu khi đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật.
Một dạng phổ biến của chữ ký điện tử hiện nay là chữ ký số. Chữ ký số sử dụng công nghệ mã hóa và chứng thư số để xác thực danh tính người ký, đồng thời giúp phát hiện nếu nội dung tài liệu bị thay đổi sau khi ký.
Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với các hợp đồng điện tử, hồ sơ gửi cơ quan nhà nước hoặc các giao dịch có giá trị pháp lý cao. Vì vậy, nếu chỉ sử dụng hình ảnh chữ ký cá nhân để chèn vào tài liệu, mức độ bảo đảm về xác thực và tính toàn vẹn dữ liệu sẽ không bằng chữ ký số.
Đối với nhiều giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước như khai thuế, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, hải quan hay dịch vụ công trực tuyến, pháp luật còn quy định phải sử dụng chữ ký số hoặc hình thức chữ ký điện tử đáp ứng yêu cầu của từng hệ thống.
3. Khi nào nên sử dụng chữ ký số thay cho chữ ký cá nhân?
Việc lựa chọn chữ ký cá nhân hay chữ ký số phụ thuộc vào mục đích sử dụng của từng loại tài liệu.
Nếu chỉ ký trên các tài liệu nội bộ, bản dự thảo, biểu mẫu trao đổi trong doanh nghiệp hoặc những văn bản không yêu cầu xác thực danh tính bằng giải pháp kỹ thuật, hình ảnh chữ ký cá nhân có thể đáp ứng nhu cầu sử dụng và giúp xử lý công việc nhanh chóng.
Ngược lại, với các giao dịch điện tử quan trọng, chữ ký số là lựa chọn phù hợp hơn nhờ khả năng xác thực người ký và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu sau khi ký.
Chữ ký số hiện được sử dụng rộng rãi trong nhiều hoạt động như:
- Ký và phát hành hóa đơn điện tử.
- Kê khai, nộp thuế điện tử.
- Thực hiện thủ tục bảo hiểm xã hội điện tử.
- Khai báo hải quan điện tử.
- Ký hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công.
- Ký hợp đồng điện tử, văn bản và tài liệu số.
- Ký các chứng từ kế toán, tài chính trong doanh nghiệp.
Ngoài việc đáp ứng yêu cầu pháp luật đối với nhiều giao dịch điện tử, chữ ký số còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ, giảm chi phí in ấn và lưu trữ, đồng thời hỗ trợ làm việc từ xa một cách thuận tiện.
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc kết hợp sử dụng đúng giữa chữ ký cá nhân và chữ ký số sẽ giúp cá nhân, doanh nghiệp vừa bảo đảm tính linh hoạt trong công việc, vừa đáp ứng yêu cầu về an toàn và giá trị pháp lý của các giao dịch điện tử.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giải pháp số, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn hiện cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng ECA dành cho doanh nghiệp và cá nhân. Chữ ký số ECA đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật, hỗ trợ ký điện tử trên hóa đơn điện tử, khai thuế, bảo hiểm xã hội, hải quan, dịch vụ công, hợp đồng điện tử và nhiều giao dịch số khác.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp ký số an toàn, thuận tiện và dễ triển khai, hãy truy cập eca.com.vn để tìm hiểu thêm về các gói dịch vụ phù hợp.
Để lại một phản hồi